Начиная работать с закупками, предприниматели чаще всего ошибаются из-за невнимательности или по незнанию. Они рискуют потратить время, силы, а иногда и деньги впустую.
Собрали распространенные промахи новичков в закупках и советы, которые помогут снизить риски и меньше ошибаться.
Ошибка 1. Начинать работать с тендерами без нужных знаний
Разобраться в теме закупок можно самостоятельно. Главное — сделать это заранее, а не пытаться вникнуть в детали «в процессе». Нюансов много, и есть риск не учесть важные обстоятельства по ходу дела.
Отклонение заявок на участие в тендерах, невозможность обеспечить заявку, исполнение контракта или гарантийные обязательства, отказ подписывать контракт, нарушение условий контракта — все это чревато последствиями для бизнеса.
Что делать. Подробно изучить открытую информацию о закупках, например этот курс. Обратиться за консультацией к тендерным экспертам. Она бесплатна для клиентов СберБизнеса.
Ошибка 2. Искать закупки только на одной электронной площадке
На рынке тендеров проводятся закупки разного вида. Сведения о них могут размещаться на нескольких ресурсах — как государственных, так и коммерческих. Если искать закупки только на одной площадке, есть риск не узнать о других госзаказах и упустить подходящие.
На каких площадках и как искать закупки, рассказываем в модуле 3.
Что делать. «Используйте агрегаторы торгов. Это современные сервисы, которые созданы специально для автоматизации работы с тендерами, — советует эксперт СберБизнеса. — Такие решения позволяют не терять закупки.
Некоторые агрегаторы можно настроить так, чтобы они уведомляли бизнес о новых закупках удобным способом. Благодаря этому вы будете сразу узнавать о новых лотах. Это даст больше времени и возможностей для подготовки к подходящей закупке.
Функция оповещения есть, например, у модуля „Тендеры“, который собирает данные о закупках более чем с 1 200 площадок. Клиентам СберБизнеса модуль доступен бесплатно в рамках решения для управления продажами».
Ошибка 3. Не учитывать, что на подготовку к участию в торгах нужно время
Чтобы начать искать госзакупки, подавать заявки на участие в них и получать заказы, нужно предварительно сделать ряд шагов.
Для участия в гостендерах обязательна регистрация в ЕИС. Регистрация на портале и работа с ним невозможна без сертификата электронной подписи, подтвержденного профиля бизнеса на «Госуслугах», нужных программ и правильно настроенного компьютера.
Кроме того, торги проходят не на портале госзакупок, а на электронных торговых площадках. После регистрации в ЕИС участника автоматически аккредитуют на восьми основных федеральных ЭТП. На остальных нужно получать аккредитацию отдельно. Подробнее об этом рассказываем в модуле 2.
Что делать. Закладывать время на подготовку к участию в тендерах. Она может занять от двух дней до четырех недель. Чтобы ничего не забыть, удобно идти по чек-листу.
Ошибка 4. Читать закупочную документацию невнимательно
К извещениям о закупке заказчики прикладывают документы. В них подробно прописаны все требования как к оформлению заявки на участие в тендере, так и к товарам, способу их упаковки и поставки.
Задача потенциальных поставщиков — тщательно изучить все положения этих документов. Только так получится правильно подать заявку и понять, удастся ли в случае победы в тендере выполнить заказ.
Где и какую информацию о тендере смотреть, рассказываем в уроке 3.4.
Что делать. Изучить все сведения в извещении о закупке и все документы, которые заказчик прикрепил к нему. Оценить, получится ли выполнить требования заказчика.
Ошибка 5. Подать заявку с недочетами
К заявке нужно приложить полный комплект документов, которые запросил заказчик. При этом документы должны быть заполнены грамотно. Важно соблюсти требования по оформлению и проследить, чтобы в формах не было ошибок.
Заявку могут отклонить, например, из-за неверно указанной размерности в характеристиках товара, ошибок в словах.
