Бухгалтерский аутсорсинг или специалисты в штате: сравниваем и выбираем

Понятие и виды бухгалтерского аутсорсинга

Аутсорсинг подразумевает передачу определенных задач или процессов внешнему подрядчику — аутсорсеру, профильному специалисту с опытом в соответствующей области.

Заказчик услуг сам решает, какие функции передавать, а какие выполнять самостоятельно: можно заменить аутсорсером целый отдел или отдать ему только конкретные задачи, для выполнения которых у компании не хватает ресурсов или компетенций.

По уровню вовлеченности исполнителя во внутренние процессы бизнеса аутсорсинг бывает:

• комплексный — аутсорсер берет на себя организацию и ведение процесса «под ключ»;
• выборочный — аутсорсер выполняет определенные задачи: рутинные или, наоборот, нетиповые, требующие особых знаний;
• консультационный — аутсорсер предоставляет экспертизу по конкретному вопросу без участия в процессах.

Задачи аутсорсинга бухгалтерских услуг

Бухгалтерский аутсорсинг решает следующие задачи.

1. Учет доходов и расходов, фиксация сделок, расчет зарплат, ведение документооборота

Польза:

• помощь штатному бухгалтеру или замена ему
• выполнение рутинных, трудоемких задач

2. Создание первичных документов, подготовка отчетности, организация документооборота

Польза:

• помощь главному бухгалтеру или замена ему
• своевременная и безошибочная подготовка налоговой отчетности

3. Проверки отчетности разовые или регулярные

Польза:

• помощь главному бухгалтеру или руководству в выявлении случайных и системных ошибок
• оценка налоговых рисков

4. Анализ финансовых потоков, подготовка внутренней отчетности, поиск решений для оптимизации

Польза:

• помощь финансовому директору в сборе данных и принятии решений
• временная или постоянная замена финансовому директору

5. Управление отделом бухгалтерии, контроль за выполнением бухгалтерских задач

Польза:

• выполнение функций главного бухгалтера или начальника финансового отдела
• нет необходимости искать квалифицированные кадры

6. Консультирование по вопросам бухгалтерии и налогообложения

Польза:

• поддержка актуальности знаний сотрудников отдела бухгалтерии и руководства
• экспертная помощь в решении сложных вопросов

Преимущества аутсорсинга перед штатной бухгалтерией

Высокий уровень экспертизы

Под каждую задачу можно найти эксперта с большим профильным опытом — это избавляет от проблем, связанных с некомпетентностью сотрудников: например, исключает штрафы со стороны налоговой.

Снижение рисков

Аутсорсинговые компании, как правило, страхуют профессиональную ответственность. Например, если вы получите штраф от налоговой или будете втянуты в судебное разбирательство по вине аутсорсера, он компенсирует убытки. Получить компенсацию от штатного бухгалтера можно только после заключения с ним договора о материальной ответственности. Такой договор — редкость, так как качество работы бухгалтера напрямую зависит от процессов в компании и границы ответственности сильно размыты.

Оптимизация ресурсов

Штатный сотрудник требует оплаты труда за полный рабочий день, аутсорсинг позволяет оплачивать только необходимое количество часов работы эксперта, избегая переплаты за простой. Выбирая аутсорсинг, вы платите только за выполнение задач: нет задач — нет и расходов.

Адаптивность к изменениям

Резкое изменение объема задач требует быстрого найма или увольнения сотрудников. При использовании аутсорсинга достаточно скорректировать тариф в соответствии с необходимым объемом работы. Это обеспечивает гибкость и оперативность реагирования на потребности бизнеса.

Свобода решений

Наем сотрудника связан с обязательствами, регулируемыми ТК РФ. Уволить его, если он не оправдал ожиданий, будет сложно. В отличие от этого, смена аутсорсера не вызывает проблем — в любой момент можно расторгнуть контракт и обратиться за услугами к другому посреднику. Это обеспечивает беспрецедентную гибкость и сохраняет свободу решений.

Автоматизация учета

Опыт аутсорсера поможет организовать или реорганизовать бухгалтерский учет так, чтобы все процессы были понятными. К нему можно обратиться за помощью при переходе на электронный документооборот или при выборе сервисов для автоматизации бухгалтерии.

Риски и ограничения бухгалтерского аутсорсинга

Проблемы из-за неправильного выбора аутсорсера 

Даже при наличии комплексного договора на полное бухгалтерское обслуживание компания все равно подвержена налоговой, административной, гражданской и уголовной ответственности. Отсутствие прямого контроля за качеством услуг ставит заказчика в зависимость от исполнителя. Ненадежные или незастрахованные аутсорсеры — это риск для репутации компании.

Риск нарушения конфиденциальности

Передача конфиденциальной информации третьей стороне — это всегда риск. Важно убедиться, что аутсорсер хранит данные безопасно, и зафиксировать ответственность за разглашение данных в договоре.

Дополнительные расходы на обслуживание

Если возложение новых задач на штатных сотрудников часто не сопровождается немедленным повышением зарплаты, то с аутсорсером дело обстоит иначе. Его обязанности четко прописаны в договоре, и любые дополнительные услуги требуют оплаты сверх тарифа. Такая прозрачность договорных условий обеспечивает ясность, но требует тщательного составления бюджета на непредвиденные нужды.

Ограниченный контроль над процессами

Аутсорсинг ограничивает доступ к базам данных, бухгалтерским программам и аналитическим инструментам. Невозможность самостоятельно вносить срочные изменения или генерировать незапланированные отчеты может стать проблемой, особенно для тех, кто привык к гибкому и неформальному стилю управления.

Компания или частный специалист — кого выбрать?

Разбираем плюсы и минусы передачи бухгалтерских задач на аутсорсинг специализированной компании и фрилансеру. Обращаем внимание, что такой выбор есть только у малого бизнеса, когда задач мало и нанимать бухгалтера в штат невыгодно. Крупные компании не обращаются к частным аутсорсерам — им необходимы ресурсы, которые один человек или небольшая команда не могут предоставить.

Частный аутсорсер готов подстроить свою работу под ваши условия — это удобно, если вы не хотите зависеть от чужих процессов. Важно разбираться в задачах на уровне, достаточном для контроля эксперта.

Аутсорсинговая компания способна организовать и автоматизировать процессы от а до я, освобождая вас от забот о качестве выполнения задач.

Какому бизнесу подходит бухгалтерский аутсорсинг

Качественный аутсорсинг полезен ИП и компаниям, которые:

• не имеют задач для полной загрузки штатного бухгалтера,
• хотят работать на международном рынке и в отраслях с особым налоговым регулированием,
• оптимизируют расходы,
• нуждаются в гибкости и масштабируемости бухгалтерских услуг,
• концентрируют внутренние ресурсы на коммерческой деятельности и не хотят отвлекаться на бухгалтерию,
• управляют сезонным бизнесом и хотят снизить расходы в несезон,
• находятся в регионах и испытывают трудности с наймом квалифицированных сотрудников,

• нуждаются в высокотехнологичной защите конфиденциальных данных,
• хотят грамотно интегрировать бухгалтерию с другими процессами,
• формируют прозрачную бухгалтерию для большого количества участников,
• настраивают бухгалтерские процессы под специфические требования.

Аутсорсинг, с одной стороны, помогает вести бухгалтерию без ошибок и не тратить лишних ресурсов на организацию внутренней деятельности. С другой стороны, обеспечивает экспертную поддержку специалистов, которых трудно и дорого нанимать в штат, и дает доступ к технологиям, сложным для освоения без релевантного опыта.