Расходный кассовый ордер 2024: инструкция по заполнению

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) — это документ, который оформляется при выдаче наличных денег из кассы организации. Применяется при всех способах ведения бухучета — в специальных программах, вручную на ПК, в бумажных регистрах.

РКО обязаны применять все организации, за исключением банков, для которых действуют другие правила.

ИП на любой системе налогообложения вправе проводить кассовые операции в упрощенном порядке:

• не устанавливать лимит на остаток налички,
• не вести кассовую книгу,
• не оформлять РКО.

Только в том случае, если ИП хочет соблюсти кассовую дисциплину, он может оформлять расходник (п. 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но если не оформит, нарушением это не будет.

Когда нужно оформлять расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер оформляется во всех случаях, когда из кассы организации выдаются наличные, в том числе:

• заработная плата или материальная помощь сотрудникам,
• оплата контрагентам,
• компенсация расходов на суточные и командировочные,
• деньги под отчет на представительские расходы или на хозяйственные нужды,
• средства на личные нужды предпринимателя,
• сумма за возвращенные товары или неоказанные услуги,
• средства для зачисления на расчетный счет организации.

Возможны и другие ситуации, когда необходимо получить наличные из кассы. В данном случае цель не так важна. Главное — правильно заполнить документы и оформить выдачу наличных.

Бланк расходного кассового ордера

РКО оформляют строго по форме КО-2 — это единый унифицированный бланк. Форма документа установлена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Заполнение полей расходного кассового ордера

1. Организация. Название и правовая форма.
2. Код по ОКПО. Этот идентификатор выдает Росстат при регистрации компании. Если его нет, ставьте прочерк.
3. Структурное подразделение. Указывается, если есть.
4. Номер. Порядковый номер РКО
5. Дата составления. Точная дата выдачи денег. Заполнять ордер задним числом или заранее нельзя.
6. Корсчет, субсчет. Номер счета, на дебете которого будет отражена выдача наличных.
7. Код аналитического учета. Указывается, если в компании используют соответствующую систему.
8. Кредит. Номер счета, по кредиту которого производится выдача наличных.
9. Сумма. Вписывается цифрами, рубли и копейки разделяются запятой.
10. Код целевого назначения. Указывается, если выдаются деньги, поступившие в рамках целевого финансирования.
11. Выдать. Вписывается ФИО получателя денег.
12. Основание. Причина, по которой выдаются деньги.
13. Приложение. Перечень документов, связанных с расходом средств.

Скачать бланк КО-2 2024 в Word

Скачать бланк КО-2 2024 в Excel

Как заполнять РКО: инструкция

Расходный кассовый ордер можно оформить в бумажном и электронном виде. Бумажный документ оформляют в одном экземпляре. Он остается в бухгалтерии организации, выдающей деньги. Но сейчас бумажное оформление — редкий случай. Если в компании применяется электронный документооборот, то у всех сотрудников, подписывающих РКО, должны быть квалифицированные электронные подписи (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Кто заполняет РКО

Оформить документ может:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер;
• руководитель или лицо, которому переданы полномочия.

Если в компании не предусмотрены другие должности, то оформляет и подписывает документ руководитель.

Строку «Получил» заполняет непосредственно тот, кому выдают наличные деньги. Он указывает свои ФИО, в строке «Сумма» — всю сумму прописью (количество рублей с заглавной буквы, копейки — цифрами), проставляет дату и расписывается.

Кассир заполняет свои поля. Указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, по которому выдал деньги получателю, также ставит подпись.

Кто подписывает РКО

РКО подписывает лично руководитель, если не передал полномочия другому работнику, например главбуху. Тогда тот расписывается в документе дважды: за руководителя и за себя.

Внимание! Если РКО оформлен на основании документа, где уже есть подпись руководителя, он может не подписывать расходник.

Как вести учет РКО

Данные по всем РКО заносят в журнал приходных и расходных кассовых документов. Для него существует специальная форма — КО-3. Также эти сведения необходимо внести в кассовую книгу. Но ни журнал, ни книга не относятся к разряду документов.

Часто задаваемые вопросы про РКО

Нужна ли печать на РКО?

Согласно распоряжению ЦБ, на РКО не нужно ставить ни печать, ни штамп. Однако если печать или штамп поставлены, это не считается нарушением.

Сколько хранить расходные кассовые ордера?

Хранить расходники необходимо в течение пяти лет. Сокращать срок хранения нельзя, при необходимости можно продлить.

Будет ли штраф за отсутствие расходного ордера?

Расходный кассовый ордер — официальный документ, за грубое нарушение в работе с ним предусмотрены штрафы (ст. 120 НК РФ).

За правонарушения:

• в течение одного налогового периода — 10 тыс. руб.;
• в течение нескольких налоговых периодов — 30 тыс. руб.

Что будет, если неправильно оформить РКО?

Неправильное оформление документа считается нарушением. При заполнении нельзя допускать ошибки и вносить исправления. Если такое произошло, нужно уничтожить старый ордер и оформить новый. Штрафа за неверное оформление РКО нет. Однако документ с ошибками могут приравнять к отсутствующему.

Нужно ли оформлять РКО на выдачу заработной платы сотрудникам?

Зарплату выдают из кассы по расчетно-платежной ведомости. На ее основании составляют РКО. Если необходимо выдать деньги одному-двум сотрудникам, можно оформить только расходник и не использовать ведомость.

Таким образом, расходный кассовый ордер должны оформлять все организации при операциях с наличными деньгами — по строго определенной форме КО-2. Даже если выдается незначительная сумма, наличие документа обязательно: его отсутствие чревато штрафами до 30 тыс. руб. РКО заполняется в одном экземпляре — в бумажном или электронном виде и хранится пять лет.