Эксперт:

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — это пересчет объектов, которые числятся на балансе организации, и их сверка с учетными документами. Учитывают все имущество и финансы, в том числе кредиты, займы, задолженности, как в главном офисе, так и филиалах. Фактические данные сверяют с теми, которые зафиксированы в учетной системе организации.

Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 11), инвентаризация обязательна в случаях, установленных законодательством и бухстандартами. Также она рекомендуется перед годовой отчетностью. С 15 декабря 2025 года (Федеральный закон № 471-ФЗ) через налоговые органы в ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности) подается не только годовая, но и промежуточная бухгалтерская отчетность в электронном виде. Новые правила применяются с отчетности за первое полугодие 2026 года.

Инвентаризация — важный метод контроля за сохранностью имущества предприятия. Она помогает выявить слабые места торговой точки или склада. Например, проблемы с хранением или недобросовестность сотрудников.

Виды инвентаризации

Инвентаризацию можно классифицировать по нескольким видам.

• По методу проведения
• • Натуральная: подсчет, взвешивание, маркировка объектов.
  • Документальная: проверка документального подтверждения наличия объектов.
• По обязательности проведения
• • Обязательная: проводится в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ФСБУ 28/2023).
  • Инициативная: проводится по решению руководителя.
• По периодичности
• • Плановая: проводится в установленные сроки.
  • Внеплановая: проводится вне плана для выявления недостачи, хищения.
  • Повторная: проводится повторно для решения спорных вопросов.
  • Контрольная: проводится после плановой, чтобы перепроверить результаты.
• По степени охвата
• • Полная: инвентаризации подлежат все объекты.
  • Частичная (выборочная): учитываются определенные виды имущества или обязательств.

Правила проведения инвентаризации

Сегодня порядок проведения инвентаризации регулируют Методические указания, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 и Положение, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34.

Минфин утвердил федеральный стандарт бухучета — ФСБУ № 28/2023 «Инвентаризация». Он обязателен к применению с 1 апреля 2025 года.

Согласно п. 18 нового стандарта, инвентаризации подлежат:

• активы;
• обязательства;
• источники финансирования деятельности экономического субъекта;
• объекты бухучета экономического субъекта (в частности, имущество, имущественные права), которые не учитываются как активы или обязательства, но подлежат отражению в бухучете на забалансовых счетах (или же информация о них требует раскрытия в финансовой отчетности);
• имущество, имущественные права, обязательства, не учтенные экономическим субъектом.

Сроки инвентаризации

Для каждого конкретного случая предусмотрен свой срок инвентаризации.

Как проводить инвентаризацию: пошаговая инструкция

Екатерина Болдина отмечает, что крайне важно правильно организовать процедуру инвентаризации: составить план, корректно оценить, сколько человек потребуется для проведения, какое именно имущество, в какое время и на каких объектах будет проверяться. А также установить реальные сроки, в которые можно все проверить и грамотно оформить.

Шаг 1. Подготовка к инвентаризации

Приказ

Ранее для проведения инвентаризации требовалось составлять приказ по форме № ИНВ-22. Согласно новому стандарту, это уже не обязательно, организация вправе устанавливать свою форму приказа.

Обязательную ранее типовую форму приказа можно брать за основу при разработке собственной.

Скачать бланк приказа об инвентаризации по форме № ИНВ-22

При заполнении бланка приказа наименование организации указывается полностью, например: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Каппа», Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович.

В поле «Для проведения инвентаризации» нужно указать цель проведения проверки. Например, «для инвентаризации остатков» или «в связи с завершением отчетного периода и составлением годовой бухгалтерской отчетности».

При перечислении членов рабочей инвентаризационной комиссии указывают ФИО и должность проверяющих. Важно учесть, что материально ответственное лицо, в отношении которого проводят проверку, не имеет права входить в состав комиссии. Но при этом может присутствовать при инвентаризации.

«Инвентаризации подлежит»: здесь перечисляют подразделения, отделы, в которых проводится проверка, а также конкретные объекты.

«Сроки проведения»: точные даты начала и окончания инвентаризации.

«Причины инвентаризации»: следует указать вид инвентаризации. Например, плановая. Либо другую причину, по которой проводится мероприятие.

Если объем инвентаризации большой, ее проводят по участкам. Это необходимо указать в документе или составить отдельный приказ на каждый участок.

Приказ о проведении инвентаризации заверяют подписью руководителя организации и печатью. Члены комиссии, перечисленные в приказе, оставляют подписи в нижней части бланка.

Комиссия

В инвентаризационную комиссию входит кого-то из администрации компании и сотрудников бухгалтерии. Согласно п. 20 ФСБУ, в комиссию нельзя включать лица, на которых возложена материальная ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией.

В ряде случаев не требуется создание инвентаризационной комиссии. Например:

• работниками являются только руководитель или руководитель и главный бухгалтер;
• организация заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором.

Шаг 2. Проведение инвентаризации

Перед началом инвентаризации нужно выполнить определенные процедуры (п. п. 26, 27 ФСБУ 28/2023). Например, материально-ответственные лица ставят свои подписи в инвентаризационной описи (см. ниже) еще до проведения инвентаризации.

Во время инвентаризации комиссия проверяет не только количество имущества или товара, но и его качество, сроки годности и хранения.

«Большой объем нужно проверять не просто по фактическому количеству самого имущества, но и в разрезе материально-ответственных лиц, которые за то или иное имущество отвечают», — напоминает Екатерина Болдина.

Все результаты проверки фиксируются в инвентаризационной описи. Например, можно использовать унифицированную форму № ИНВ-3. Все объекты инвентаризации перечисляют по группам, указывают артикул, сорт и прочие характеристики, необходимые для учета.

Скачать бланк инвентаризационной описи по форме № ИНВ-3

Также по порядку заполняются все графы. В графе, где идут единицы измерения пишут код. Узнать его можно в справочнике ОКЕИ.

После подведения итогов в конце документа подписи ставят все члены инвентаризационной комиссии.

Несмотря на то что материально-ответственные лица не входят в состав комиссии, они также ставят в конце описи свои подписи и дату проверки.

По окончании инвентаризации заполненные и подписанные описи передают в бухгалтерию, которая проводит сверку фактических остатков с данными в системе учета.

Шаг 3. Подведение итогов инвентаризации

По окончании инвентаризации составляются сличительные ведомости там, где есть расхождения, а также акты сверки расчетов (новая форма с 2025 года) и сведения о признании объектов нефинансовых активов (с 2026 года), потом ведомость учета результатов. На основании этих документов руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. В это же время бухгалтер вносит итоговые цифры в ведомость учета результатов. Для этого можно использовать унифицированную форму ИНВ-26.

Скачать бланк ведомости учета результатов инвентаризации по форме № ИНВ-26

Что делать с недостачей и излишками

Если в процессе инвентаризации обнаружены недостача или излишки, это надо зафиксировать в отдельном документе как приход или расход. Расхождения необходимо отразить в бухучете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 10 ФСБУ 28/2023). При годовой — на дату инвентаризации.

При инвентаризации перед годовой отчетностью ее итоги отражаются в учете 31 декабря.

Иногда недостача списывается как погрешность учета или воровство покупателей. Существенную недостачу оплачивает материально ответственное лицо.

Излишки отражаются в бухучете, как доходы.

При инвентаризации могут выявить пересортицу — это одновременно излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта.

Все решения о зачете по пересортице, о списании активов и обязательств, в том числе дебиторской и кредиторской задолженности, принимает только руководитель. И только на основании его приказа бухгалтер может сделать соответствующие записи в бухучете.