Расходный кассовый ордер 2026: инструкция по заполнению
Касса организации — не карман предпринимателя. Любые операции, связанные с наличными, четко регламентированы. Даже небольшая сумма, временно взятая на личные нужды, подтверждается расходным кассовым ордером, или расходником. Рассказываем, что это за документ, когда необходим и как его правильно заполнять, чтобы избежать штрафа.
Расходный кассовый ордер 2026: инструкция по заполнению
Касса организации — не карман предпринимателя. Любые операции, связанные с наличными, четко регламентированы. Даже небольшая сумма, временно взятая на личные нужды, подтверждается расходным кассовым ордером, или расходником. Рассказываем, что это за документ, когда необходим и как его правильно заполнять, чтобы избежать штрафа.
Что такое расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер (РКО) — это документ, который оформляется при выдаче наличных денег из кассы организации. Применяется при всех способах ведения бухучета — в специальных программах, вручную на ПК, в бумажных регистрах.
РКО обязаны применять все организации, за исключением банков, для которых действуют другие правила.
ИП на любой системе налогообложения вправе проводить кассовые операции в упрощенном порядке:
Только в том случае, если ИП хочет соблюсти кассовую дисциплину, он может оформлять расходник (п. 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но если не оформит, нарушением это не будет.
Когда нужно оформлять расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер оформляется во всех случаях, когда из кассы организации выдаются наличные, в том числе:
Возможны и другие ситуации, когда необходимо получить наличные из кассы. В данном случае цель не так важна. Главное — правильно заполнить документы и оформить выдачу наличных.
Бланк расходного кассового ордера
РКО оформляют строго по форме КО-2 — это единый унифицированный бланк. Форма документа установлена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
Заполнение полей расходного кассового ордера
Скачать бланк КО-2 2026 в Word
Как заполнять РКО: инструкция
Расходный кассовый ордер можно оформить в бумажном и электронном виде. Бумажный документ оформляют в одном экземпляре. Он остается в бухгалтерии организации, выдающей деньги. Но сейчас бумажное оформление — редкий случай. Если в компании применяется электронный документооборот, то у всех сотрудников, подписывающих РКО, должны быть квалифицированные электронные подписи (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Кто заполняет РКО
Оформить документ может:
Если в компании не предусмотрены другие должности, то оформляет и подписывает документ руководитель.
Строку «Получил» заполняет непосредственно тот, кому выдают наличные деньги. Он указывает свои ФИО, в строке «Сумма» — всю сумму прописью (количество рублей с заглавной буквы, копейки — цифрами), проставляет дату и расписывается.
Кассир заполняет свои поля. Указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, по которому выдал деньги получателю, также ставит подпись.
Кто подписывает РКО
РКО подписывает лично руководитель, если не передал полномочия другому работнику, например главбуху. Тогда тот расписывается в документе дважды: за руководителя и за себя.
Внимание! Если РКО оформлен на основании документа, где уже есть подпись руководителя, он может не подписывать расходник.
Пример:
ИП Иванов И. И. получил от сотрудника заявление с просьбой выдать 5 тыс. руб. на канцелярские расходы. Руководитель поставил визу на заявлении, значит, РКО может подписать только кассир.
Как вести учет РКО
Данные по всем РКО заносят в журнал приходных и расходных кассовых документов. Для него существует специальная форма — КО-3. Также эти сведения необходимо внести в кассовую книгу. Но ни журнал, ни книга не относятся к разряду документов.
Часто задаваемые вопросы про РКО
Согласно распоряжению ЦБ, на РКО не нужно ставить ни печать, ни штамп. Однако если печать или штамп поставлены, это не считается нарушением.
Хранить расходники необходимо в течение пяти лет. Сокращать срок хранения нельзя, при необходимости можно продлить.
Расходный кассовый ордер — официальный документ, за грубое нарушение в работе с ним предусмотрены штрафы (ст. 120 НК РФ).
За правонарушения:
Неправильное оформление документа считается нарушением. При заполнении нельзя допускать ошибки и вносить исправления. Если такое произошло, нужно уничтожить старый ордер и оформить новый. Штрафа за неверное оформление РКО нет. Однако документ с ошибками могут приравнять к отсутствующему.
Зарплату выдают из кассы по расчетно-платежной ведомости. На ее основании составляют РКО. Если необходимо выдать деньги одному-двум сотрудникам, можно оформить только расходник и не использовать ведомость.
Таким образом, расходный кассовый ордер должны оформлять все организации при операциях с наличными деньгами — по строго определенной форме КО-2. Даже если выдается незначительная сумма, наличие документа обязательно: его отсутствие чревато штрафами до 30 тыс. руб. РКО заполняется в одном экземпляре — в бумажном или электронном виде и хранится пять лет.
Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live