Эксперт:

Зачем проверять доверенность на подлинность

По закону только директор компании или сам индивидуальный предприниматель могут действовать в интересах своего бизнеса, подписывая документацию или представляя ее интересы где-либо (в суде, органах власти, на сделке и т. д.). Сотрудникам же такие полномочия делегируются посредством доверенности.

Проверка доверенности — это не обязательная процедура, а личное решение бизнесмена. Если доверенность оформлена неправильно, истек срок ее действия или представитель превысил свои полномочия, сделка может быть признана недействительной, что повлечет за собой финансовые потери и репутационные риски.

Взаимодействие с неуполномоченным лицом может стать причиной:

• финансовых, репутационных и временных потерь,
• судебных разбирательств,
• несвоевременной оплаты по выполненным обязательствам,
• уголовной ответственности.

Все те же риски касаются ситуаций, когда доверенность на сотрудника оказалась недействительной внутри вашего бизнеса.

Пример. Компания занимается поставкой оборудования для предприятий пищевой промышленности. Генеральный директор решил делегировать полномочия сотруднику отдела закупок, подписав доверенность на заключение договоров поставки от имени организации. Однако сотрудник, ответственный за оформление доверенности, допустил ошибку: срок действия документа истек еще месяц назад, и новый документ вовремя не подготовили. В итоге компания заключила договор поставки крупного объема продукции с контрагентом, полагаясь на действительность выданной ранее доверенности. Но теперь контрагента не устраивает ситуация, и он инициирует судебное разбирательство. Суд признает сделку ничтожной, поскольку лицо было не уполномочено ее совершать. Продукция уже отгружена покупателю, деньги переведены продавцу, но из-за недействительности сделки средства придется возвращать покупателю.

Почему доверенность может стать недействительной

Ситуации, когда доверенность является недействительной, следующие:

• она просрочена;
• при ее составлении были допущены ошибки (например, в личных данных доверенного лица или доверителя);
• доверитель признан недееспособным либо умер;
• доверитель отменил доверенность;
• доверенное лицо отказалось от полномочий;
• доверенное лицо умерло либо признано недееспособным;
• юрлицо прекратило свое существование, было реорганизовано.

Все эти основания для прекращения доверенности указаны в п. 1 ст. 188 ГК РФ.

На что обратить внимание при проверке

Внимательно прочитайте текст доверенности.

В первую очередь проверьте:

• актуальны ли сведения об организации-доверителе (наименование, адрес, ОГРН, ИНН, данные руководителя) — проверить можно с помощью Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) на сайте ФНС (egrul.nalog.ru);
• какими именно полномочиями наделяется доверенное лицо, имеет ли оно право действовать от имени руководителя организации или ИП в вашей ситуации;
• где именно, в каких организациях доверенное лицо может представлять интересы доверителя;
• действует ли документ, не просрочен ли он (если срок действия в доверенности не указан, по умолчанию она действует в течение года со дня ее совершения в соответствии с п. 1 ст. 186 ГК РФ);
• нет ли в документе исправлений (в доверенности не должно быть подчисток или других признаков подделки).

Как проверить нотариальную доверенность

Нотариальная доверенность — одна из разновидностей этого документа. Применяется она далеко не во всех случаях. Например, сдать налоговую отчетность от организации или получить документы на фирму сотрудник может и с помощью простой доверенности, заверенной подписью доверителя и печатью (если она есть).

Для предпринимателя необходимость проверки нотариальной доверенности возникает практически каждый раз, когда речь идет о заключении значимых сделок или принятии важных решений относительно взаимоотношений между юридическими лицами.

Ситуации, в которых требуется именно нотариально заверенный документ, описаны в ст. 185.1 ГК РФ. Согласно ей, доверенность заверяют у нотариуса:

• если того требует законодательство;
• если возникла необходимость распоряжаться правами, зарегистрированными в госреестрах;
• если нужно подать заявление на госрегистрацию права или сделки.

Нотариальную доверенность, выданную на территории Российской Федерации после 1 января 2017 года, можно проверить на сайте Федеральной нотариальной палаты.

В реестре содержатся сведения о том, какие действия совершались с доверенностью нотариусом:

• ее удостоверение,
• прекращение действия или отмена,
• ее отзыв и прочее.

Вся эта информация оперативно вносится нотариусом в реестр.

Проверка по номеру и реквизитам

Нотариальная доверенность легко проверяется на сайте ФНП по реквизитам — ее реестровому номеру.

