Эксперт

Что такое путевой лист

Путевой лист грузового автомобиля — это документ, который оформляется для регистрации и контроля передвижения транспортного средства (ТС) в процессе выполнения грузоперевозок. Он обязателен как для ИП, так и для организаций, которые используют в своей деятельность грузовой транспорт.

Для чего нужен

Основные функции путевого листа:

• Регистрация маршрута. Путевой лист содержит информацию о начальной и конечной точках маршрута, а также промежуточных остановках, что помогает контролировать процесс перевозки.
• Учет времени. В документе указываются даты и время начала и окончания поездки, а также время, проведенное в пути и на остановках. Это важно для оценки производительности и соблюдения норм рабочего времени водителей.
• Финансовый учет. Путевой лист служит основанием для расчетов с водителями и бухгалтерии. Он может использоваться для оформления отчетности, а также для расчета заработной платы на основе выполненной работы.
• Контроль расхода топлива. В путевом листе фиксируются данные о расходе топлива, что помогает отслеживать эффективность использования автомобиля и выявлять возможные нарушения или переплаты.
• Документирование маршрута. Путевой лист может служить юридическим основанием в случае возникновения споров или проверок, так как в нем фиксируются все важные детали поездки.

Формы путевого листа

Изначально формы путевого листа были определены Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 г. Они касались только юридических лиц. Позднее появился приказ Минтранса РФ № 68 от 30 июня 2000 г. — уже для индивидуальных предпринимателей.

Для грузовых перевозок Госкомстатом были разработаны три формы путевых листов:

• форма № 4-с — при сдельной оплате работы водителя;
• форма № 4-п — при повременной оплате;
• форма № 4-м — при перевозках за пределы границы РФ.

С 1 марта 2023 года действуют обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Минтранса РФ № 390 от 28 сентября 2022 г.

А с 1 сентября 2023 года приказ № 390 применяется в редакции приказа Минтранса РФ № 159 от 5 мая 2023 г.

В настоящее время есть возможность формировать предзаполненные документы (путевые листы по форме 4-с, 4-п и др.), исходя из данных заказа, с помощью специальных сервисов — например, решения для транспорта. Оно позволяет также автоматизировать передачу водителям заказов и контроль их выполнения, рассчитывать расход топлива на поездку в момент создания заказа, отслеживать точки транзита, погрузки и выгрузки и многое другое.

Путевой лист для ИП и организаций в 2024 году

За 2023 год процесс оформления путевых листов претерпел изменения в два этапа — в марте и сентябре. Они действуют и в 2024 году.

Самое важное изменение — возможность использования электронных путевых листов. Это значительно упростило процесс заполнения и хранения документов, особенно для компаний с большим парком автомобилей.

Изменился и состав вносимых данных. Вместо сведений о собственнике транспорта необходимо указывать сведения о лице, оформившем путевой лист. Еще из документа исключили наименование и номер путевого листа.

В соответствии с приказом № 390 с 1 марта 2023 г. в путевой лист ИП и организаций должны быть внесены следующие данные:

• название документа и дата его оформления (обязательны, если путевой лист используют для подтверждения расходов, если нет —— можно не указывать);
• срок действия путевого листа;
• лицо, оформившее путевой лист;
• данные о транспортном средстве (тип, марка, модель согласно ПТС);
• данные о водителе (водителях) транспортного средства, включая СНИЛС и реквизиты водительского удостоверения (серию, номер и дату выдачи);
• вид перевозки;
• вид сообщения (городское, междугороднее и пр.).

При этом отдельные реквизиты путевого листа разрешат корректировать. Это распространяется на информацию о водителе, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах. Но это касается только документов, оформленных в электронном виде.

Кроме того, изменения коснулись порядка внесения данных о медосмотрах. В электронных документах медработники теперь могут удостоверять факт проведения медосмотра исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью, УКЭП (ранее можно было удостоверять также и неквалифицированной, УНЭП).

Вместе с тем, в электронных листах больше не придется указывать сведения о лицензии медицинской организации.

Важным нововведением также стала возможность проведения дистанционных медосмотров. В электронный путевой лист можно включать данные об осмотре водителей, полученные с применением телемедицинских технологий.

Основной акцент этих изменений был направлен на улучшение прозрачности и упрощения процедур контроля за выполнением перевозок.

Электронный путевой лист

С марта 2023 года ИП и организации получили возможность выбирать способ оформления путевых листов: они могут делать это как в электронном формате, так и на бумажном носителе.

Электронные путевые листы (ЭПЛ) оформляются через операторов электронного документооборота, имеющих специальный доступ в реестре на сайте Минтранса. Они обеспечивают передачу данных документов в Государственную информационную систему. Участники одной перевозки могут использовать услуги различных операторов.

Формат электронного путевого листа универсален для всех видов перевозок и утвержден приказом ФНС № ЕД-7−26/116@ от 17 февраля 2023 г.

В настоящее время ЭПЛ могут быть предъявлены сотрудникам ГИБДД и Ространснадзора в виде QR-кода.

