Онлайн-касса и фискальный чек: как принимать платежи правильно

Что такое фискальный чек

Фискальный чек — это документ, который автоматически печатает онлайн-касса в момент расчета между покупателем и продавцом. Главное отличие от обычного кассового — наличие криптографической подписи, так называемого фискального признака. Его формирует встроенный в кассу фискальный накопитель. Этот признак позволяет однозначно идентифицировать каждый финансовый документ и гарантирует его подлинность.

Параллельно с оформлением чека все данные о покупке передаются через интернет в налоговые органы. Так реализуется возможность государственного контроля за финансовыми операциями в режиме онлайн.

При оплате деньгами или картой современный кассовый аппарат моментально формирует фискальный чек. Его ключевые особенности:

• Уникальный код фискализации — фискальный признак из 10–15 символов, генерируется криптографическим методом и гарантирует подлинность каждого фискального документа.
• Двухмерный QR-код со всеми основными реквизитами покупки для мгновенной проверки корректности на портале Федеральной налоговой службы (ФНС).
• Обязательная передача всей информации о платеже через оператора фискальных данных на сервер налоговой для учета и контроля.

Зачем привычные кассовые чеки заменили на фискальные

Основные цели внедрения фискальных чеков:

1. Обелить экономику, сократить ее теневой сектор — скрыть или исказить информацию о выручке при использовании фискальных чеков становится невозможно.
2. Упростить учет и декларирование налогов для предпринимателей — все данные о продажах и выручке передаются в ФНС автоматически в нужном формате.
3. Защитить права потребителей — теперь любую финансовую операцию можно легко отследить, а значит, и подтвердить в спорных ситуациях, и покупатель может не бояться потерять кассовый чек.

Какие реквизиты должны быть в фискальном чеке

Фискальный чек обязательно содержит основные реквизиты: дату и время, наименование товаров или услуг, сумму с разбивкой по ставкам НДС, форму оплаты, адрес расчета и многое другое в соответствии с требованиями закона № 54-ФЗ.

Все данные формируются фискальным накопителем — специальным защищенным модулем с криптографическим аппаратным шифрованием. Он гарантирует неизменность и конфиденциальность фискальных документов на всем пути передачи от кассы до налогового сервера.

Цифровой фискальный чек надежно защищает информацию от искажений и подлога. Это позволяет доверять данным о любых финансовых операциях в сфере розничной торговли и услуг.

Когда и как выдавать фискальный чек покупателям

Если индивидуальный предприниматель или компания использует контрольно-кассовую технику, фискальный чек необходимо выдавать в двух случаях:

• при любых расчетах с физическими лицами;
• при внесении или выдаче авансов, предоплат, расчета по кредитам между юридическими лицами и ИП.

Чек необходимо сформировать сразу после завершения финансовой операции, до передачи товара или начала оказания услуги. Выдать его можно как в классическом бумажном варианте — на руки, так и в цифровой форме — на электронную почту или в виде СМС. Во втором случае важно, чтобы покупатель предварительно оставил свои контакты, а у кассы была техническая возможность передачи фискальных данных в электронном формате через оператора фискальных данных.

Как проверить подлинность фискального чека

Одно из преимуществ современного чека — это проверка его подлинности онлайн. Существует три основных способа, как покупатель может удостовериться в корректности полученного от продавца документа:

1. С помощью мобильного приложения ФНС «Проверка чеков» — достаточно отсканировать QR-код и получить ответ за 1–2 секунды.
2. На официальном сайте ФНС России в разделе проверки фискальных документов по таким параметрам, как дата, сумма, номера фискального накопителя (ФН), фискального документа (ФД) или фискального признака документа (ФПД) — они указаны в чеке.
3. Через специальный сервис проверки фискальных чеков на сайте оператора фискальных данных, чье наименование также указано в чеке.

Кто может не использовать ККТ и не выбивать фискальный чек

Существует ряд сфер, где можно официально не применять кассы. Их полный список содержится в статье 2 закона 54-ФЗ. Среди них продажа бумажных газет и журналов, торговля на розничных рынках, продажа в киосках мороженого, молока, воды и безалкогольных напитков, ремонт обуви, прием сырья для утилизации, продажа изготовленных изделий народных промыслов и многое другое.