Алгоритм действий следующий:

1. Зайдите на сайт.
2. Откройте форму «Проверить доверенность».
3. Внесите в нужные поля данные: реестровый номер, дату удостоверения, должность удостоверяющего лица (нотариус).
4. Укажите Ф. И. О. нотариуса.
5. Воспользуйтесь кнопкой поиска.

Если доверенности больше 2-3 дней, а сведений о ней нет в реестре, обязательно обратитесь к нотариусу, который ее выдавал. Его контакты также можно найти на сайте ФНП.

По QR-коду

Проверить нотариальную доверенность в реестре можно также с помощью QR-кода, содержащегося в документе.

Рассказываем, как это сделать:

1. Убедитесь, что приложение «Камера» вашего смартфона оснащено утилитой для считывания QR-кода.
2. Наведите камеру мобильного устройства на маркировку (размещается в нижней части доверенности).
3. После сканирования кода перейдите по ссылке, предложенной устройством.
4. Ознакомьтесь с результатом проверки в ЕИС.

Подробнее с инструкцией поиска нотариальной доверенности по QR-коду можно ознакомиться на сайте ФНП.

Как проверить простую доверенность

Простую письменную доверенность проверить онлайн практически невозможно — такие документы обычно не вносятся в реестр.

Но вы можете сделать это самостоятельно, применив положения главы 10 ГК РФ. Документ можно считать ничтожным, если в нем отсутствуют обязательные реквизиты (например, дата выдачи, подпись доверителя), а также содержатся ошибки в данных доверителя и доверенного лица. Для проверки последних обязательно запросите оригиналы паспортов обеих сторон.

Как еще можно проверить простую доверенность:

• на сайте ФНС сверьте реквизиты организации и найдите Ф. И. О. ее руководителя. Простую письменную доверенность может выдать гендиректор, директор либо иное лицо, обозначенное в выписке из ЕГРЮЛ;
• обратитесь непосредственно в организацию для того, чтобы узнать, действительно ли выдавалась доверенность сотруднику.

Как проверить машиночитаемую (электронную) доверенность

Машиночитаемая доверенность, или МЧД, представляет собой электронный аналог (в формате XML-файла) доверенности, заверенной электронной подписью сотрудника — физического лица.

Ранее подписать документы компании можно было электронной подписью представителя юрлица или ИП, в которой содержалась информация о принадлежности работника к организации. Однако с 1 сентября 2023 года такие подписи сотрудников перестали выпускаться, а для подписания рабочей документации теперь применяются личные ЭП сотрудников как физлиц. В таких электронных подписях содержатся только данные о Ф. И. О. человека, а вот информация о том, является ли он сотрудником организации, подтверждается теперь машиночитаемой доверенностью.

МЧД легко проверить на подлинность онлайн с помощью государственного блокчейн-хранилища — распределенного реестра ФНС.

Алгоритм проверки машиночитаемой доверенности следующий:

• перейдите на сайт блокчейн-хранилища ФНС;
• выберите кнопку «Проверить доверенность»;
• введите номер МЧД и, нажав на кнопку «Просмотр результата», ознакомьтесь с итогами проверки.

Учитывайте, что операторы электронного документооборота не следят за содержанием и достоверностью передаваемой информации. Проверка МЧД — это зона ответственности принимающей стороны.

Почему доверенность отсутствует в реестрах

Если сервис проверки не может найти нотариальную доверенность по реквизитам, это значит, что:

• документ был выдан до 1 января 2017 года — в этой ситуации рекомендуем по возможности обратиться напрямую к нотариусу, который эту доверенность составлял и заверял;
• данные по нему еще не успели внести в базу (однако нотариусы должны подавать сведения о доверенности в реестр в день ее оформления), в таком случае попытайтесь проверить документ на следующий день;
• нотариальный документ не был заверен у нотариуса, а значит, не является легитимным.

Что касается проверки машиночитаемой доверенности, то вы можете не найти ее в блокчейн-хранилище, если:

• у МЧД закончился срок действия,
• она была отозвана доверителем.

Главное

• Проверка доверенностей необходима бизнесу для предотвращения юридических, репутационных и финансовых рисков.
• Нотариальная доверенность проверяется через сайт Федеральной нотариальной палаты (ФНП) или QR-код; простая письменная — через сайт ФНС либо путем проверки обязательных реквизитов и указанных данных доверителя и доверенного лица; машиночитаемая — через сайт блокчейн-хранилища ФНС.
• Необходимо учитывать, что доверенности, выданные до 1 января 2017 года, могут отсутствовать в реестрах.