Ни единого разрыва: как малому бизнесу избежать нехватки оборотных средств

Эксперты:

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв — это ситуация, когда на счете временно отсутствуют деньги на операционные расходы. Такое случается, если сроки выплат не совпадают со сроками поступления денег от клиентов.

В числе операционных расходов:

Кассовый разрыв и дефицит средств — разные понятия. Дефицит возникает из-за регулярной убыточности бизнеса, а при кассовом разрыве у предпринимателя запланирован подтвержденный доход, который покроет все расходы, возникшие из-за временной нехватки финансов.

Причины кассового разрыва

С кассовым разрывом может столкнуться любой предприниматель, даже самый опытный.

Причин несколько:

• Ошибки при планировании бюджета. Владелец бизнеса неправильно посчитал сумму расходов и доходов и не составил график платежей. Точный прогноз движения денежных потоков, в котором учитывались бы все запланированные выплаты и поступления, должен составляться минимум на несколько недель вперед, а еще лучше — на несколько месяцев.
• Нет работы с дебиторской задолженностью — деньгами, которые контрагенты должны компании за ее товары или услуги. Особенно часто страдают от этого предприниматели, которые постоянно дают клиентам рассрочки и отсрочки платежей.
• Сезонность бизнеса. Расходы на зарплату и аренду обычно постоянные. А вот товары или услуги компании могут быть востребованы только в определенный сезон. Владельцу такого бизнеса нужно готовиться к падению продаж заранее — составить четкий план, жестко контролировать расходы и иметь финансовую подушку. Иначе кассовый разрыв неизбежен.
• Работа по постоплате. Чаще всего это касается крупных заказчиков, поскольку именно они нередко диктуют условия поставщикам и руководствуются собственными графиками выплат (раз в месяц, квартал, год и т. п.). До получения выплат от них бизнесу приходится держаться на плаву без этих средств.
• Ошибки в закупках. Предприниматель не изучил спрос и заказал очень большую партию товара. В итоге не смог ее продать и не получил прибыль, на которую рассчитывал.
• Незапланированные расходы. Например, случилась поломка оборудования, а расходы на его ремонт или амортизацию в бюджете не предусмотрены.

Например, отмечает Ирина, у ее кондитерской есть план всех обязательных платежей на месяц с примерными датами оплат и план продаж. Это помогает делать прогнозы и распределять финансовую нагрузку. Благодаря такому подходу у предпринимателя получилось закрыть взятые кредиты не за три года, а за два, сформировать надежную подушку безопасности и уже сейчас начинать активно вкладываться в развитие своего бизнеса.

Риски и последствия кассового разрыва

Кассовый разрыв, несмотря на временность явления, может негативно сказаться на развитии бизнеса:

• снизить лояльность и даже вызвать уход сотрудников из-за задержек зарплаты,
• привести к разрыву контрактов с подрядчиками и клиентами,
• подорвать деловую репутацию,
• сформировать задолженность перед контрагентами, банками, налоговой службой (как следствие — штрафы, пени и суды),
• уменьшить объемы производства и удлинить производственный цикл по причине нехватки персонала и сырья.

Как посчитать кассовый разрыв

Заранее спрогнозировать возникновение кассового разрыва поможет регулярное (ежедневное, еженедельное или хотя бы ежемесячное) составление отчета о движении денежных средств.

Пример расчета:

Если после расчета за период остаток денежных средств получился со знаком минус, нужно принять меры на опережение. Считать этот показатель нужно заранее. Так останется время, чтобы сориентироваться и принять спокойное решение для предотвращения кризисной ситуации.

Как избежать кассового разрыва

Что можно сделать, чтобы свести риски возникновения кассового разрыва к минимуму?

