Урок 5. Документы и отчетность для плательщиков НДС на УСН
Как работать с УПД, выставлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж. Как заполнять декларацию по НДС и когда ее сдавать. Бонус: шаблоны документов и образцы их заполнения.
Внимание! С 1 января 2026 года применяется новая форма счета-фактуры, книги покупок и книги
продаж, рекомендованные Письмом ФНС России от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@. Рекомендованные формы счета-фактуры, книги покупок и книги продаж применяются до вступления в силу проекта постановления Правительства Российской Федерации «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137».
С 1 октября 2027 года формы учетных документов по НДС: счета-фактуры, книги покупок и продаж, журналы учета — станет утверждать ФНС. А значит, это будет происходить быстрее.
Содержание
Универсальный передаточный документ — УПД
Кому нужен. Компаниям и ИП на любой системе налогообложения при продаже товаров или оказании услуг. Он подтверждает, что товары отгружены и получены или что услуги выполнены.
Зачем нужен. На основании УПД продавец учитывает стоимость проданных товаров, оказанных услуг в доходах, а покупатель — затраты на них и сумму перечисленного продавцу НДС.
УПД со статусом «1» заменяет два документа:
УПД можно заполнять только в качестве накладной или акта. Тогда в документе указывают статус «2». Но в этом случае покупатель не может принять НДС к вычету.
С 2026 года при электронном документообороте между поставщиком и заказчиком УПД обязателен. Если документы на бумаге, допустимо оформлять счет-фактуру в комплекте с товарной накладной или актом выполненных работ вместо УПД.
Счет-фактура
Кому нужен. Поставщикам и покупателям товаров, работ, платящим НДС.
Зачем нужен. Счет-фактуру в бумажном виде обычно готовят вместе с товарной накладной или актом выполненных работ. При получении аванса выставляется только счет-фактура. На основании него заказчик принимает НДС к зачету.
Срок выставления счета-фактуры — 5 календарных дней с момента отгрузки или получения аванса.
С 2026 года вместо счета-фактуры и накладной или акта обязательно оформлять УПД, если между контрагентами предусмотрен электронный документооборот.
По общим правилам поставщик, который не платит НДС, счет-фактуру не заполняет. Но если он все-таки это сделал и направил покупателю счет-фактуру или УПД с выделенной суммой налога на добавленную стоимость — по ошибке или по просьбе заказчика, — то обязан отчислить по такой сделке НДС.
Что изменилось в форме с 2026 года. В обновленном бланке появился для заполнения новый реквизит 5б «К счету-фактуре (счетам-фактурам), выставленному (выставленным) при получении оплаты, частичной оплаты или иных платежей в счет предстоящих поставок...». Здесь необходимо указать реквизиты счета-фактуры, который был выставлен раньше при получении авансов за предстоящие поставки.
ИП-поставщики теперь должны указывать ОГРНИП и дату его присвоения в счете-фактуре при его подписании.
Отдельно ФНС уточняет: если новых реквизитов нет или они не будут заполнены, это не будет считаться ошибкой. По такому счету-фактуре налогоплательщик сможет принять НДС в зачет.
Задайте вопрос по НДС бухгалтеру-ментору
Записаться на бесплатную консультацию ➔
Предложение ограниченно
Товарная накладная
Кому нужна. Поставщикам и покупателям товаров или материалов.
Зачем нужна. Накладная подтверждает факт отгрузки и получения материальных ценностей. На основании накладной поставщик может списать товары со своего учета, а покупатель — обосновать расходы на эти товары для налогообложения. В комплекте со счетом-фактурой товарная накладная — обоснование того, что покупатель принимает НДС к вычету.
С 2026 года вместо товарной накладной и счета-фактуры нужно оформлять УПД при электронном документообороте.
Журнал учета счетов-фактур
Кому нужен. Компаниям и ИП, которые выставляют от своего имени «транзитные» счета-фактуры или универсальные передаточные документы.
В числе этих компаний и ИП:
При этом неважно, является лицо, выставляющее «транзитный» счет-фактуру или УПД, плательщиком НДС или нет.
Важно!
«Транзитные» счета-фактуры выставляют посредники — те, кто в своем учете этот «оборот» НДС не учитывают, то есть сами не могут его принять к вычету и платить тоже не обязаны.
При этом по «транзитным» счетам-фактурам поставщик должен заплатить НДС в бюджет, а покупатель — принять НДС в зачет. Отсюда обязанность посредников регистрировать такие счета-фактуры в журнале.
Зачем нужен. В журнале регистрируются все «транзитные» счета-фактуры или УПД со статусом «1», что для заказчика подтверждает право на вычет НДС при оплате товара или работы, а для посредника — соблюдение требований Налогового кодекса по выставлению счетов-фактур и УПД.
Схема такая:
Журнал необходимо представлять в ФНС ежеквартально, до 20-го числа месяца, следующего за кварталом.
Журнал можно вести в электронном или бумажном виде, но сдавать только электронно.
Внимание!
В Налоговом кодексе не прописан штраф за несдачу журнала. Однако в рамках встречной проверки контрагентов — плательщиков НДС инспекция может запросить у посредников сведения. Если их не представить или сделать это с просрочкой, можно получить штраф 10 тыс. руб.
