Топ-10 ошибок при оформлении чеков
Применение онлайн-касс регулируется федеральным законом № 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Бизнес обязан использовать ККТ:
- при расчетах с физическими лицами — вне зависимости от формы оплаты (заплатил ли покупатель за товар или услугу наличными, картой, сделал перевод из мобильного банка или с банковского счета);
- при расчетах наличными или картой с юрлицами и индивидуальными предпринимателями;
- при приеме аванса за товар или услугу, его зачете или возврате;
- при предоставлении и погашении займов для оплаты товаров, работ или услуг.
В том случае, если бизнес обязан применять ККТ, но не делает этого, ему грозит штраф. Согласно ст. 14.5 КоАП РФ, он составит 25-50% от суммы расчета, но не менее 10 тыс. руб. для ИП, 75-100 % от суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб., — для юрлиц.
Какие есть правила оформления чеков
Требования к кассовому чеку прописаны в том же законе № 54-ФЗ — это документ учета, который содержит сведения о расчете между продавцом и покупателем и подтверждает факт приема или выплаты денег. При расчете продавец должен сформировать чек на ККТ и отдать его покупателю. Можно распечатать бумажный чек или отправить его электронную версию на email, в соцсети или сообщением. Бумажный и электронный чеки с юридической точки зрения равнозначны.
Какие реквизиты должны быть в чеках
- наименование документа;
- порядковый номер чека за смену;
- дата, время и адрес расчета, например, адрес магазина;
- наименование компании или ФИО предпринимателя;
- ИНН компании или ИП;
- налоговый режим, который применяет компания или ИП;
- признак расчета, всего их четыре: приход (получение денег от покупателя), возврат прихода, расход (выдача денег покупателю), возврат расхода;
- названия товаров и услуг, которые были оплачены, их цена и количество;
- ставка НДС для каждой позиции;
- способ оплаты товара (наличный или безналичный расчет) и его сумма;
- должность и ФИО кассира, который рассчитал покупателя;
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- сайт ФНС — nalog.gov.ru;
- номер телефона или email покупателя, если он попросил отправлять ему чек в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены на кассе;
- QR-код, в котором зашифрована информация о расчете.
Получить детальную аналитику по работе ваших магазинов поможет решение для розничной торговли от Сбера. Вы получите книгу учета доходов и расходов, реальные данные о ваших покупателях, выручке и среднем чеке и сравнение с конкурентами.
Ошибки в чеках
.
В чеке указаны «Наличные» вместо «Безналичные» и наоборот
При покупке товара или услуги клиенты платят наличными или банковской картой. В обоих случаях продавец дает покупателю кассовый чек, указав в нем форму оплаты. При неправильном указании сумма наличных в отчете не сойдется с суммой в ящике кассового аппарата. Продавец заметит это в конце смены, и ему придется проверять чеки, выданные за всю смену. Такая ошибка может привести к нарушению бухгалтерской отчетности и неполному отражению доходов и расходов: ФНС получит неверные данные, а бизнесу грозит штраф.
Как правильно: если покупатель заплатил наличными, в чеке должно быть указано «наличные», если банковской картой — то «безналичные». Если кассир ошибся в форме оплаты, нужно пробить чек коррекции или возврата.
.
Неправильные ФИО кассира на онлайн-кассе
Кассы бывают автоматические (выбивает чеки самостоятельно в момент расчета, на них указывается номер автомата вместо данных кассира) и обычные (расчет оформляет кассир, на чеках должны быть его ФИО). Если автоматическая касса выбьет чек с фамилией и именем кассира, у налоговой появятся вопросы при проведении проверки.
Есть и другие ошибки: при работе на обычной кассе указывают данные директора, а не кассира, не меняют фамилию кассира при передаче смены или пишут их неверно.
Как правильно: на чеках из обычной кассы нужно указывать ФИО кассира, на чеках из автоматической кассы — только номер автомата. Если кассира нет, то не следует указывать его имя и фамилию.
.
При предоплате один чек вместо двух
Если пользователи покупают товары через интернет, продавцы обязаны предоставить им два чека — на предоплату, когда покупатель оплачивает товар на сайте, и полный расчет — предоставляется, когда клиент получает товар.
Кассиры часто выдают только чек полного расчета. Это является нарушением закона №54-ФЗ и наказывается штрафом. Исключение — когда для полного расчета нужен только один чек. Это возможно, если товар доставляется клиенту в тот же день, что и производится оплата, либо бизнес работает по упрощенной схеме и предупреждает покупателя о том, что существует только один чек.
Как правильно: если ваш бизнес не подпадает под перечисленные выше исключения, при онлайн-торговле нужно выдавать клиенту два чека — на предоплату и полный расчет.
.
Не отменена исходная операция при коррекции
Если кассир пробил неправильный чек, ему нужно выбить чек коррекции (в нем указывают фискальный признак исходного документа) и правильный чек. Часто продавцы при совершении ошибки не делают отмену или возврат, а просто выбивают чек коррекции с правильными данными.