Обязательное использование электронного формата для сопроводительных документов при транспортировке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции запланировано на 1 марта 2025 года.

Образец путевого листа грузового автомобиля

Единого шаблона для путевых листов нет. ИП или организация могут взять за основу формы Госкомстата 4-п, 4-с и 4-м с учетом изменений Минтранса и дополнить их соответствующими требованиями законодательства — например, добавив СНИЛС и сведения о водительском удостоверении.

Согласованную форму путевого листа ИП или руководитель компании должен утвердить приказом и использовать ее в учетной политике.

Шаблон путевого листа 2024 по форме 4-п

Шаблон путевого листа 2024 по форме 4-с

Шаблон путевого листа 2024 для ИП

Как заполнять путевой лист грузового автомобиля: инструкция

Путевой лист грузового автомобиля заполняют организации и ИП, которые являются собственниками или владельцами ТС и используют его как в коммерческих целях, так и для собственных нужд.

Шаг 1. Срок действия

Путевой лист можно оформить на определенный срок (день, неделя, месяц). Вы указываете дату в формате чч.мм.гггг или же даты начала и окончания действия документа, если оформляете его больше чем на один день.

Шаг 2. Сведения об оформителе

Юридические лица должны указать полное наименование организации, адрес, телефон и ОГРН. Индивидуальные предприниматели — Ф.И.О., адрес, телефон, ОГРНИП.

Шаг 3. Информация по транспорту

Указывается тип, марка и модель, номер госрегистрации автомобиля. Если есть прицеп, его марка, модель и номер госрегистрации тоже должны быть учтены. Также должны быть внесены: предрейсовый технический контроль (дата, время и результат), выпуск/возвращение транспорта на линию (дата, время).

При вводе показаний одометра при въезде/выезде/передаче ТС следующему водителю указываются полные километры пробега. Для нескольких путевых листов на один автомобиль показания одометра сверяются и прописываются на каждом листе при сдаче-приемке ТС другому водителю. Они должны быть заверены подписями технического специалиста или водителя, который принимает автомобиль.

Желательно прописать маршрут, хоть это и необязательный реквизит. Однако, указав его, вы сможете подтвердить в ФНС расходы и то, что весь путь автомобиля выполнен официально с рабочими требованиями.

Шаг 4. Сведения о водителе

Должны быть заполнены Ф.И.О. и СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения, а также дата, точное время и результаты предсменного и послесменного медосмотра.

Шаг 5. Сведения о виде перевозки

Коммерческая или для собственных нужд.

Шаг 6. Сведения о виде сообщения

Город — поездка в пределах одного населенного пункта.

Пригород — расстояние до 50 км между пунктами.

Межгород — расстояние более 50 км.

Международные перевозки — за границу или с пересечением границ внутри страны.

Несколько видов сообщения перечисляются в документе через запятую.

Шаг 7. Подпись

Путевой лист подписывают водитель, врач, технический специалист. Последние ставят отметки о предрейсовом и послерейсовом осмотрах водителя и транспорта. Отметка ставится собственноручно или же посредством УКЭП или УНЭП ответственных сотрудников при оформлении электронного путевого листа.

Хранение путевого листа

Хранение путевого листаПутевой лист относится к первичной документации, поэтому его следует хранить в бухгалтерии точно так же, как и остальные первичные документы.

Срок хранения путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки контролирующим органом в течение этого периода. Если за 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не может и срок хранения продлевается. Также нужно понимать, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 50 лет.

Ранее собственники транспортных средств должны были регистрировать путевые листы в специальных журналах. С 1 марта 2023 г. это условие стало добровольным. Эти требования относятся и к электронной форме путевых листов.

Штраф за отсутствие путевого листа грузового автомобиля

Требовать путевой лист могут:

• сотрудники ГИБДД: при перевозке груза или людей водители обязаны предоставить инспектору путевой лист, документы на груз (транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд), разрешительные документы (п. 2.1.1 Постановления Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090 «О правилах дорожного движения»);
• ФНС России: используется для подтверждения расходов на ГСМ (горюче-смазочные материалы — общее название видов горючего, применяемого как топливо, смазочных материалов, специальных жидкостей) и зарплаты водителя в бухгалтерском учете;
• Роструд: в данном случае путевой лист служит документом, подтверждающим рабочее время водителя и выполненные обязанности.

За отсутствие путевого листа грозит административное правонарушение. Сотрудниками ГИБДД в соответствии со ст. 12.3 КоАП может быть вынесено предупреждение или штраф в размере 500 руб.

За неправильно или не полностью заполненный путевой лист (например, некорректно заполнены или пропущены разделы о прохождении медосмотра и технического контроля ТС) штраф в соответствии с п. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП составит 5 тыс. руб. для должностных лиц и 30 тыс. руб. для организаций.

Выставить штраф за неправильное оформление или отсутствие путевого листа может и ФНС. Если компания подала заявление на налоговый вычет, но не имеет при этом подтверждающих документов или они оформлены неправильно, налоговая выставит штраф (20% от доначисленной суммы налога на прибыль) за занижение прибыли.