В работе с самозанятыми есть особенности. Компаниям и ИП нужно правильно ее организовать. Зачем это делать и как это связано с НДС, рассказываем в уроке.
Компании на УСН с доходом больше 20 млн руб. в год должны платить НДС с 1 января с 2026-го. На автоматизированной «упрощенке» НДС отчислять не нужно, а годовой лимит по доходу на ней — 60 млн руб. Как следствие, этот режим консультанты стали рекомендовать предпринимателям, которые хотят эффективнее платить налоги.
Однако есть важные условия для работы на АУСН. Среди них — ограничение по числу сотрудников, их должно быть не больше пяти. В это число входят работники в штате, внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ. Самозанятые в средней численности работников не учитываются.
Если бизнес соответствует требованиям АУСН, на эту систему можно перейти и так получить освобождение от НДС до конца 2027 года. В этот срок завершится эксперимент по применению автоматизированной «упрощенки».
Важно! Если бизнес не может применять АУСН, потому что в команде больше пяти человек, попытка сократить ее, а часть функций передать самозанятым чревата рисками.
Кому подойдет автоматизированная УСН, подробно разбираем в уроке 7. Здесь говорим о том, как правильно работать с самозанятыми и почему «превратить» часть людей из штата в плательщиков НПД и продолжить с ними сотрудничать — сомнительная идея.
Компании и ИП могут работать с самозанятыми как с подрядчиками. За них не нужно отчислять в бюджет подоходный налог и страховые взносы. Это экономит бизнесу деньги.
Однако есть риск, что трудовая инспекция переквалифицирует договор с самозанятым в трудовой. Если это произойдет, работодатель — юрлицо или ИП — будет обязан обеспечить работнику все гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом:
Закон запрещает самозанятому наниматься к работодателю, с которым он раньше работал по трудовому договору, если с момента увольнения не прошло два года. При этом человек со статусом самозанятого может работать по ТК в другой компании.
Рассмотрим примеры.
Первый. Менеджер отдела продаж работает по трудовому договору в организации, которая шьет детскую одежду. Параллельно менеджер закончил курсы веб-дизайна. Он может законно остаться на своей должности в отделе продаж и одновременно оформлять сайты другим фирмам как самозанятый.
Второй. Бухгалтер уволилась из строительной организации. Через четыре месяца она заключила договор с этой же компанией на бухгалтерское сопровождение в качестве самозанятой на аутсорсе. Это нарушение.
При неправильной организации работы с самозанятыми компания может получить штрафы по таким основаниям:
Кроме того, если самозанятый не предоставит чек, заказчик не сможет отнести эти выплаты в расходы и уменьшить налоговую базу по НДФЛ (для ИП на ОСНО), налогу на прибыль и УСН-налогу по ставке «Доходы минус расходы». Как следствие, по этим налогам возникнет риск получить штраф от ФНС за недоимку, а также пени.
Заказчик может подстраховаться на случай, если не уверен, что получит чек от исполнителя-самозанятого, с помощью специальных сервисов. Например, такой сервис доступен заказчикам — клиентам Сбера, которые переводят средства исполнителям на карты банка.
Важно, чтобы исполнитель был зарегистрирован в сервисе «Самозанятость».
Нужно учесть: если договор с самозанятым признают трудовым, работник получит все гарантии по ТК РФ «задним числом». Он сможет требовать от работодателя компенсации и доплаты за неиспользованный отпуск, работу в выходные и сверхурочно за все время действия контракта.
Пример
Логистическая компания работает с самозанятым диспетчером год. За это время она выплатила самозанятому 715 200 руб. В ходе проверки договоров контракт с диспетчером был признан трудовым. Значит, организация должна отправить сотрудника в оплачиваемый отпуск или заплатить ему компенсацию 56 956 руб.
Заказчиков не проверяют вслепую. Для мониторинга трудовая инспекция и ФНС используют риск-ориентированный подход. Это значит, что в первую очередь проверяют юрлиц и ИП, в работе которых есть признаки нарушений трудового и налогового законодательства. Чем больше таких признаков в деятельности, тем выше вероятность проверок.
Основные признаки подмены трудовых отношений:
У Минтруда есть дополнительные критерии для оценки рисков нарушений в работе с самозанятыми:
Ведомства собирают такую информацию:
Эти данные поступают в единую аналитическую систему, которая автоматически выявляет признаки нарушений.
Внимание! Сам работник тоже может отправить жалобу на ИП или компанию. Сейчас это доступно удаленно, через онлайн-приемную трудовой инспекции.
Обычно, когда ФНС и трудовая инспекция находят признаки незаконной работы с самозанятыми, сначала вызывают работодателя для дачи пояснений и только потом назначают проверку.
Если ведомства запрашивают пояснения, им нужно представить:
Полный список документов, которые требуются для предварительной проверки, инспектор указывает в уведомлении о вызове.
По итогам предварительного мониторинга может быть назначена документарная проверка. В этом случае инспекторы проведут экспертизу всей рабочей документации:
Если выяснится, что, например, самозанятый исполнитель обязан подчиняться правилам внутреннего распорядка, а заказчик ведет учет времени его работы, это будет одним из оснований признать отношения трудовыми.
Проверке подлежит и переписка по электронной почте или в мессенджерах между заказчиком и исполнителями.
Контролировать работу с самозанятыми нужно на каждом этапе сотрудничества. Ниже — шаги, которые позволят снизить риски в работе с плательщиками НПД.
Шаг 1. Прежде чем подписывать договор с самозанятым, надо убедиться, что он зарегистрирован в ФНС как плательщик налога на профдоход. Это можно сделать через онлайн-сервис ФНС по ИНН физлица.
Совет. Если исполнитель-физлицо не зарегистрирован в качестве самозанятого, можно предложить ему это сделать через приложение «Мой налог» или специальный банковский сервис, например через «Самозанятость» в СберБанк Онлайн.
Шаг 2. Грамотно составить договор. Важно проверить, чтобы в нем не было положений, которые подразумевают трудовые отношения.
Когда договор подряда может быть переквалифицирован в трудовой:
Подготовили образец договора ГПХ с самозанятым. Его можно скачать.
Шаг 3. В процессе работы следить, чтобы самозанятые не фигурировали во внутренних документах, которые обычно оформляются для штатных сотрудников.
К таким документам можно отнести:
Шаг 4. В платежном поручении указывать в назначении платежа конкретный результат работы, а не период.
Приведем два варианта формулировок:
Шаг 5. Все закрывающие документы (акты выполненных работ, чеки) оформлять правильно:
Внимание! Если самозанятый отказывается выдавать чек или пропал после получения оплаты, нужно написать жалобу в ФНС. Обращение можно направить онлайн через портал налоговой, выбрав свой регион.
Таким образом, самозанятые могут быть полезны бизнесу в решении ситуативных задач или в работе над отдельными проектами. На постоянную работу лучше взять сотрудников в штат и учитывать численность команды при выборе налогового режима.
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live