Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live
Право подписи: оптимизация бизнес-процессов с помощью электронной подписи
Использование электронных подписей (ЭП) облегчает работу бизнеса и позволяет оптимизировать многие сложные процессы в компании. Рассказываем, как максимально эффективно пользоваться этим инструментом.
ЭП — цифровой аналог обычной подписи. Ее используют для подтверждения подлинности документов онлайн и дистанционного совершения сделок. Электронная подпись представляет собой закрытый ключ, с помощью которого ее владелец подписывает документы, и сертификат, подтверждающий принадлежность подписи конкретному человеку.
Сейчас электронная подпись (ЭП) делится на простую и усиленную. Последняя, в свою очередь, бывает квалифицированная и неквалифицированная.
- Простая ЭП (ПЭП) — это логин/пароль или код из СМС. Такая подпись подтверждает авторство, но не несет никакой юридической значимости. Используется для внутреннего документооборота в компании.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет идентифицировать личность и проверить, вносили ли изменения в файл после его отправки. Подходит для подписи документов и работы на сайте налоговой.
- Для усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП или КЭП) сертификат ключа выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Такая подпись наделяет документы юридической силой и позволяет передавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в торгах и тендерах, работать с государственными системами (Росреестр, ФСТ и другие).
Получить электронную подпись для физлиц можно разными способами. Например, бесплатно оформить в СберБизнесе или отделениях банка (банк является доверенным лицом удостоверяющего центра ФНС России) или получить в инспекции ФНС России. Для оформления понадобятся паспорт, номера СНИЛС и ИНН, токен. Юридическим лицам и ИП нужно использовать квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно бесплатно в налоговой при условии, что вы являетесь руководителем организации. ЭП позволяет упростить многие бизнес-процессы в организации.
Кадровый документооборот
Электронная подпись позволяет контролировать кадровый документооборот внутри организации.
Такой способ делопроизводства обладает рядом очевидных для бизнеса преимуществ. Прежде всего, он экономит время. Все электронные документы подписываются онлайн с любого цифрового устройства: компьютера, планшета или смартфона. Местоположение сотрудника при этом не имеет значения. Подсчитано, что после внедрения кадрового электронного документооборота время оформления документов в среднем сокращается в десять раз.
Еще одним преимуществом является снижение нагрузок на отдел кадров. Электронный документооборот позволяет подписывать типовые документы за секунды, не надо разбирать, оформлять и каталогизировать бумаги. Наконец, компании не нужно тратить деньги на хранение архивов. Сейчас все бумажные документы по закону должны храниться 75 лет. Переход на электронный документооборот позволяет сократить расходы на архивное хранение. В бумажном виде, согласно закону, должен оформляться и храниться только один кадровый документ — приказ на увольнение.
Подписание документов с подрядчиками
Электронная подпись позволяет контролировать документооборот со сторонними компаниями и контрагентами, в котором участвуют сотрудники. Такой формат работы позволяет не только существенно ускорить процесс обмена документами, но и упрощает контроль за ними. Фиксировать, хранить и каталогизировать электронные документы значительно проще.
Чтобы создать бесшовный процесс передачи документов, необходимо позаботиться о приобретении сотрудником сертификата КЭП и лицензий на программные средства для создания и проверки такой подписи.
Часто в компаниях КЭП руководителя для подписи документов используют сразу несколько сотрудников. В этом случае надо помнить, что ответственность за подписанный договор или накладную лежит на человеке, чьей подписью расписались.
Торговля на маркетплейсах
Чтобы работать на маркетплейсах, продавцу необходима электронная подпись юридического лица или ИП.
С ее помощью он может зарегистрировать декларацию соответствия на услуги и товары, подписать договор с маркетплейсом в электронном формате, подтвердить загрузку товара на виртуальную витрину и создать заявку на поставку товара. Без ЭП невозможно работать в сервисах электронного документооборота, которые используют маркетплейсы.
Участие в электронных торгах
ИП и юридические лица могут воспользоваться ЭП для участия в тендерах, государственных закупках и других торгах.
Для этого нужно получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России или у ее доверенных лиц, первым из которых является Сбер. Участие в тендерах и закупках без этого инструмента невозможно. Бизнес, работающий с этими инструментами, неизбежно вынужден получить эту ЭП.
Сдача отчетности
Предпринимателям необходимо отчитываться за результаты своей деятельности перед контролирующими органами. Для сдачи документов в электронной форме нужна квалифицированная электронная подпись. Клиенты Сбера могут сдавать отчетность через личный кабинет в СберБизнесе.
Преимущества ЭП
ЭП дает значительные преимуществ для бизнеса:
- экономит время на подписание кадровых документов и контрактов со сторонними контрагентами;
- дает экономию средств за счет отказа от хранения архивов и печати документов;
- делает прозрачным документооборот в компании;
- позволяет ускорить и упростить коммуникацию с налоговой и другими регулирующими органами и сдачу отчетности, что снижает нагрузку на бухгалтерию;
- позволяет участвовать в тендерах и торговать некоторыми специфическими видами товаров;
- позволяет работать на маркетплейсах.
Подпишитесь на нашу рассылку!
Новое в законах и самые полезные статьи за неделю у вас на почте
Нажимая на кнопку, я принимаю условия пользовательского соглашения и даю согласие на получение рассылок
Подтвердите свой email
На указанный почтовый ящик отправили письмо для подтверждения адреса электронной почты. Перейдите по ссылке, чтобы подтвердить получение рассылки.