Прослеживаемость товаров: что это и как работать бизнесу в 2026 году

Что такое прослеживаемость товаров

Прослеживаемость товаров — это система, которая позволяет ФНС видеть путь партии импортного товара: от ввоза в Россию до продажи, использования и вывоза. Продукции присваивают регистрационный номер партии товара (РНПТ). Его указывают в электронных счетах-фактурах, универсальных передаточных документах (УПД), уведомлениях и отчетности.

Например, компания ввезла в Россию 100 стиральных машин. Партии присвоили РНПТ. Когда импортер продаст 30 машин магазину, номер перейдет в электронный УПД. Оставшиеся 70 единиц продолжат учитываться под тем же РНПТ.

Наносить номер на товар или упаковку не нужно. Система работает через документы и бухгалтерский учет.

Чем прослеживаемость отличается от маркировки

Прослеживаемость и маркировка «Честный знак» решают похожие задачи, но устроены по-разному. Представили различия в таблице.

Одной партии из 100 мониторов присваивают один РНПТ. При маркировке каждая единица получает собственный код.

Кого касается система

Система прослеживаемости товаров касается:

• импортеров, которые ввозят товары из стран за пределами Евразийского экономического союза (ЕАЭС, в него входят Белоруссия, Казахстан, Армения и Кыргызстан);
• компаний и ИП, которые ввозят товары из ЕАЭС;
• оптовых и розничных продавцов импортных товаров;
• селлеров;
• компаний и ИП, которые покупают прослеживаемые товары для работы (например, холодильники, мониторы или проекторы);
• посредников и агентов, которые участвуют в продаже таких товаров;
• организаций и ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) и других специальных налоговых режимах.

Какие товары подлежат прослеживаемости

Перечень утвержден Постановлением Правительства РФ от 1 июля 2021 г. № 1110. В него входят отдельные группы импортной продукции:

• холодильники и морозильники;
• другое холодильное и морозильное оборудование;
• отдельные тепловые насосы;
• бытовые и промышленные стиральные машины;
• мониторы, проекторы и отдельная телевизионная аппаратура;
• автопогрузчики и некоторые промышленные тягачи;
• бульдозеры, грейдеры, экскаваторы, дорожные катки и другая спецтехника;
• детские коляски;
• отдельные детские автомобильные кресла.

Ориентироваться только на название товара нельзя. Главный критерий — код ТН ВЭД. Код ОКПД-2 используют как дополнительный ориентир.

Например, слово «монитор» в карточке товара еще не означает, что устройство входит в систему. Нужно сопоставить код, описание и технические характеристики с действующим перечнем.

Код ТН ВЭД ищут в таможенной декларации, документах импортера, сертификате соответствия или спецификации. Если поставщик его не передал, код следует запросить.

Как проверить товар и РНПТ

На сайте ФНС работает сервис проверки прослеживаемости. В нем можно:

• проверить продукцию по коду ТН ВЭД, коду ОКПД-2, наименованию товара, номеру декларации на товары;
• определить, входит ли продукция в перечень прослеживаемых товаров;
• проверить РНПТ;
• выгрузить результат проверки.

Порядок действий:

1. Найдите код ТН ВЭД в документах.
2. Откройте сервис ФНС.
3. Выберите проверку товара.
4. Введите код.
5. Сопоставьте описание и характеристики.
6. Проверьте страну происхождения и исключения.
7. Сохраните результат.

Если товар поступил с РНПТ, отдельно проверьте номер. Сведения в сервисе должны совпадать с УПД, счетом-фактурой или таможенной декларацией.

Если РНПТ не найден, проверьте номер во всех документах и запросите исправленный УПД у поставщика. Придумывать номер или брать РНПТ другой партии нельзя.

Что такое РНПТ и где его взять

РНПТ — регистрационный номер партии товара. Он связывает документы по одной партии и помогает восстановить ее путь.

Способ получения номера зависит от происхождения товара.

1. Ввоз из страны за пределами ЕАЭС
   
   Импортер формирует РНПТ на основе регистрационного номера таможенной декларации и порядкового номера товара в ней.
2. Ввоз из страны ЕАЭС
   
   При ввозе из Беларуси, Казахстана, Армении или Кыргызстана компания направляет в ФНС уведомление о ввозе. Общий срок — пять рабочих дней со дня принятия товара на учет. РНПТ присваивает налоговая служба.
3. Покупка у российского поставщика
   
   Номер должен находиться во входящем электронном УПД или счете-фактуре. Покупатель переносит его в учетную систему и использует при дальнейших операциях.
4. Старые остатки
   
   Если товар находился на складе до запуска системы и на него нет РНПТ, подают уведомление об остатках по форме КНД 1169011. Сделать это нужно до продажи, передачи, утилизации или другой операции, для которой требуется номер.

Какие документы нужны бизнесу

Набор документов зависит от происхождения товара, вида операции и статуса плательщика НДС.

В электронном УПД или счете-фактуре указывают:

• РНПТ,
• единицу измерения,
• количество,
• стоимость товара.

Если одна товарная позиция относится к нескольким партиям, сведения разделяют по РНПТ. Нельзя объединять товары из разных поставок под одним номером.

Кто сдает отчет о прослеживаемости

Отчет об операциях по форме КНД 1169010 сдают не все участники по каждой покупке или продаже. Обязанность зависит от налогового статуса и вида операции.

