Меньше совещаний — выше продуктивность: научный подход к сокращению встреч в переговорной

Среднестатистический офисный сотрудник проводит более 85% рабочего времени на собраниях. Плохая новость в том, что это негативно сказывается на ментальном и физическом здоровье.

Так какое количество встреч — оптимальное? Это выясняла группа учёных из бизнес-школ Henley, NEOMA, Aston и Newcastle. Они опросили представителей 76 компаний, в которых обходятся без совещаний 1–5 дней в неделю. 47% из них ввели два дня без рабочих встреч в неделю, 35% — 3 дня, 11% — четыре, а остальные 7% полностью отказались от совещаний.

Как показал опрос, при сокращении рабочих встреч на 40%, до двух дней в неделю, общая производительность выросла на 71%, а риск стресса снизился на 57%. Сотрудники при этом чувствуют себя более уверенными и автономными, а на смену общим собраниям пришли встречи один на один с руководителем и новые инструменты управления проектами.

Однако не торопитесь отказываться от совещаний полностью. По данным того же исследования, все эти преимущества начинают сходить на нет, когда количество встреч сокращается на 60%. А если они вообще пропадают из рабочего расписания, вовлечённость сотрудников стремительно падает. Поэтому, считают учёные, лучше работать без совещаний 2–3 в неделю.

Как безболезненно сократить число встреч и как правильно вести совещании

Соберите обратную связь. Подготовку лучше начать с обсуждения инициативы сотрудникам, выслушайте все за и против и предложите им действительно вескую причину для введения новой политики. Например, объясните, как сокращение количества встреч освободит рабочее время, которое можно посвятить работе над проектом. Когда сроки поджимают, это особенно важно.

Поощряйте неформальность. Исследование показало, что неформальное общение в рабочих чатах вместо сухой переписки закрывает 87% рабочих вопросов и в целом делает коммуникацию внутри компании более приятной. Поэтому мемы, обсуждение нерабочих тем и стикеры в мессенджерах пойдут на пользу. Сотрудники перестанут воспринимать работу как параллельную вселенную и начнут активнее проявлять себя.

Следуйте плану. Сокращение количества совещаний — новый способ сотрудничества, у которого тоже есть правила. Да, встречи станут реже, но у них должна оставаться чёткая повестка и ожидаемый результат. Поощряйте сотрудников, если они отменяют встречу, которая не несёт практической пользы.

На совещаниях попробуйте распределить роли между коллегами: кто-то следит за временем, чтобы не заострять внимание на определённом проблеме слишком долго, другой ведет протокол и готовит краткое саммари по итогам. После каждой встречи делайте рассылку участникам с чётким резюме: какие цели определи, какие важные вопросы обсудили, какие задачи и кому предстоит решить. Так вы избежите повторного обсуждения.

Что ещё почитать:

• Думскроллинг — навязчивая идея искать и читать негативные новости, даже если они расстраивают и деморализуют. Как с этим бороться, рассказываем в статье.
• 70% людей сталкиваются с синдромом самозванца — когда кажется, что успех достигнут незаслуженно. О том, как справиться с этим состоянием, читайте здесь.
• Предприниматели принимают множество решений и несут ответственность за других, а на перезагрузку часто нет времени. Это чревато профессиональным выгоранием. Что это и как его не допустить, читайте тут.