Как малому бизнесу выиграть тендер на госзаказ

Зачем участвовать в тендерах

Пермская веб-студия Reactive существует 19 лет. В 2019 году компания заняла 11-е место в рейтинге разработчиков сайтов для органов власти и 32-е место в топе разработчиков для государственных корпораций. Как рассказывает коммерческий директор компании Вячеслав Кислицын, компания начала сотрудничество с госструктурами во время экономического кризиса 2014 года. Свой первый тендер команда выиграла в этом же году — она согласилась разработать туристический портал для Министерства физической культуры и спорта Пермского края. «Мы сделали его за полтора месяца, хотя по факту такой проект обычно реализуется полгода. Работали сверхурочно и в выходные дни, но пошли на это сознательно», — вспоминает Кислицын.

Сейчас доля государственных клиентов компании составляет 30 %. Кислицын уверяет, что благодаря госзаказам и внутренним резервам у команды получилось спасти бизнес в период пандемии: несмотря на потери в размере около 20 миллионов рублей, компания полностью сохранила штат и не задерживала зарплаты.

Московская компания WHD вышла на рынок производства медицинской одежды в 1992 году. Предприятие участвует в госзакупках на протяжении последних пяти лет. Согласно собственным подсчётам сотрудников, из нескольких сотен тендеров, в которых участвует WHD, производитель ежегодно побеждает в каждом седьмом.

Как уверяет основатель компании Борис Шмелькин, участие в госзакупках решает проблему узкого рынка в Москве и Московской области и помогает расширять географию его клиентов. Но при этом предприниматель сталкивается с высокой конкуренцией: на торгах с WHD соперничают 273 похожие фирмы. Регулярно побеждать в тендерах у компании получается благодаря тщательно проработанной документации к проекту. Доля государственных клиентов у WHD составляет 90 %.

Какие бывают тендеры

Государственные торги регулируются двумя законами: № 44-ФЗ и № 223-ФЗ. Основная разница между ними в том, что по первому закону заказчиками, как правило, выступают государственные бюджетные учреждения, а во втором случае закупки чаще всего совершают организации с государственной долей не менее 50 %, например ОАО «РЖД». Впрочем, государственные и муниципальные заказчики с внебюджетным финансированием также проводят торги по 223-ФЗ.

По мнению Умрихиной, № 44-ФЗ чётко регламентирует процедуру подачи заявки, отбор и исполнения обязательств, а № 223-ФЗ устанавливает более общие правила проведения торгов. «Я считаю, что на начальном этапе поставщикам лучше работать по № 44-ФЗ, потому что он задаёт конкретные требования по контракту и по ним легче понять, что нужно будет сделать», — говорит она.

Торги на электронных площадках идут в течение всего календарного года, но сезонный всплеск приходится на его конец. Тендеры на государственные заказы бывают нескольких видов.

Аукцион

Такие торги проводятся с игрой на понижение цены. Заказчик выставляет стартовую сумму, а участники тендера предлагают свою с изменением от 0,5 до 5 %. Это продолжается, пока одна из компаний не снизит стоимость контракта до отметки, ниже которой никто не захочет опускаться. По опыту Шмелькина, аукционы составляют 80 % всех тендеров.

Запрос котировок

В данном случае поставщик или подрядчик одновременно подаёт комплект документов на участие в тендере и предлагает начальную минимальную цену контракта (предельная стоимость по этой госзакупке), за которую готов выполнить контракт. Заказчик выбирает того, кто устраивает его по обоим пунктам.

Конкурс

На этих торгах заказчик оценивает участников по балльной системе: очки присуждаются за стоимость контракта, сроки выполнения обязательств, порядок оплаты, наличие специального оборудования, уровень квалификации компании, количество контрактов за последнее время и прочее.

Как участвовать в тендере

Поскольку торги проходят на онлайн-площадках, для участия в них предпринимателю потребуется получить электронную цифровую подпись, чтобы заверять документы. Далее владелец бизнеса должен зарегистрироваться на портале «Госуслуги» и в ЕИС. Когда информация о заявке поступит в единый реестр участников закупок (ЕРУЗ) и будет там же подтверждена, компания получит право бороться за контракт. Вот шаги, которые надо совершить, чтобы участвовать в торгах.

Обеспечьте участие в тендере

Каждый поставщик ещё до объявления итогов вносит определённую сумму, чтобы обеспечить заявку на участие в торгах. Таким образом заказчик страхует себя на случай, если вторая сторона не выполнит свои обязательства перед ним.

Предприниматель, который работает по № 44-ФЗ, переводит на спецсчёт (расчётный счёт для торгов) 0,5–1 % от начальной максимальной цены, если цена контракта составляет от одного миллиона до 20 миллионов рублей. Когда сумма превышает 20 миллионов рублей, участник вносит 0,5–5 %. В случае сделок по № 223-ФЗ бизнесмен отчисляет до 5 % от начальной максимальной цены контракта, если она превышает пять миллионов рублей. Участники торгов с суммой контракта до одного миллиона рублей освобождаются от уплаты денежного обеспечения. Те же, кто сделали взносы, до момента определения победителя пользоваться деньгами на счёте не могут. Если участник победил, но не подписал контракт, он теряет деньги.

Участвуйте в торгах

Торги проводятся в соответствии с теми сроками, которые назначает сам заказчик. К примеру, самый распространённый вид торгов — аукцион — объявляет о закупке минимум за десять дней до его начала. Его назначают на второй-третий день после окончания срока подачи заявок, и он может длиться до нескольких часов. О результатах становится известно спустя пару дней после проведения торгов. Далее контрагенты — заказчик и победитель тендера — подписывают договор на электронной торговой площадке.

