В работе с самозанятыми есть особенности. Компаниям и ИП нужно правильно ее организовать. Зачем это делать и как это связано с НДС, рассказываем в уроке.

Компании на УСН с доходом больше 20 млн руб. в год должны платить НДС с 1 января с 2026-го. На автоматизированной «упрощенке» НДС отчислять не нужно, а годовой лимит по доходу на ней — 60 млн руб. Как следствие, этот режим консультанты стали рекомендовать предпринимателям, которые хотят эффективнее платить налоги.

Однако есть важные условия для работы на АУСН. Среди них — ограничение по числу сотрудников, их должно быть не больше пяти. В это число входят работники в штате, внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ. Самозанятые в средней численности работников не учитываются.

Если бизнес соответствует требованиям АУСН, на эту систему можно перейти и так получить освобождение от НДС до конца 2027 года. В этот срок завершится эксперимент по применению автоматизированной «упрощенки».

Кому подойдет автоматизированная УСН, подробно разбираем в уроке 7. Здесь говорим о том, как правильно работать с самозанятыми и почему «превратить» часть людей из штата в плательщиков НПД и продолжить с ними сотрудничать — сомнительная идея.

Особенности сотрудничества с самозанятыми

Компании и ИП могут работать с самозанятыми как с подрядчиками. За них не нужно отчислять в бюджет подоходный налог и страховые взносы. Это экономит бизнесу деньги.

Однако есть риск, что трудовая инспекция переквалифицирует договор с самозанятым в трудовой. Если это произойдет, работодатель — юрлицо или ИП — будет обязан обеспечить работнику все гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом:

• оплачиваемый отпуск,
• компенсации,
• страховые отчисления со всех выплат.

Закон запрещает самозанятому наниматься к работодателю, с которым он раньше работал по трудовому договору, если с момента увольнения не прошло два года. При этом человек со статусом самозанятого может работать по ТК в другой компании.

За что можно получить штраф

При неправильной организации работы с самозанятыми компания может получить штрафы по таким основаниям:

1. Нарушение трудового законодательства. Юрлицу грозит штраф до 50 тыс. руб. в первый раз и до 70 тыс. руб. во второй раз, если будет доказано, что отношения с сотрудником по факту трудовые.
2. Неуплата НДФЛ и страховых взносов. Компания заплатит 20% от суммы НДФЛ и 40% от суммы страховых взносов, которые не перечислила в бюджет. Также будут доначислены пени.
3. Неуплата взносов на травматизм в Соцфонд. Работодатель заплатит 40% от суммы неуплаченных взносов и пени.

Кроме того, если самозанятый не предоставит чек, заказчик не сможет отнести эти выплаты в расходы и уменьшить налоговую базу по НДФЛ (для ИП на ОСНО), налогу на прибыль и УСН-налогу по ставке «Доходы минус расходы». Как следствие, по этим налогам возникнет риск получить штраф от ФНС за недоимку, а также пени.

Заказчик может подстраховаться на случай, если не уверен, что получит чек от исполнителя-самозанятого, с помощью специальных сервисов. Например, такой сервис доступен заказчикам — клиентам Сбера, которые переводят средства исполнителям на карты банка.

Важно, чтобы исполнитель был зарегистрирован в сервисе «Самозанятость».

Нужно учесть: если договор с самозанятым признают трудовым, работник получит все гарантии по ТК РФ «задним числом». Он сможет требовать от работодателя компенсации и доплаты за неиспользованный отпуск, работу в выходные и сверхурочно за все время действия контракта.

Как ведомства проверяют условия работы с самозанятыми

Заказчиков не проверяют вслепую. Для мониторинга трудовая инспекция и ФНС используют риск-ориентированный подход. Это значит, что в первую очередь проверяют юрлиц и ИП, в работе которых есть признаки нарушений трудового и налогового законодательства. Чем больше таких признаков в деятельности, тем выше вероятность проверок.

Основные признаки подмены трудовых отношений:

• одинаковые суммы выплат каждый месяц;
• выплаты два раза в месяц;
• самозанятые физлица — бывшие штатные сотрудники компании;
• у самозанятого только один заказчик, с которым он работает долго.

У Минтруда есть дополнительные критерии для оценки рисков нарушений в работе с самозанятыми:

1. Бизнес заключил договоры на выполнение работ с 35 самозанятыми и больше.
2. Средняя продолжительность работы с плательщиками НПД — больше трех месяцев.
3. Выплаты самозанятому составляют от 35 тыс. руб. в месяц, а 75% дохода ему поступает от одной компании.

