Эксперты:

Что такое коммуникация в команде?

Коммуникации в команде позволяют сотрудникам обмениваться информацией о текущих задачах, координировать свои действия, принимать решения и эффективно справляться с проблемами. Без эффективного взаимодействия персонал может столкнуться с трудностями в выполнении задач, недопониманием и конфликтами.

Коммуникации включают в себя все виды общения, в том числе вербальное, невербальное (жесты, мимика, тон голоса) и электронное (мессенджеры, социальные сети, электронная почта).

Виды коммуникации:

• Вертикальная
  
  Обеспечивает взаимодействие между руководством и подчиненными. Для обмена информацией используют корпоративный сайт, закрытые группы в соцсетях, чаты и каналы в мессенджерах.
• Горизонтальная
  
  Помогает общаться сотрудникам одного уровня (отдела, команды или филиала). Для этого используют конференции в соцсетях, чаты в мессенджерах, групповые видеозвонки.
• Диагональная
  
  Поддерживает связь между разными уровнями иерархии компании и подразделениями. Чаще всего для этого используются CRM-системы и планировщики задач (Trello и «Битрикс24»).

Выделяют официальные и неформальные внутрикорпоративные коммуникации. Официальные подразумевают деловое общение между сотрудниками, куда входит назначение и обсуждение задач, принятие рабочих решений. Неформальные обеспечивают неофициальное общение внутри коллектива: за обедом, чашкой кофе на кухне, на корпоративных мероприятиях и в групповых чатах.

Как владельцу компании выстраивать эффективную коммуникацию с сотрудниками?

• С момента трудоустройства сотрудника обозначьте, что в компании приветствуется предложение и открытое обсуждение идей. Старайтесь быть доступным для общения и готовым выслушать мнения работников.

Например, новый парикмахер может предложить нестандартную на первый взгляд процедуру, которая пользовалась популярностью на его прошлом месте работы. Автослесарь предложит дополнить традиционную услугу бонусом, который повысит лояльность клиентов.

• Регулярно проводите собрания. Доносите новую информацию коллективу ясно и точно, чтобы избежать недопонимания. Общайтесь с сотрудниками уважительно, давая каждому возможность высказаться. Они могут не только отчитываться о проделанной работе, но и выступать с критикой.
  
  Например, сообщить, что новый план продаж невыполним, потому что менеджерам не хватает времени или требуется больше сотрудников. Рассказать, что повышение цен на блюда в кафе следует вводить постепенно, поскольку наблюдается отток посетителей. Относитесь к критике терпимо: люди, работающие на местах, могут подмечать моменты, которые вы не в силах увидеть из-за своей занятости.
  
  На собраниях делитесь новостями и достижениями компании, рассказывайте, куда она движется и что необходимо для выполнения поставленных целей. Отмечайте заслуги сотрудников, старайтесь, чтобы похвала так или иначе коснулась каждого работника. Отметьте, что один сотрудник выполнил KPI по продажам в этом месяце в вашем книжном магазине, другой — сумел по-новому представить ассортимент на полках, третий — прекрасно общается с клиентами.

На собраниях также отвечайте на вопросы коллектива. Если их слишком много и вы выбиваетесь из графика, попросите прислать их в ваш общий чат и непременно ответьте в ближайшее время.

• Используйте различные каналы связи. Некоторые сотрудники предпочитают общаться лично, другие — через электронную почту или мессенджеры. Предоставьте им выбор. Например, в салоне красоты сотрудникам проще подойти к вам лично и задать интересующий вопрос, а когда вы отсутствуете — написать в мессенджер.
  
  Предоставьте им выбор. Например, в салоне красоты сотрудникам проще подойти к вам лично и задать интересующий вопрос, а когда вы отсутствуете — написать в мессенджер.
• Давайте обратную связь своевременно и конструктивно. Если у вас есть замечания или предложения по работе сотрудника, лучше всего высказать их сразу же после события или инцидента. Старайтесь делать это в позитивном ключе и предложите конкретные рекомендации по улучшению работы. Не следует кричать на работника, лучше спокойно выяснить источник проблемы и ее решение, чтобы подобных ситуаций больше не повторялось.
• Показывайте свою готовность учиться новому и развиваться вместе с вашими сотрудниками. Это поможет создать атмосферу взаимного уважения и поддержки. К примеру, если у вас кондитерская, посетите вместе с работниками мастер-класс по изготовлению диетических десертов и веганских сладостей, а если компания, специализирующаяся на грузоперевозках, — автомобильную выставку.

Как выстраивать общение с сотрудниками, работающими онлайн?

Общение с сотрудниками онлайн может оказаться сложнее, так как вживую гораздо легче объяснить задачи или наглядно продемонстрировать работнику, что нужно сделать. Общаясь онлайн, важно выражать свои мысли ясно, конкретно, избегать сложных фраз или аббревиатур, которые могут быть непонятны другим. 

Необходимо уведомить персонал, в какие часы вы доступны, и указать предпочтительные каналы связи (электронная почта, мессенджеры, телефонные звонки). Также нужно поинтересоваться, по каким каналам удобно общаться работникам, чтобы всем сторонам было комфортно взаимодействовать. Важно быть терпеливым и помнить, что у каждого человека свой стиль общения.

Следует уважать личное пространство сотрудников: не нужно отправлять сообщения и звонить в нерабочее время или настаивать на том, чтобы они подключились к выполнению задачи или решению проблемы в свой выходной.

Что делать, если коллектив разрознен и коммуникации не получается

1. Определите проблему. Поговорите с сотрудниками и узнайте, какие у них возникают трудности при общении друг с другом. Это поможет понять, какие конкретные шаги нужно предпринять для улучшения ситуации.
2. Разработайте список правил, которые будут регулировать общение между сотрудниками. Например, определите время для проведения совещаний или установите порядок высказывания мнений на собраниях.
3. Назначьте ответственного за коммуникацию. Он может следить за тем, чтобы все члены команды были в курсе последних новостей и общались друг с другом эффективно.
4. Создайте дружелюбную атмосферу в коллективе, в этом помогут несколько инструментов:
5. • Традиции. Например, совместный утренний кофе или день, когда кто-то приносит на работу пироги. Такой ритуал позволяет создать атмосферу стабильности и доверия.
   • Собрания, на которых все желающие могут говорить не об отчетах по выполненным задачам, а о накипевшем.
   • Брейнстормы. Они дают возможность команде сплотиться над решением какого-то одного вопроса и узнать, на какие интересные и креативные решения способны коллеги.
   • Тимбилдинговые мероприятия — спортивные, творческие или интеллектуальные.
   • Совместный отдых в неформальной обстановке. Собрать коллег можно в глэмпинге, на музыкальном фестивале или сап-прогулке — все, что не похоже на рутинные дела, скажется на настроении команды.
   • Опросы. Важно спросить у людей, как они видят среду, в которой работают (что в ней не так; что они хотели бы изменить; что, по их мнению, создает атмосферу разрозненности?). Ответы на эти вопросы подскажут пошаговый план действий.