Эксперт:

Что такое ЕГАИС и зачем она нужна

ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система. Она создана государством для контроля оборота алкогольной продукции и выявления контрафакта.

Участниками системы являются производители алкоголя, оптовые поставщики, розничные продавцы, заведения общепита. Исключения из этого правила указаны в п. 2.1 ст. 8 Федерального закона № 171-ФЗ.

Под контроль ЕГАИС попадает этиловый спирт, алкогольная и спиртосодержащая пищевая продукция (в том числе пиво, пивные напитки, сидр, пуаре, медовуха), а также спиртосодержащая непищевая продукция с содержанием этилового спирта более 25% объема готовой продукции.

С 1 января 2026 года для заведений общепита отменили обязанность подавать декларации об объемах розничной продажи алкогольной продукции при оказании услуг общественного питания. При этом требования по фиксации оборота алкоголя в ЕГАИС и правила учета остаются.

Изменились и правила лицензирования розничной продажи алкоголя и разрешений для общепита — теперь документы принимаются только в электронном виде, а срок рассмотрения сокращен до 15 рабочих дней.

Чем ЕГАИС отличается от системы «Честный знак»

ЕГАИС и «Честный знак» — это две разные информационные системы контроля и учета продукции.

ЕГАИС подробно отслеживает путь каждой бутылки алкоголя крепостью свыше 7% по ее федеральной специальной марке, а также каждую партию слабоалкогольных напитков.

Учет движения слабого алкоголя в ЕГАИС ведется партиями через товарно-транспортные накладные (ТТН). Поштучно слабый алкоголь не маркируют в силу дороговизны процесса. Однако государство нашло выход для контроля движения каждой бутылки, банки и кеги такого алкоголя: вместо ФСМ единица товара маркируется кодом DataMatriх. Подробный учет слабоалкогольной продукции ведется в системе «Честный знак».

Участники ЕГАИС

Подключаться к ЕГАИС обязаны четыре группы участников алкогольного рынка:

• производители и импортеры,
• оптовики,
• розничные магазины,
• общепит.

Производители и импортеры

• Сообщают в ЕГАИС, сколько произвели или ввезли алкоголя. Для этого регистрируют продукцию в системе и получают на нее соответствующие коды.
• При отправке товара добавляют сведения о федеральных специальных марках или акцизных марках в товарно-транспортные накладные. ТТН (1) затем также отправляют в ЕГАИС и дистрибьютору.

Оптовые поставщики (дистрибьюторы)

• Вносят данные о закупке и продаже алкогольной продукции в систему ЕГАИС.
• При поступлении к ним сверяют ФСМ на бутылках со сведениями из ТТН (1), сформированной производителем или импортером. Принимают или отклоняют накладную.
• При отгрузке продукции также формируют свою ТТН (2), передают документ в ЕГАИС и следующему звену — рознице или общепиту.

Розничные магазины и общепит

• Получают из ЕГАИС сформированную поставщиком ТТН (2) и сверяют с ней фактически поступившую продукцию, обрабатывают накладную.
• Фиксируют в системе перемещение и реализацию алкоголя, списывая через онлайн-кассу марки при продаже продукции.

Регистрация в ЕГАИС

Пошагово разберем, как подключить ЕГАИС к ПК.

1. Регистрация кодов ОКВЭД

Бизнес обязан передать сведения о своей деятельности в ФНС. Для этого нужно зарегистрировать соответствующие коды ОКВЭД.

Для розницы:

• 47.25.1 — розничная торговля алкогольными напитками, включая пиво, в специализированных магазинах;
• 47.25.11 — продажа алкогольных напитков, кроме пива;
• 47.25.12 — розничная торговля пивом.

Для общепита:

• 56.30 — изготовление и продажа напитков в заведении;
• 47.25 — розничная продажа алкогольных напитков;
• 47.11 — розничная торговля в неспециализированных магазинах с преобладанием продовольственного ассортимента (если есть совмещение с продажей продуктов питания).

2. Получение КЭП и запись ее на защищенный USB-носитель

КЭП (квалифицированную электронную подпись) руководители компаний и индивидуальные предприниматели могут бесплатно получить двумя способами:

1. В налоговой инспекции (в операционном зале любого регионального подразделения ведомства — их перечень приведен на сайте ФНС).
2. У доверенного лица ФНС (в их числе — Сбербанк, ВТБ, Т-Банк, полный перечень также приведен на сайте ведомства).

А вот на сотрудников организаций и ИП КЭП оформляется уже платно — в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры РФ.

Подпись должна храниться на защищенном USB-носителе JaCarta или «Рутокен ЭЦП 2.0» (также продаются в аккредитованных Минцифры центрах).

3. Авторизация в личном кабинете ЕГАИС

Для этого нужна не только КЭП, но и операционная система Windows XP или выше на ПК или ноутбуке, а также браузер Internet Explorer или Microsoft Edge с эмуляцией Internet Explorer.

Вставьте флешку с КЭП в устройство и запустите программу для активации ключа (ее выдают в удостоверяющих центрах). Следуйте инструкции на экране. Флешку с ключом не вынимайте до конца активации.

Зайдите на сайт ЕГАИС через нужный браузер. В верхнем правом углу сайта — вход в личный кабинет. При входе в него система проверит соответствие оборудования и ключа для работы с ней. После установки программного компонента на мониторе отобразится кнопка «Перейти в личный кабинет». Чтобы войти в него, вам понадобится USB-носитель с электронной подписью. Вставьте его в компьютер и введите ПИН-код, выданный в удостоверяющем центре. После этих действий на мониторе отобразится сертификат электронной подписи.