Ведомства собирают такую информацию:

1. Сведения об операциях по расчетному счету. Их передают банки.
2. Данные о сумме полученных доходов и заказчиках — из приложения «Мой налог», через которое самозанятые физлица ведут расчеты с бюджетом и формируют чеки. То есть проверять могут как работодателей, так и самозанятых.
3. Сведения о прошлых трудовых отношениях бизнеса и исполнителя-самозанятого. Данные о работниках ИП и компаний содержатся в отчетах о персонифицированных сведениях, которые работодатели обязательно подают в ФНС и Соцфонд.

Эти данные поступают в единую аналитическую систему, которая автоматически выявляет признаки нарушений.

Обычно, когда ФНС и трудовая инспекция находят признаки незаконной работы с самозанятыми, сначала вызывают работодателя для дачи пояснений и только потом назначают проверку.

Если ведомства запрашивают пояснения, им нужно представить:

• пояснительную записку;
• договоры ГПХ;
• допсоглашения — при наличии;
• выписки с расчетного счета на выплату вознаграждений самозанятым;
• чеки;
• акты выполненных работ.

Полный список документов, которые требуются для предварительной проверки, инспектор указывает в уведомлении о вызове.

По итогам предварительного мониторинга может быть назначена документарная проверка. В этом случае инспекторы проведут экспертизу всей рабочей документации:

• документов по охране труда,
• должностных инструкций,
• положений о премировании,
• табелей учета рабочего времени.

Если выяснится, что, например, самозанятый исполнитель обязан подчиняться правилам внутреннего распорядка, а заказчик ведет учет времени его работы, это будет одним из оснований признать отношения трудовыми.

Проверке подлежит и переписка по электронной почте или в мессенджерах между заказчиком и исполнителями.

Как бизнесу правильно работать с самозанятыми

Контролировать работу с самозанятыми нужно на каждом этапе сотрудничества. Ниже — шаги, которые позволят снизить риски в работе с плательщиками НПД.

Шаг 1. Прежде чем подписывать договор с самозанятым, надо убедиться, что он зарегистрирован в ФНС как плательщик налога на профдоход. Это можно сделать через онлайн-сервис ФНС по ИНН физлица.

Шаг 2. Грамотно составить договор. Важно проверить, чтобы в нем не было положений, которые подразумевают трудовые отношения.

Когда договор подряда может быть переквалифицирован в трудовой:

1. Самозанятые выполняют не конкретные работы, а именно трудовую функцию, например регулярно охраняют предприятие, доставляют грузы, чинят офисную технику.
2. В договоре не указан конкретный объем работ или конечный результат. Предмет договора — процесс выполнения обязанностей.
3. В договоре прописана оплата труда раз в месяц в одни и те же числа и есть определенная сумма.
4. Выплаты производятся за фактически отработанное время, а не за результат работы.
5. Вознаграждение регулярно выплачивается одновременно сразу нескольким или всем самозанятым.
6. Самозанятый подчиняется внутреннему трудовому распорядку заказчика и выполняет его распоряжения, а заказчик имеет право это контролировать.
7. На самозанятого распространяется система штрафов.
8. В работе самозанятый использует материалы, инструменты и оборудование заказчика, а тот обеспечивает самозанятому все необходимые условия труда на своей территории.

Подготовили образец договора ГПХ с самозанятым. Его можно скачать.

Шаг 3. В процессе работы следить, чтобы самозанятые не фигурировали во внутренних документах, которые обычно оформляются для штатных сотрудников.

К таким документам можно отнести:

1. Журналы выхода сотрудников на работу. Например, некоторые работодатели требуют от фрилансеров находиться на рабочем месте в определенное время, контролируют их местоположение и часы работы с помощью специальных сервисов.
2. Соглашения о возмещении материальной ответственности исполнителем.
3. Ведомости передачи сотруднику инструментов, техники и программного обеспечения для работы.
4. График отпусков.
5. Ведомости выдачи из кассы или перевода на карту денег в подотчет.
6. Приказы о направлении в командировку, выплате премий, выходе на работу в выходной.

Шаг 4. В платежном поручении указывать в назначении платежа конкретный результат работы, а не период.

Приведем два варианта формулировок:

1. Корректная — «Оплата по договору № 145/017 от 14 января 2026 года за разработку контент-стратегии на февраль 2026 года».
2. Может привлечь внимание инспекции — «Оплата контент-маркетологу по договору с 1 по 28 февраля 2026 года».

Шаг 5. Все закрывающие документы (акты выполненных работ, чеки) оформлять правильно:

• в актах выполненных работ, как и в назначении платежа, следует перечислить конкретные результаты работы;
• в чеке от самозанятого должна быть корректная информация о договоре, по которому производится расчет, и наименование работ.

Таким образом, самозанятые могут быть полезны бизнесу в решении ситуативных задач или в работе над отдельными проектами. На постоянную работу лучше взять сотрудников в штат и учитывать численность команды при выборе налогового режима.