Книга покупок
Кому нужна. Компаниям и ИП — покупателям, которые платят НДС по ставкам 10 и 22% и имеют право принять к вычету входящий НДС. Организациям и ИП на УСН, которые освобождены от этого налога, книгу покупок вести не надо. Налогоплательщики на УСН, применяющие ставки НДС 5 и 7%, отражают в книге покупок вычет по НДС с полученных авансов.
Зачем нужна. Для регистрации счетов-фактур или универсальных передаточных документов по приобретенным товарам либо услугам, полученным авансам. И не только по приобретенным.
На основании книги покупок сумму входящего налога на добавленную стоимость можно принять к вычету. Еще на основании данных из этой книги заполняется раздел 8 декларации по НДС.
Что изменилось в форме с 2026 года. Добавлена новая графа 7а «Номер и дата счета-фактуры, при отгрузке в счет ранее полученной оплаты (частичной оплаты)». Ее надо заполнять, когда в книге покупок регистрируется оформленный раньше авансовый счет-фактура, чтобы заявить вычет по НДС после отгрузки.
Для ИП также дополнительно нужно указывать номер записи и дату регистрации ОГРНИП.
Книга продаж
Кому нужна. Компаниям и ИП — продавцам, которые выступают плательщиками НДС, независимо от размера и вида налоговой ставки.
Зачем нужна. На основании данных книги продаж заполняется раздел 9 декларации по НДС. В книге продаж фиксируют все счета-фактуры или УПД на поставку либо на получение аванса, а также на суммы восстановленного НДС.
Если бизнес что-то продает в розницу физлицам, которые в принципе не платят НДС, например десерты в кондитерской, то ему необязательно выдавать каждому покупателю счет-фактуру.
Достаточно в конце месяца или квартала составить сводный документ (бухгалтерскую справку или расчет) с суммарными показателями за период. На основании этого документа и будет заполняться книга продаж.
Что изменилось в форме в 2026 году. Добавлены новые графы в связи с введением ставки 22% и дополнительная графа для отражения реквизитов авансовых счетов-фактур. Показатели по ставкам 20% и 18% объединены в одну графу.
Образец заполнения книги продаж
Ирина Созончук,
бизнес-ментор с 30-летним опытом, эксперт в сфере финансового и управленческого консалтинга:
Даже небольшому бизнесу лучше автоматизировать учет НДС через специальную систему, например 1С, Saby (раньше — СБИС) или Контур. При заполнении книг покупок и продаж вручную высок риск ошибок. Кроме того, с 2026 года планируется переход на обязательный ЭДО для всех плательщиков НДС.
Декларация по НДС
Кому нужна. Компаниям и ИП на УСН, которые платят НДС. При освобождении от НДС заполнять и сдавать декларацию не нужно.
Внимание!
С 1 квартала 2026 года вводится новая форма отчета. При этом изменения носят скорее технический характер и связаны с новым размером ставки НДС.
Зачем нужна. Чтобы отчитаться по НДС и указать размер входящего налога и налога к уплате.
В большинстве случаев компании на УСН сдают в составе отчетности:
Остальные части нужно заполнять, только если были соответствующие операции. Например, раздел 2 декларации сдают, когда компания или ИП перечисляет НДС за иностранного поставщика, который не зарегистрирован как налогоплательщик в РФ.
При необходимости сдают нулевую отчетность. В этом случае заполняют только титульный лист и раздел 1.
Внимание!
Отчетность по НДС представляется только электронно, для этого требуется электронная подпись. Оформить ее можно, например, в Сбере. На данный момент также нет возможности сдать декларацию по НДС через личный кабинет налогоплательщика, поэтому нужно подписать договор с оператором электронного документооборота.
Срок сдачи декларации по НДС
Шаблон декларации по НДС в 2025 году
Образец заполнения декларации по НДС
Пока актуальная форма декларации не утверждена и находится в процессе разработки.
Ирина Созончук,
бизнес-ментор с 30-летним опытом, эксперт в сфере финансового и управленческого консалтинга:
Главная проблема предпринимателей — не столько объем отчетности, сколько ее формализм. Декларация по НДС и книги покупок и продаж «видны» налоговой в режиме онлайн благодаря АСК НДС-2. Это значит, что любые расхождения сразу же станут основанием для требования пояснений.
Рекомендация: формируйте регламенты по документообороту внутри компании. Даже небольшой бизнес должен иметь чек-лист по работе с НДС: что собирать, кто проверяет, куда подавать. Это экономит время и нервы в случае камеральных проверок.
Чтобы ничего не забывать в работе с НДС, можно пользоваться нашим чек-листом.
На то, чтобы разобраться с документами и отчетами по НДС, а потом правильно их оформлять и сдавать без просрочек, нужно время. Можно разобраться во всем самостоятельно по нашим инструкциям или доверить учет специалисту. Для этого необязательно нанимать сотрудника в штат, подойдет и бухгалтер на аутсорсе.
Больше материалов по теме «Курсы»
Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live