В общем случае:

• плательщики НДС отражают обычные облагаемые операции в декларации по НДС;
• компании и ИП, которые не платят НДС или освобождены от обязанностей плательщика, передают сведения через отчет об операциях;
• плательщикам НДС отчет также может понадобиться по отдельным операциям, которые не отражаются в нужных разделах декларации.

Отчет подают не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если учитываемых операций не было, нулевой отчет не нужен. Перед отправкой проверяют РНПТ, код операции, документ, количество, стоимость и ИНН контрагента. Ошибку исправляют корректировочным отчетом или уведомлением.

Когда прослеживаемость прекращается

Товар исключают из системы только по определенным основаниям. Среди них:

• передача в производство или переработку;
• уничтожение или утилизация;
• фактический вывоз из России;
• продажа физическому лицу для личных нужд;
• недостача;
• конфискация;
• исключение товарной группы из перечня;
• включение товара в состав другого изделия после переработки, при которой изменились его исходные характеристики.

Обычная поломка, моральный износ или начисление полной амортизации сами по себе не всегда прекращают прослеживаемость.

Прослеживаемость может возобновиться после возврата покупателем, обнаружения утраченного товара или его возвращения в Россию. Тогда восстанавливают исходный РНПТ и оформляют корректировочные документы.

Три примера для малого бизнеса

Приведем примеры, как действует прослеживаемость для малого бизнеса.

Магазин ввозит мониторы из Китая

После таможенного оформления импортер формирует РНПТ и сохраняет его в учете. При продаже 20 мониторов российскому оптовику номер, количество и единицу измерения указывают в электронном УПД. Оставшаяся часть партии продолжает учитываться под тем же номером.

Кафе покупает импортный холодильник

Кафе не торгует техникой, но все равно должно проверить код товара, РНПТ и данные УПД. Принятие холодильника к учету как основного средства не всегда прекращает прослеживаемость. При дальнейшей продаже, утилизации или передаче оборудования вид операции придется определить отдельно.

Селлер продает проекторы на маркетплейсе

Предприниматель получает РНПТ от российского поставщика. В учете нужно разделять партии, товары на собственном складе и на складе площадки, продажи физическим лицам и возвраты.

Передача продукции маркетплейсу не всегда означает продажу: все зависит от договора и момента перехода права собственности. При возврате нужно восстановить сведения о партии. Поэтому полезно хранить связь между заказом, товаром и РНПТ.

Частые ошибки бизнеса

Какие ошибки могут допустить предприниматели при работе с системой прослеживаемости товаров:

1. Проверять товар только по названию, без кода ТН ВЭД.
2. Принимать УПД без РНПТ.
3. Придумывать или исправлять номер самостоятельно.
4. Смешивать несколько партий в одной строке учета.
5. Путать прослеживаемость с маркировкой.
6. Считать, что УСН освобождает от правил.
7. Не контролировать возвраты и остатки.
8. Использовать устаревший перечень товаров.
9. Не проверять единицу измерения и количество.
10. Не обновлять учет после корректировки документов.

Если компания нашла ошибку, нужно определить ее источник, исправить учет и передать корректировочный документ.

Как подготовиться к работе

Пошаговый алгоритм выглядит так:

1. Составьте перечень импортных товаров и оборудования.
2. Соберите коды ТН ВЭД.
3. Сверьте товары с действующим перечнем.
4. Найдите РНПТ во входящих документах.
5. Разделите складские остатки по партиям.
6. Настройте ЭДО и учетную систему.
7. Проверьте уведомления и отчетность.
8. Назначьте ответственных за закупки, учет и исправление ошибок.
9. Проведите тестовую операцию — от поступления до выбытия товара.

Частые вопросы

Подлежат ли прослеживаемости российские товары?

Нет, если продукция произведена в России и не была ввезена из-за рубежа. Система распространяется на импортные товары из утвержденного перечня.

Где найти РНПТ?

При покупке у российского поставщика — в электронном УПД или счете-фактуре. Импортер из страны за пределами ЕАЭС формирует его на основе таможенной декларации. При ввозе из государства — участника ЕАЭС номер присваивает ФНС.

Нужно ли сдавать отчет компании на УСН?

Да, если в течение квартала компания проводила операции с прослеживаемыми товарами, которые нужно отражать в специальном отчете. УСН сама по себе не освобождает бизнес от правил прослеживаемости.

Что делать, если поставщик не указал РНПТ?

Проверить код и происхождение товара, затем запросить исправленный электронный документ. Использовать номер другой партии нельзя.

Нужен ли нулевой отчет?

Нет, если в квартале не было операций, которые должны отражаться в отчете.

Прекращается ли прослеживаемость после покупки товара для офиса?

Не всегда. Само использование оборудования в работе не во всех случаях выводит его из системы. Нужно проверить основание прекращения прослеживаемости.

Главное

• Прослеживаемость товаров — система учета партий импортной продукции, которая позволяет отслеживать перемещение товаров на каждом этапе цепочки поставок, начиная с момента импорта и заканчивая реализацией конечному потребителю.
• РНПТ (регистрационный номер партии товара) присваивается каждой партии импортной продукции, что помогает однозначно идентифицировать ее на всех этапах оборота.
• Отчет о прослеживаемости сдают как плательщики НДС, так и компании, не являющиеся плательщиками НДС. Этот отчет содержит информацию о движении товаров, включая данные о продавце, покупателе, количестве и РНПТ.
• Прослеживаемость прекращается в определенных случаях: например, при передаче товара в производство или при его продаже физическому лицу для личного пользования. В таких ситуациях товары исключаются из системы прослеживаемости, что позволяет избежать излишнего контроля и упростить ведение учета.