Кто пользуется картой

Я занимаюсь производством и продажей еды с 2013 года — тогда появился мой первый проект «Дашины пирожки». Это выпечка для частных и корпоративных заказов, а также салаты и сэндвичи для перекуса. Весной этого года добавились заготовки «Банч» — тушёнка, соусы и гарниры для быстрой еды дома, а летом мы запустили кафе «Овсянки».

Бизнес-карту я оформила вскоре после того, как в 2016 году открыла расчётный счёт ИП в Сбере. С тех пор карта всегда лежит в цехе. Ответственный сотрудник знает ПИН-код и может в любой момент ею воспользоваться, а мне приходят мгновенные уведомления на телефон. Я занимаюсь управлением и почти никогда не пользуюсь картой сама, только слежу, чтобы деньги не заканчивались на счету.

За что мы платим бизнес-картой

Для «Дашиных пирожков» и «Банча» используется один цех и одно сырьё. Если купили лопатку говядины, она идёт в салат, в начинку для пирожков и в тушёнку. Всё сырьё мы покупаем оптом. Но бывает, поставщик что-то не привёз — тогда сотрудник отправляется в магазин, например за розмарином для клюквенного соуса. Бизнес-карта выручает: нужную вещь можно купить в любой момент. Деньги списываются с расчётного счёта, операции отражаются в интернет-банке — я использую УСН 15%, и мне важно учитывать расходы для налоговой.

Доступ к бизнес-карте есть у сотрудника. А вот доступ к расчётному счёту — только у меня. Поэтому у нас нет проблемы, если надо что-то оплатить со счёта, а я не могу быстро скинуть денег на покупку, — сотрудник идёт и оплачивает бизнес-картой.

Наши основные расходы — овощи, помидоры, мясо для «Банча». Но бывают и разовые траты. Вот заказали кастрюлю в онлайн-магазине — и нам её везут. Некоторым магазинам достаточно прислать проведённую платёжку, а некоторые должны сначала увидеть деньги в своём банке — и только на следующий день отгрузят товар. Поэтому мы часто выбираем опцию оплаты бизнес-картой при получении: приезжает курьер с терминалом, и сотрудник расплачивается на месте. Это похоже на клиентский опыт физлица — и ускоряет процессы.

Заодно не плачу комиссию за исполнение платёжных поручений. У меня в Сбере пакет услуг «Набирая обороты»: часть платежей бесплатно, дальше комиссия за платёж. Если платишь бизнес-картой, комиссии нет.

Ещё мы используем бизнес-карту для офисных расходов. К примеру, закончилась бумага и нужно сгонять в «Комус». Это бизнес-трата, и использование карты оправдано.

На карте написано название компании, но у продавцов ни разу не возникало вопроса, может ли сотрудник ею платить. Тем более большинство платежей — бесконтактные, и карту никто не видит, кроме сотрудника.

Как мы проводим платежи по бизнес-картам

Бухгалтер на удалёнке делает мне годовые отчёты или напоминает о налоговых платежах, но не оплачивает наши счета. Когда контрагент нам выставляет счёт, я сама его оплачиваю и высылаю подтверждение. После бухгалтер смотрит выписку в интернет-банке: в ней платежи по бизнес-карте выглядят так же, как другие операции по счёту, поэтому сложностей не возникает.

В феврале и марте нам не хватало наличных, и мы несколько раз снимали деньги с бизнес-карты. Комиссия при снятии была довольно высокой, зато мы быстро получали наличные. Каждый раз я просила ответственного сотрудника сохранять чеки и квитанции за покупки, сделанные на снятые с карты деньги, — по ним бухгалтер подтверждала расходы для налоговой.

Привязки

Карту можно привязывать к электронным сервисам, но следить, чтобы ею не воспользовались не по назначению. В «Овсянках» мы однажды привязали бизнес-карту к Яндекс.Такси, чтобы ночью отправить шеф-повара домой. Управляющий забыл отвязать карту — а через несколько недель мне пришло уведомление, что другой сотрудник пытался оплатить такси с корпоративного счёта. Карту после этого отвязали.

Правда, привязать можно не ко всем сервисам. Мы пробовали расплатиться бизнес-картой за формы для пирогов в Ozon, но магазин одобрил только единоразовый платёж.

Почему я не устанавливаю лимиты

У меня нет необходимости в лимитах по бизнес-карте. Ответственный сотрудник использует её для внезапных покупок скорее в исключительных случаях. Шеф-повар в этих вопросах подкована и понимает, что салат айсберг в магазине стоит втрое дороже, чем у поставщика, — и не разрешает бегать в магазин без повода. Остальные закупки согласованы со мной.

В первый месяц после запуска кафе «Овсянки» было тяжело просчитать спрос из-за отсутствия статистики. Вот пришли на второй день гости — и c утра заказывали только гуакамоле. У нас стало заканчиваться авокадо. Мы могли либо остановить подачу блюда — либо сбегать в магазин, купить авокадо втридорога, но подавать именно гуакамоле. Для ресторана важно не только оставаться в себестоимости, но и давать клиентам то, что они хотят, чтобы они возвращались. Мы выбрали второй вариант. После нескольких подобных случаев затраты выросли: в августе в «Овсянках» мы потратили по бизнес-карте 30 000 рублей. В начале сентября я сказала сотрудникам: давайте посмотрим, куда уходят деньги, — вместо этого я могла бы установить лимит. Но что делать, если лимит исчерпан, а в кафе нет, допустим, яиц? Мы подаём завтраки целый день, и некоторые продукты нужны всегда. Поэтому мы всё посчитали, ужаснулись — и стали лучше просчитывать спрос и заказывать больше продуктов у поставщиков. В сентябре количество расходов по карте на внезапные покупки сократилось до 5 000 рублей.

Лимиты по бизнес-картам повышают безопасность и позволяют контролировать персонал. Но чтобы избежать лишних трат, сотрудники должны уметь экономить — и этот вопрос лучше всего решать, общаясь с ними.