4. Генерация RSA-ключа для защищенного соединения с сервером ЕГАИС

RSA-ключ — это сертификат для защищенного соединения компьютера с сервером ЕГАИС. Он формируется на сайте ЕГАИС. Если у бизнеса несколько точек реализации алкогольной продукции или КПП, то получать RSA-ключ нужно на каждую. Кликните по сертификату ЭП, выберите строчку «Получить ключ доступа» и нажмите кнопку «Оформить ключ». После этого RSA-ключ будет записан на защищенный USB-носитель с КЭП.

5. Установка УТМ (универсального транспортного модуля)

УТМ — это приложение, передающее на сервер Росалкогольрегулирования сведения о движении алкогольной продукции (ее продаже и закупках). Модуль скачивается при регистрации в личном кабинете на сайте информационной системы.

Для установки модуля выберите пункт «Транспортный модуль» в выпадающем меню, скачайте подходящий для вашей операционной системы установщик и запустите на устройстве.

6. Интеграция УТМ с вашей товароучетной системой

УТМ не имеет пользовательского интерфейса, поэтому он интегрируется с той товароучетной системой, которой пользуется ваш бизнес. Как правило, во всех таких системах имеется блок ЕГАИС с подсказками — следуйте им, чтобы корректно внести в систему сведения о вашей организации или ИП и произвести интеграцию УТМ.

7. Подключение кассовой программы

К ней есть два основных требования: совместимость с ЕГАИС и поддержка обмена данными с УТМ.

С полной инструкцией по работе с ЕГАИС можно ознакомиться по ссылке.

Как работать с крепким алкоголем

Мы уже упоминали, что ЕГАИС требует учета каждой бутылки крепкого алкоголя по ФСМ. Для приемки и продажи нужно подключиться к ЕГАИС и приобрести оборудование для сканирования марок: двумерный сканер (2D-сканер) и онлайн-кассу с ОФД, подключенную к ЕГАИС.

Приемка алкоголя

1. Получите ТТН из системы.
2. Проверьте ФСМ (акцизные марки), просканировав код с каждой бутылки.
3. Подтвердите ТТН, если нет расхождений; есть они есть, оформите акт о расхождении.

Продажа для розницы

1. Кассир через онлайн-кассу добавляет бутылку в чек.
2. Сканирует ФСМ (акцизную марку).
3. Данные автоматически передаются в ЕГАИС.
4. Продукция списывается.

Порционный учет алкоголя в общепите

При продаже порции крепкого алкоголя или бутылки сведения вносятся в ЕГАИС через УТМ после сканирования акцизной марки. Система списывает объем бутылки с баланса.

А вот если алкоголь применяли в коктейле или составе блюда, списывать миллилитры нужно с причиной «Использовано для приготовления коктейлей». Для этого необходимо оформить акт списания с указанной ранее причиной, отсканировать марку, указав объем в мл. После — отправить данные в ЕГАИС, которая спишет пустую бутылку, обновив фактический остаток.

Как фиксировать продажу пива и пивных напитков в 2026 году

В эту категорию, помимо пива, входят сидр, медовуха, пуаре и другие напитки на основе пива. Учет ведется не побутылочно, а по партиям закупки. По ним в ЕГАИС передается сам факт закупки партии товара у поставщика, а также декларация об оборотах, то есть продаже (раз в квартал).

При реализации пива и слабоалкогольных напитков в рознице на розлив в систему нужно передавать сведения о факте вскрытия тары — когда откупорили бутылку или распечатали новую кегу. Внести данные необходимо не позднее следующего дня после вскрытия.

Розница:

• фиксирует в ЕГАИС сам факт закупки партии товара у поставщика,
• продает алкоголь через онлайн-кассу с обязательным сканированием кода маркировки,
• с 1 апреля 2026 года не обязана направлять в ЕГАИС отдельные заявки о списании (с основанием «Реализация») по пиву, сидру, пуаре и медовухе, так как данные о продаже автоматически поступают из системы маркировки «Честный знак»,
• ежеквартально сдает декларацию об оборотах, то есть продаже алкоголя,
• ведет журнал розничных продаж.

Общепит:

• отчитывается в систему о закупке,
• списания оформляет в ЕГАИС с причиной «Реализация» только по крепкому алкоголю и другим видам, кроме пива и слабоалкогольных напитков (по которым списание с основанием «Реализация» отменено с 1 апреля 2026 года),
• ведет журнал розничных продаж.

Списание в ЕГАИС

Как списать в ЕГАИС пиво и алкоголь в случае боя, кражи, порчи? Такая возможность предусмотрена системой, если в учете произошли отклонения по причине убытка, порчи, кражи, пересортицы, повреждения ФСМ или акцизной марки на бутылке. В ЕГАИС нужно внести данные о списании бутылок по причине «Порча/Недостача».

Штрафы за нарушения работы в ЕГАИС

За продажу алкоголя без передачи информации в систему грозят штрафы и конфискация продукции, поскольку ее оборот в таком случае будет незаконным.

Административная ответственность за нарушение учета оборота алкогольной продукции в ЕГАИС и (или) неподключение к системе прописана в ст. 14.19 КоАП РФ.

• Штрафы для ИП и должностных лиц организаций — от 10 тыс. до 15 тыс. руб.
• Штрафы для организаций — от 150 тыс. до 200 тыс. руб.

Если после получения штрафа ИП или юрлицо продолжит игнорировать установленные законодательством требования, контролирующий орган — Федеральная служба по контролю за алкогольным и табачным рынками — может через суд лишить его лицензии.

Кроме того, за незаконное производство и (или) оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции предусмотрена уголовная ответственность (ст. 171.3 УК РФ).

Часто задаваемые вопросы по работе в ЕГАИС