Рекомендации новичкам

Начинающие компании могут обезопасить себя от провала на торгах, если грамотно подготовятся к тендеру и оценят его финансовую целесообразность. Ниже предприниматели, участвовавшие в госзакупках, советуют, как это сделать правильнее.

Правильно собранный пакет документов — залог успеха

Эксперт уверен, что предоставление документации, составленной с неточностями, — самая распространённая ошибка новых игроков в тендерах. Согласно его опыту, часто бывает так, что поставщик с самой низкой ценой не проходит этот этап, потому что не удовлетворяет заранее указанных требований заказчика.

С ним согласна Олеся Умрихина: участники торгов чаще всего проигрывают по формальным основаниям — неточное или неполное заполнение полей, опечатки и т. п. «К примеру, поставщик раскрывает своё название на первом этапе конкурса, когда это делать недопустимо, — первая часть таких торгов анонимная», — говорит она.

Для сбора документации эксперты советуют обращаться в компании, которые сопровождают размещение заявок заказчиков на площадках. По словам Умрихиной, такие организации лояльны к малому бизнесу — за помощь в подготовке к торгам берут минимальную фиксированную плату, а затем процент с выигранного тендера. Так, стоимость участия в пяти закупках начинается от 20 тысяч рублей, а комиссия за победу составляет от 0,5 до 1 % от размера тендера.

В команде Reactive есть специалист по тендерам, который занимается их мониторингом, отбором по срокам, требованиям, пулу документов и рентабельности проекта, а также подготовкой к торгам. Его месячная зарплата в компании составляет 45 тысяч рублей плюс НДС. По словам Кислицына, из всего количества отсеивается 80 % тендеров.

Рассчитывайте ресурсы

«На самом деле, выиграть тендер — не проблема, сложнее исполнить обязательства по контракту без штрафов», — говорит Умрихина. Чтобы всё прошло гладко, эксперт рекомендует бизнесменам оценивать экономическую целесообразность участия в торгах ещё на старте. Если начальная цена для заказа ниже предельной стоимости, за которую предприниматель готов взяться за работу, лучше не демпинговать и отказаться от участия в тендере. Владелец бизнеса может не рассчитать затраты для выполнения сделки, и, соответственно, её маржинальность. Для веб-студии Reactive оптимальная рентабельность контракта составляет 20 %. На старте Кислицын советует брать проекты с маржой не менее 5–10 %.

Начинающим предпринимателям следует трезво оценивать объём ресурсов и наличие необходимых навыков для выполнения сделок. По словам Кислицына, в государственных тендерах чаще всего не предусмотрен аванс, а деньги за выполнение заказа компания получает, к примеру, через шесть месяцев. Чтобы предотвратить кассовые разрывы, владельцу бизнеса стоит задуматься о том, как он будет справляться, — возможно, стоит заранее отложить деньги или воспользоваться кредитом или займами.

Компания Reactive не вносит личные средства для обеспечения заявки во всех торгах, а пользуется банковскими гарантиями — поручительством банка за исполнение условий контракта. «Мы можем потерять всю чистую прибыль, если будем вкладывать собственные деньги в участие в тендерах. Заказчики крупных конкурсов запрашивают обеспечение в размере до 30 % от суммы закупки. Таким образом, для тендера размером миллион рублей обеспечение составит 300 тысяч рублей. А банковская гарантия обойдётся нам всего в 15 тысяч», — объясняет Кислицын. Компания использует брокерские онлайн-площадки, где после заполнения формы можно получить предложения от банков.

Для неопытных игроков есть своя ниша

Шмелькин считает, что предприниматели зря не участвуют в тендерах из-за страха конкуренции с крупными игроками. «Мы участвуем в тендерах с более строгими требованиями. А начинающие компании могут войти в тендер с низкими требованиями заказчика и производством простой продукции», — объясняет он. Умрихина добавляет, что крупнейшие поставщики интересуются контрактами от 30 миллионов рублей.

Как отмечает Кислицын, на государственном рынке конкуренция ниже, чем на коммерческом. «В первом случае для IT-заказа выбирают между пятью-шестью подрядчиками, во втором — между семью-десятью. Но на госзаказах однозначно выше риски прогореть из-за сложности участия и выполнения обязательств», — делится он.

Отвергайте проблемные тендеры

Согласно опыту Шмелькина, в сегменте производства медицинской одежды количество фиктивных тендеров составляет около 20 %. Предприниматель советует внимательно изучать техническое задание, проверяя реалистичность требований. Например, невозможно сшить партию халатов за десять дней, ведь в среднем производственный цикл составляет один месяц. «В Москве недавно проходил тендер на пошив медицинских халатов из чистого шёлка, его цена почти в десять раз превышала цену стандартного изделия. Это условие, которое не получится выполнить», — говорит Шмелькин.

Как уверяет Умрихина, за нарушение обязательств контрагенту будут начислять пени, а также он рискует попасть в реестр недобросовестных поставщиков. Для участника тендера это не только отстранение от участия в торгах на несколько лет, но и сильный удар по репутации. «Риск нарушить обязательства возможен в том случае, когда для выполнения заказа начинающие компании привлекают сторонних подрядчиков. Если они, например, задержат поставку материала, то ответственность за нарушение сроков ляжет на основного исполнителя», — добавляет эксперт.

По её словам, начисление штрафов случается нередко. Чаще всего с этим сталкиваются поставщики, которые работают по № 44-ФЗ, потому что документ более детально регламентирует правила участия в торгах.