1. Завести платежный календарь, чтобы отслеживать финансовые показатели. Удобнее всего оформить календарь в электронном формате — например, в виде таблицы Excel. Тогда у вас будет возможность не просто указать доходы и расходы, а еще и настроить нужную их фильтрацию (по приоритетам, по категориям). Так ваш бюджет будет представлен нагляднее, а вы сможете что-то предпринять заранее, если увидите риски возникновения кассового разрыва.
2. Управлять дебиторкой. Нужно не просто контролировать поступление платежей. Важно систематически напоминать своим контрагентам об оплате задолженности перед вами и принимать меры к тому, чтобы заработанные деньги ваш бизнес получил вовремя. Например, установить в договоре с клиентами размер неустойки за каждый день просрочки.
3. Вести электронный документооборот. Это необходимо, чтобы автоматизировать процессы обмена закрывающими документами, ускорить поступления оплат и вовремя обнаружить проблемы с ними.
4. Составлять графики платежей. Они должны быть комфортны и вам, и заказчикам (или подрядчикам). Графики платежей необходимо подписывать вместе с договором. Если вы решите предоставить клиенту отсрочку платежа, в первую очередь учтите ваши обязательства перед контрагентами и сотрудниками.
5. Брать предоплату с заказчика по максимуму. Нужно, чтобы ее хватило на доведение проекта до конца с учетом расходов по нему и непредвиденным рискам.
6. Разобраться с приоритетностью платежей. В одном случае оплату можно отложить без последствий, а в другом — нарваться на штраф, даже если просрочка составит один день. С этим тоже лучше определиться заранее.
7. Стимулировать клиентов к предоплате. Можно предлагать удобные условия при работе по предоплате — например, небольшую скидку на товар или бесплатную доставку.
8. Создать финансовую подушку. Для этого необходимо регулярно откладывать процент от прибыли.
9. Воспользоваться помощью консультантов. Возможно, эксперт со стороны поможет владельцу бизнеса с анализом финансовой ситуации и предложит эффективные решения.

Что делать, если кассовый разрыв уже возник

Главное правило — не паниковать и конструктивно реагировать. Рассказываем, как выйти из возникшего кассового разрыва и при этом не усугубить ситуацию еще больше.

• Откажитесь на время от необязательных трат или сократите их. Примеры: представительские расходы, бонусы для сотрудников, траты на корпоративные мероприятия.
• Отложите расходы, которые не являются первоочередными. Например, это покупка нового оборудования или повышение квалификации сотрудников. К этому можно вернуться после того, как финансовый баланс будет восстановлен.
• Обсудите проблему с контрагентами, сотрудниками — теми, перед кем сложилась задолженность. Это не очень приятное обсуждение, но пойти вам навстречу вполне могут.
• Закройте разрыв личными финансами как владелец бизнеса. Конечно, мерой этой не стоит злоупотреблять, но в безвыходных ситуациях можно ее применить.
• Обратитесь к внешнему финансированию, как к источнику покрытия кассового разрыва. Есть несколько вариантов взаимодействия с банком. О них ниже.
• • Кредитная линия — это кредитование по запросу клиента на необходимую ему сумму. Банк одобряет лимит на определенный срок. Клиент обращается к этим средствам в нужный ему момент в течение обозначенного банком срока. Он может взять их все сразу либо забирать со счета по частям. Проценты начисляются только на ту сумму, которой воспользовался клиент.
  • Овердрафт — это одна из форм кредитования, автоматическая. Банк устанавливает лимит кредитования по счету клиента. Даже если на нем заканчиваются средства, в рамках лимита его держатель может «уходить в минус». Проценты начисляются на потраченную сумму, а средства списываются со счета автоматически, когда на нем появляются собственные деньги клиента.
  • Факторинг — оплата поставки или услуги финансовым агентом в более ранний срок, чем тот, что указан в договоре. Чаще всего в качестве финансового агента выступает банк, и он берет за свои услуги комиссионное вознаграждение.

Кассовый разрыв — неприятное, но временное явление. Чтобы его преодолеть или — что гораздо выгоднее — не допустить, необходимо с холодной головой подойти к оценке финансовой ситуации, отказаться от импульсивных решений и максимально точно планировать все доходы и расходы.