Как правильно: при исправлении ошибки в чеке кассир обязан пробить два чека, в каждом из которых желательно указать фискальный признак документа, который исправляют.
.
Общая сумма товаров указана неверно
Кассир может набрать на ККТ некорректную сумму. Если он сразу заметит ошибку и аннулирует чек, то транзакция не будет зафиксирована в фискальном накопителе. Тогда кассир сможет пробить чек коррекции и правильный чек. Но бывают случаи, когда работник не заметил ошибку и сведения попали в учетную базу. Ошибка может привести к неправильным финансовым расчетам и неполной отчетности.
Как правильно: внимательно проверяйте сумму перед выпиской чека. Если вы допустили ошибку, сразу аннулируйте чек.
.
Ошибка в адресе магазина
Предприниматель должен применять онлайн-кассу строго по адресу, который указан при ее регистрации. Если в чеках нет данных об адресе или он написан неверно, налоговая зафиксирует нарушение.
Не забывайте, что адрес является обязательным реквизитом чека. Если магазин находится в здании, достаточно написать индекс и адрес торговой точки. Если речь идет об онлайн-магазине, то можно указать только адрес сайта.
Как правильно: указывайте точный адрес, где производится операция. Помните, что ККТ можно использовать по тому адресу, который вы написали при ее регистрации. При этом кассу можно применять в нескольких павильонах или отделах, которые расположены по одному адресу.
.
Неправильно заполнен НДС на товар
Если кассир неправильно указал ставку НДС, то она повлечет за собой ошибку в итоговых суммах НДС в чеке. В этом случае необходимо сформировать чек коррекции, идентичный неправильному (со всеми имеющимися ошибками), на обратную операцию. Например, для коррекции операции «Приход» необходимо сформировать чек с признаком «Возврат прихода». При этом чек формируется на весь осуществленный расчет, а не на его часть.
Как правильно: внимательно проверяйте ставку НДС на каждый товар или услугу, чтобы избежать нарушений и неполноты отчетности по налогам.
.
Не указан ИНН поставщика
В бумажных чеках ИНН не требуется, а в электронных идентификатор должен быть указан по каждой товарной позиции. Если ИНН не будет, в налоговую передается информация в виде «00000». Это может послужить поводом для внеочередной проверки.
Как правильно: не забывайте указывать ИНН поставщика в чеках, если не хотите неожиданного визита налоговиков.
.
Нечитаемая RawData
Кассовый аппарат может выдать ошибку RawData при невозможности записать сведения об операции на фискальный накопитель. Причин может быть несколько — неисправность онлайн-кассы или модуля памяти, сбой программы, отсутствие места на накопителе.
Как правильно: при возникновении неполадок оперативно обращайтесь в центр технического обслуживания. А затем проверьте, все ли покупки были проведены и по всем ли были были пробиты чеки.
.
Нет обязательного тега
Ошибка может возникнуть при продаже товара в единичном количестве, когда касса не добавляет тег 1023 «Количество предмета расчета» в чек. Даже если количество товара равно одному, эту информацию необходимо отразить в чеке.
Как правильно: убедитесь, что все обязательные теги заполнены на кассовом аппарате. В противном случае чек может быть признан недействительным и вызвать проблемы при проверке налоговых органов.
Как накажут за ошибки в чеках
Об ошибках в чеках в ФНС часто сообщают покупатели. Согласно ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ, налоговая может вынести бизнесу предупреждение или оштрафовать (должностных лиц и индивидуальных предпринимателей на 1,5-3 тыс. руб., юрлиц — на 5-10 тыс. руб.).
Чтобы избежать штрафов, предпринимателям нужно добровольно до вынесения постановления по делу об административном правонарушении устранить ошибку (оформить чеки коррекции на все товары, услуги или работы, которые прошли мимо кассы) и письменно уведомить об этом налоговую.
Как избежать ошибок в чеках
- Обучайте сотрудников правилам оформления чеков и периодически обновляйте их знания в этой области.
- Используйте специализированные программы и инструменты для ведения кассового учета. Они помогут минимизировать риск ошибок.
- Проводите регулярные проверки и аудиты кассовых операций, чтобы обнаружить и исправить любые недочеты и ошибки.
- Внедрите внутренние контрольные меры, которые позволят предотвратить ошибки. Например, проводите двойную проверку чеков перед их выдачей.
Подпишитесь на нашу рассылку!
Новое в законах и самые полезные статьи за неделю у вас на почте
Нажимая на кнопку, я принимаю условия пользовательского соглашения и даю согласие на получение рассылок
Подтвердите свой email
На указанный почтовый ящик отправили письмо для подтверждения адреса электронной почты. Перейдите по ссылке, чтобы подтвердить получение рассылки.
Больше материалов по теме «Новое в законах»
Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live