Приходный кассовый ордер: правила заполнения документа в 2024 году

Что такое приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) — это первичный документ, на основании которого осуществляется прием наличных денежных средств в кассу организации. Он может быть создан как в электронном, так и в бумажном виде.

ПКО обязаны оформлять все организации при поступлении наличных денег. Любой, даже минимальный, платеж должен быть отражен в этом документе.

«За отсутствие приходного кассового ордера организацию могут оштрафовать, — предупреждает Евгения. — Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета. За это предусмотрена налоговая и административная ответственность».

Нормативно-правовая база по ПКО:

1. ПКО — кассовый документ. Указание ЦБ от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами».
2. ИП могут не заполнять ПКО, если ведут налоговый учет в соответствии с законодательством РФ (п. 4. 1 Указания ЦБ от 11.03.2014 г. № 3210-У).
3. ПКО входит в Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
4. ПКО оформляется по унифицированной форме. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций».
5. ПКО должен быть утвержден руководителем организации. Информация Минфина № ПЗ-10/2012.
6. Срок хранения ПКО — 5 лет (ч. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 г. № 402⁠-⁠ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Для составления приходного кассового ордера используют унифицированную форму КО-1.

Скачать бланк КО-1 2024 в Word

Cкачать бланк КО-1 2024 в Excel

Когда нужно оформлять приходный кассовый ордер

ПКО оформляют каждый раз, когда деньги получены от:

• сотрудников организации (в том числе когда они возвращают непотраченные деньги);
• подразделений или филиалов организации;
• собственных магазинов и торговых точек (ПКО оформляется единым ордером на итоговую выручку за смену);
• учредителей (как взносы, материальная помощь в уставной капитал).

Внесенные в кассу наличные денежные средства далее удобно перевести на расчетный счет организации. Сегодня его можно открыть без посещения офиса банка. Услуга бесплатна и входит в комплекс банковских услуг расчетно-кассового обслуживания.

Бланк приходного кассового ордера 2024

ПКО состоит из двух частей:

• левая (основная) — сам ПКО,
• правая — квитанция к нему.

Левая часть остается в кассе предприятия, правая — у клиента, как подтверждение факта внесения денег. ПКО выписывают в одном экземпляре.

Графы ПКО:

• Наименование. Название и правовая форма предприятия: АО, ООО, ПАО.
• Структурное подразделение. Графу заполняют те предприятия, которые имеют отдельные филиалы, подразделения, торговые точки.
• Номер документа. Проставляется в хронологическом порядке. Каждый год нумерация начинается заново.
• Дата. Точная дата внесения наличных в кассу.
• Дебет и кредит. Счета бухгалтерского учета в соответствии с видом операции.
• Сумма — руб. коп. Цифрами указывается сумма прихода.
• Принято от. Ф. И. О. сотрудника или название организации, от которых получены деньги.
• Основание. Причина поступления наличных денег. Например, возврат, торговая выручка.
• Сумма. Принятые в кассу деньги указывают прописью, цифрами — только копейки. Если ПКО оформляется в бумажном виде, на оставшемся свободном месте ставят прочерк.
• В том числе. Пишется сумма НДС. Либо указывается «без НДС».
• Приложение. Название, реквизиты, номер и дата составления документов, прилагаемых к ПКО.
• Главный бухгалтер/получил кассир. Подписи ответственных лиц с расшифровкой.

По аналогии с основной частью заполняется правая квитанция. Данные слева и справа должны совпадать.

Как заполнять ПКО

ПКО заполняет главный бухгалтер, бухгалтер или лицо, на которое возложена обязанность по заполнению кассовых документов. Если в организации нет бухгалтера, то ПКО может заполнить и подписать директор или должностное лицо компании, с которым заключен договор о бухгалтерском обслуживании.

Согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, ПКО можно оформить:

• на бумажном носителе, заполнив от руки;
• в электронном виде с применением электронной подписи (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Если ПКО оформляется в электронном виде, то распечатывать документ не обязательно. Он направляется по электронной почте сотруднику или компании, от которых получены наличные.

«Вносить исправления можно только в ПКО в электронном виде до того, как документ подписан. Любые помарки, как в бумажном, так и в электронном ПКО, делают документ недействительным», — напоминает Евгения.

Примеры заполнения ПКО в разных ситуациях

Топ-7 частых вопросов о ПКО

1. Нужна ли печать на ПКО?
   
   Обязательно. На квитанции для этого есть специальное место, помеченное знаком «м. п». Нет оснований ставить оттиск так, чтобы он захватывал и поле самого ПКО. К тому же, если на квитанции будет только часть оттиска, это посчитают нарушением правил оформления документа.
2. Как вести учет ПКО?
   
   Учет всех ПКО ведется в кассовой книге предприятия по форме КО-4. Бумажную книгу ведет бухгалтер или руководитель. Правда, сейчас практически все предприятия перешли на электронный учет. Специальные бухгалтерские программы автоматически формируют книгу за каждый день.
   
   Еще для учета ПКО можно вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме КО-3. Однако это необязательно.
3. Сколько хранить приходные кассовые ордера?
   
   ПКО следует хранить не менее 5 лет с года, в котором они были составлены. Однако если по конкретному ПКО появились разногласия, то документ следует хранить до принятия окончательного решения по делу.
4. Форма ПКО стандартная для всех или можно разработать свою?
   
   Нет. Свой ПКО разрабатывать нельзя. Для всех компаний нужно применять приходный кассовый ордер по форме КО-1.
5. Нужно ли указывать в ПКО код целевого назначения?
   
   Если в организации не принята система кодирования, то в графе «Код целевого назначения» ставится прочерк.
6. Какой возможен штраф за отсутствие ПКО?
   
   Отсутствие или неправильное оформление первичных кассовых документов влечет за собой штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
   
   Если ПКО не оформлены в течение одного налогового периода, то штраф может составить 10 тыс. руб.
7. Что делать, если сумма вносимых денег не соответствует сумме в ПКО?
   
   Кассир предлагает вносителю довнести необходимую сумму или же возвращает часть денег. Если вноситель не может внести недостающую сумму, кассир обязан вернуть деньги, перечеркивает неправильный приходный ордер и отдает главному бухгалтеру, чтобы он переоформил ПКО на фактическую сумму.

Приходный кассовый ордер (ПКО) — это важный кассовый документ, которым должны сопровождаться любые поступления наличных денежных средств в организацию. Он является обязательным для организаций любой форм собственности. ИП могут его не оформлять. За отсутствие ПКО компаниям грозит штраф, поэтому даже небольшая поступившая сумма денег должна регистрироваться, а квитанция отправляться тому, кто внес средства.