Кроме того, закон позволяет ИП из отдаленных и труднодоступных мест работать без касс. В этом случае необходимо соблюсти два условия. Во-первых, местность должна быть признана труднодоступной официально: она должна быть включена в специальный перечень, который публикуют органы региональной власти. Кроме того, в этом случае по требованию покупателя ему нужно будет выдать заменяющей чек документ. Он должен содержать ряд реквизитов:

• наименование и номер;
• дата, время и адрес расчета;
• фамилия, имя, отчество ИП, его ИНН;
• налоговая система — ПСН;
• признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
• название товара (услуги) / платежа / выплаты;
• количество товара;
• цена за единицу;
• общая стоимость;
• сумма расчета;
• форма оплаты (наличными / в безналичном порядке) с указанием суммы;
• должность и фамилия того, кто провел расчет.

Наконец, применение касс для ИП зависит от режима налогообложения.

1. ИП на ПСН
   Наиболее значимые преференции в части применения касс предусмотрены для ИП на патентной системе. Для них существенно расширен список видов деятельности, где они могут работать без касс. Полный их список приведен в пункте 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ, в частности, это ремонт и пошив одежды, услуги фотографа, сдача в аренду жилых и нежилых помещений и многое другое. Важное замечание: по требованию клиента ИП также должны предоставить заменяющий чек документ.
2. ИП на УСН и ОСН
   Нет никаких преференций.
3. ИП на ЕСХН
   Предприниматель-сельхозпроизводитель работает с кассами на общих основаниях. Но нужно помнить, что такие ИП часто работают в труднодоступной местности и торгуют на рынках, где кассы можно не применять.
4. ИП на НПД
   Кассовые аппараты плательщики НПД использовать не обязаны, но должны формировать чеки в специальных приложениях.

Какое наказание грозит за нарушение порядка выдачи фискальных чеков

Для предпринимателей и компаний, не входящих в список исключений, использование ККТ и соблюдение порядка регистрации выручки является не правом, а обязанностью. За нарушение этих требований статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрены санкции:

• неприменение онлайн-ККТ наказывается штрафом в отношении ИП — от 25 до 50% суммы, но не менее 10 тыс. руб., в отношении юрлиц — от 75 до 100% суммы, минимум — 30 тыс. руб.;
• повторное неприменение в течение года влечет приостановку деятельности до 90 суток;
• невыдача фискального чека или выдача нефискального документа вместо чека — ИП получит предупреждение или заплатит штраф 2 тыс. руб., юридическому лицу выпишут предупреждение или штраф 10 тыс. руб.

Что делать, если приняли оплату по эквайрингу, но забыли пробить чек, читайте тут.

В чем плюсы и минусы фискализации для бизнеса

Переход на новый цифровой формат ККТ имеет для бизнеса как очевидные плюсы, так и определенные минусы.

Несмотря на определенное удорожание бизнес-процессов на первом этапе, внедрение фискальных чеков в долгосрочной перспективе выгодно для предпринимателей. Грамотная налоговая оптимизация и отсутствие штрафов помогут компенсировать затраты на внедрение нового цифрового решения.

В перспективе бизнес получает дополнительный инструмент, позволяющий собирать данные по каждой торговой точке. Сейчас такую информацию можно узнать с помощью специальных сервисов. Например, в решении Сбера для розничной торговли, где доступны данные по выручке и среднему чеку в каждой точке на основе торгового эквайринга банка, сравнение этих показателей с конкурентами и множество других полезных данных.

Как упростить и удешевить работу с фискальными устройствами

Рынок онлайн-касс и фискальных регистраторов бурно развивается. Появляются новейшие разработки, призванные максимально упростить и удешевить работу с фискальными устройствами. К таким инновациям относятся:

1. Виртуальные облачные кассы без фискальных накопителей — все данные хранятся на серверах оператора фискальных данных.
2. Мобильные кассовые решения на базе смартфонов и планшетов, требующие лишь доступа в интернет, без специализированного оборудования. Как принимать оплату смартфоном и экономить на кассовом оборудовании, рассказали в статье.
3. Беспроводные фискальные регистраторы с автономным питанием, работающие по Wi-Fi, 4G или другим передовым протоколам.
4. Использование технологий дополненной реальности, искусственного интеллекта и машинного обучения для улучшения кассовых операций. Все эти инструменты позволяют автоматизировать такие задачи, как выставление и сверка счетов, передача данных. Используя цифровые решения, предприятия могут оптимизировать свои финансовые процессы, делая их более эффективными и менее подверженными ошибкам.

Благодаря новейшим разработкам фискальные устройства из дорогих и громоздких превращаются в компактных, мобильных и высокотехнологичных помощников для бизнеса.

Перевод кассовых операций в электронный вид и распространение фискальных чеков — это важнейшая часть общей цифровой трансформации российской экономики. Процесс развивается в соответствии с мировыми трендами на внедрение инновационных технологий в сфере розничной торговли и услуг.