О подаче заявок на участие в тендерах разного вида рассказываем в модуле 4.
Что делать. Заранее подготовить сертификаты и лицензии на продукцию, если они нужны. Четко следовать требованиям заказчика по заполнению документов и их перечню. Внимательно все проверить перед отправкой заявки.
Чтобы ничего не упустить, можно воспользоваться нашим чек-листом.
Ошибка 6. Не продумать заранее, как обеспечить заявку
В некоторых закупках требуется обеспечение заявки. Внести его участник тендера может как из своих средств — для этого они должны храниться на спецсчете для закупок, — так и с помощью банковской гарантии. Для начала стоит определиться со способом обеспечения.
Обеспечение «уходит» заказчику, когда участник тендера подает заявку. Поэтому роль играет наличие спецсчета для участия в госзакупках и достаточный объем средств на нем либо своевременное оформление гарантии и ее соответствие требованиям заказчика.
Если с обеспечением возникнут проблемы, заявку на участие в тендере отклонят.
Подробнее об обеспечении в закупках можно узнать из модуля 5.
Что делать. Если решено использовать собственные средства, надо заранее открыть спецсчет в банке и внести туда нужную сумму. Банковскую гарантию важно оформить к моменту подачи заявки в банке из перечня Минфина, например в Сбере, и приложить к другим документам.
Ошибка 7. Не учитывать часовой пояс заказчика
Можно участвовать в закупках, которые проводят заказчики из любого региона страны. При этом часовые пояса заказчика и бизнеса могут различаться.
В извещении о тендере обязательно указывается, по какому времени работает заказчик. По нему совершаются все действия: начинается и заканчивается прием заявок, стартуют торги в рамках аукциона, рассматриваются части заявок на участие в конкурсе.
Из-за разницы во времени можно лишиться возможности участвовать в тендере или возможности выиграть его.
Как проходят закупки разного вида, рассказываем в модуле 4.
Что делать. Обращать внимание на часовой пояс, указанный в сведениях о закупке. Если из-за разницы во времени неудобно участвовать в электронном аукционе в режиме онлайн, настроить аукционного робота.
Ошибка 8. Не посчитать заранее, выгодно ли выиграть тендер
В большинстве закупок побеждает тот, кто предложил товары или услуги по самой низкой цене. При этом для бизнеса главное — получить прибыль. В погоне за выигрышем можно подписать контракт, который принесет убыток.
Что делать. Оценить возможности бизнеса, просчитать, какую цену получится предложить, чтобы потом не работать в минус.
Ошибка 9. Надолго «заблокировать» деньги бизнеса
Заказчик может требовать от победителя торгов обеспечение исполнения контракта. При этом бывают контракты на полгода, год, а сумма обеспечения возвращается только после исполнения. На это время средства предприятия «зависают» на счету заказчика.
Подробнее об исполнении контракта рассказываем в модуле 7, о способах обеспечить его исполнение — в модуле 5.
Что делать. Оценить, удобно ли обеспечить исполнение контракта средствами бизнеса. Если не хочется надолго выводить требуемую сумму из оборота, есть вариант в качестве обеспечения предоставить банковскую гарантию. Оформить ее можно, например, в Сбере.
Ошибка 10. Нарушить сроки подписания и исполнения контракта
Победителю тендера важно вовремя подписать контракт, иначе возникнет риск попасть в реестр недобросовестных поставщиков с запретом на дальнейшее участие в закупках.
Кроме того, при исполнении контракта важно соблюдать все условия сделки, в том числе по срокам отгрузки товара или завершению работ. За просрочки на этом этапе также предусмотрены санкции со стороны заказчика.
О том, какие последствия могут быть, если нарушить сроки исполнения контракта, рассказываем в уроке 7.3.
Что делать. На этапе изучения информации о закупке оценить, получится ли у бизнеса выполнить обязательства в срок. Следить за тем, когда заказчик направит контракт. При необходимости заранее продумать логистику.
Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live