Эксперт:

Делегирование задач, полномочий и ответственности позволяет руководителям освобождать время для сложных проектов, создает мотивацию для сотрудников и повышает вовлеченность команды. Если владелец салона красоты передаст часть обязанностей администратору, он сможет заняться расширением сети или созданием франшизы, а работники — попробовать себя в новой роли, расширить знания и навыки.

Основные ошибки делегирования

1. Экономия на квалифицированных специалистах

Попытки сэкономить деньги, приглашая на работу неопытных сотрудников вместо высококвалифицированных специалистов, приводят к снижению качества работы и увеличению затрат на исправление ошибок. Например, вы наняли парикмахера, который работал только в салонах красоты экономкласса. Он может хорошо стричь, но не будет знать, как общаться с премиум-клиентами, а в итоге пострадает репутация вашего заведения.

2. Работа за сотрудников

Некоторые руководители пытаются сами вникнуть во все задачи, чтобы проконтролировать качество работы подчиненных, и в итоге тратят массу времени на выполнение рутинной работы. Если решено делегировать — то делегировать нужно смело. Конечно, сначала можно контролировать ход выполнения задачи, но когда видно, что сотрудник справляется с возложенными на него обязанностями — смысла в микроменеджменте нет.

К примеру, у вас небольшая автомастерская. Вы поручили одному из подчиненных наладить контакты с крупным производителем автозапчастей. Поначалу вы проверяете каждый шаг сотрудника — связался ли он с представителем компании, получил ли каталог продукции, правильно ли ведет переговоры. Когда вы видите, что подчиненный все делает правильно — нужно просто дать ему свободу действий.

3. Неправильный выбор исполнителей

Чтобы действительно сэкономить время и не переделывать за подчиненным неверно выполненную задачу, внимательно выберете подходящего для нее сотрудника. Оцените его силы и возможности, а также график работы, чтобы подчиненный успевал выполнять возлагаемые на него обязанности. Нет смысла поручать секретарю отвечать на телефонные звонки клиентов, если он не знает все особенности работы с продажами и недостаточно хорошо знаком с продуктом компании.

4. Бессистемное делегирование

Если передавать задачи без четкого плана и понимания, какие именно обязанности кто из подчиненных должен выполнять, это приведет к хаосу в работе коллектива. Не нужно делегировать все и сразу. Обстоятельно объясните сотруднику, что именно он должен делать. Например, уезжая на деловую встречу, не надо поручать сотруднику отвечать на все звонки. Они могут быть личного характера, от клиентов, партнеров и представителей госорганов. Иначе подчиненный может просто запаниковать и не знать, что нужно ответить в том или ином случае.

5. Отсутствие обучения

Не бросайте сотрудника с новой незнакомой ему задачей: с таким подходом вы останетесь в ситуации «лучше сделаю сам» и будете недовольны результатом. Имеет смысл потратить время на обучение и разъяснения и убедиться, что работник правильно понял, что от него требуется. Например, если вы поручаете одному из менеджеров контролировать остальных, расскажите, на какие метрики вы опираетесь, как различаются KPI для сотрудников и формируется план на месяц.

6. Отсутствие сроков выполнения задачи

Элементарная, но очень частая ошибка: «как можно быстрее» или «в ближайшие дни» по-разному трактуется руководителем и подчиненным. Обязательно нужны определенная дата и время. К примеру, вы поручили подчиненному заказать канцтовары для офиса, но не обозначили, как быстро это необходимо сделать. В итоге сотрудник может отложить задачу на пару дней, а вы останетесь без бумаги и ручек на ближайшем собрании.

7. Неустановленные этапы контроля на пути выполнения задачи

Сотрудник может не понимать, когда ему нужно отчитываться перед вами. Представим, что вы отправили менеджера на выставку и поручили пообщаться с представителями других компаний, оставить свою визитку и собрать контакты потенциальных заказчиков. Воодушевленный сотрудник принес несколько контактов предпринимателей, готовых заключить сделку с вашей компанией, но вы понимаете, что половина из них не подходит. Если бы вы изначально объяснили, когда менеджеру нужно сообщить о том, какие компании представлены на выставке, сбор контактов был бы более эффективным.

Вы можете выбрать одну из схем работы:

• действовать и отчитываться в обычном порядке;
• действовать и сразу отчитываться;
• получать одобрение, а затем действовать;
• ждать указаний от начальника.

8. Делегирование родственникам и знакомым

Может показаться, что важные задачи лучше передавать своим родственникам, знакомым или друзьям, даже если они не обладают необходимыми навыками и опытом. Но это может привести к низкому качеству выполнения работы и конфликтам внутри коллектива, а то и к краху бизнеса. Даже если у вашего папы тоже был магазин продуктов, с того момента могло пройти много лет, условия ведения бизнеса и требования к нему изменились. Возлагая на близких определенные задачи, будете готовы к самым разным последствиям — вплоть до конфликтов, которые происходят в семье из-за работы.

9. Нарушенная обратная связь от руководителя

Загруженные предприниматели часто забывают похвалить команду за хорошо выполненную работу — это приводит к демотивации и даже выгоранию ценных сотрудников. Еще хуже, если руководитель не нашел время для того, чтобы обозначить недочеты. В таком случае подчиненный остается уверен, что отлично справляется, а значит, будет дальше повторять эти ошибки.

К примеру, вы поручили сотруднику знакомить новичков с работой офиса: показать, где что находится, и рассказать, кто из коллег чем занимается. Но при этом не указали, что с новичком нужно провести инструктаж по технике безопасности — сотрудник его не проведет, а компанию могут оштрафовать.

10. Отказ от продвижения лояльных сотрудников

Лояльные сотрудники — ценный ресурс для любой компании. Они готовы работать сверхурочно, брать на себя дополнительные обязанности и помогать в решении сложных задач. Важно поощрять их карьерный рост и предоставлять возможности для профессионального развития. Чтобы не обидеть остальных сотрудников, действуйте аккуратно: постарайтесь пояснить, что цените в работниках и какие бонусы может получить каждый, кто будет эффективно работать. Например, у вас турагентство и один из сотрудников работает гораздо лучше остальных: он перевыполняет KPI и набрал пул постоянных клиентов, которые бронируют путевки только у него. Сотрудник просит о прибавке к зарплате. Если вы не пойдете ему навстречу, то можете лишиться ценного кадра, который уведет за собой клиентов и может подпортить репутацию компании.

Инструкция по делегированию

1. Определите, какую задачу вы хотите делегировать, не дробите ее, поручите выполнить ее одному сотруднику от начала до конца. Не давайте одну и ту же задачу нескольким работникам для «подстраховки», иначе вы демотивируете команду и потратите впустую трудовые ресурсы. Помните, что задачи должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени.
2. Выберите подходящего исполнителя, обсудите с ним все детали, объясните, что важнее — дедлайн или качество работы. Предоставьте ресурсы, необходимые для выполнения задачи (например, материалы или инструменты). Объясните работнику его полномочия и зону ответственности.
3. Дайте подчиненному возможность самостоятельно решать проблемы, но при этом отслеживайте ход исполнения задачи в целом. Если возникают проблемы или задержки, помогите исполнителю справиться с ними.
4. После завершения задачи оцените результат и поблагодарите исполнителя за проделанную работу.