Контроль рабочего времени

Зачем и как контролировать

Контроль рабочего времени сотрудника позволяет понять:

• сколько времени он реально затрачивает на выполнение одной задачи, увидеть его эффективность;
• адекватно оценить трудозатраты по каждому бизнес-процессу, сравнить план/факт;
• понять, нужно ли еще брать сотрудников в отдел или компанию в целом.

Ключевые моменты, которые нужно держать на контроле:

• время начала и окончания рабочего дня, перерывы;
• сроки выполнения задач;
• промежуточные итоги по задачам.

Как это делать, если сотрудники удаленные и офисные:

• сотрудник в офисе в учетной программе может отмечать, что пришел/ушел с работы, на обед и прочее;
• сотрудников на удаленке легко отслеживать через вход на корпоративный портал, в почту, CRM- или ERP-систему.

Максимальный контроль

Какие меры можно принять: установить систему мониторинга и оценки эффективности работы сотрудников за ПК и смартфонами, например программу «Инсайдер». Это необходимо сделать как на корпоративную, так и на персональную технику, если сотрудник работает дома со своего компьютера или гаджета.

Это обеспечивает тотальный контроль за работой сотрудника, если его трудовая деятельность в основном связана с ПК. Например, контролировать таким образом действия сотрудника склада или продавца в магазине будет сложнее, так как работа смешанная, не только за компьютером.

Чем плох тотальный контроль: он меняет подход персонала к работе, убивает мотивацию и побуждает сотрудника чаще переключаться на личные гаджеты.

Кроме того, эксперт подчеркивает, что заставить сотрудника установить систему мониторинга на персональный компьютер или гаджет вряд ли получится. Это вторжение в личное пространство. А программы слежения на корпоративной технике будут вынуждать персонал чаще отвлекаться на свои гаджеты, чтобы ответить на личные сообщения, которые не должен видеть работодатель.

Оптимальный контроль

Каких мер достаточно:

• фиксация начала и завершения рабочего дня офисных сотрудников;
• отслеживание активности в электронной почте и базе данных удаленных сотрудников;
• управление эффективностью персонала через установление сроков выполнения задач.

Что они обеспечат:

• понимание уровня включенности сотрудника в работу в течение дня;
• возможность построить адекватную систему мотивации персонала;
• объективную оценку труда персонала, расчет зарплат и бонусов.

Контроль соблюдения требований безопасности, включая информационную

Зачем и как контролировать

Проверка при найме сотрудника:

• оценить профили в социальных сетях в РФ;
• какого рода контент постит кандидат, какой эмоциональный посыл у его сообщений;
• какие политические и иные взгляды транслирует, на какие паблики и группы подписан.

Контроль в процессе работы:

• система мониторинга и оценки эффективности работы сотрудников за ПК и смартфонами позволяет отслеживать, на какие сайты заходит сотрудник, какими социальными сетям пользуется;
• антивирусные программы помогут исключить ситуации, при которых сотрудник случайно откроет письмо с вредоносной программой, скачает файл или документ с вирусом с неизвестного сайта.

Ключевые точки, которые нужно держать на контроле:

• посещение сайтов;
• использование социальных сетей;
• объем скачанной информации, использование видеохостингов YouTube, RuTube.

Как контролировать удаленных и офисных сотрудников:

• на компьютеры офисных сотрудников можно установить системы мониторинга, антивирус и блокировки на использование социальных сетей и других ресурсов;
• удаленным сотрудникам — сделать доступ к облачному сервису с ограниченными правами доступа и блокировкой возможности случайно скачать вирус.

Максимальный контроль:

• блокировка всех интернет-ресурсов, не имеющих отношения к непосредственной работе;
• ограничение интернет-трафика для офисных работников, чтобы не загружались даже небольшие видеоролики;
• отслеживание в ручном режиме, кто из сотрудников сидит в социальных сетях в рабочее время.

Впрочем, единого мнения насчет целесообразности закрытия всего доступа в интернет нет. «Мы не блокируем доступы к интернет-ресурсам. В ограничения такого рода не верю. Если человек достигает целей, которые перед ним стоят, то пусть хоть весь YouTube пересмотрит. Если не достигает системно, то мы просто с ним будем прощаться», — делится своим подходом предприниматель, владелец франшизных точек «Додо Пицца» и Warpoint Артур Миракян.

Оптимальный контроль:

• система мониторинга для корпоративных компьютеров;
• ограниченный доступ к базам данных компании;
• контроль активности корпоративных компьютеров;
• контроль активности при работе в облачных сервисах, CRM-системе, электронной почте.

Финансовый контроль

Зачем и как контролировать

Что нужно контролировать:

отдел продаж:

• объем продаж по выручке;
• прибыльность продаж;

бухгалтерия:

• сдача отчетности в срок;
• управленческий учет (рентабельность бизнеса, капитализация, чистая прибыль);

логистика, склад, АХО:

• цена закупки материальных средств;
• выбор оптимального поставщика.

Что можно применить:

• для отдела продаж — P&L-отчет (PnL — от Profit and loss statement, доходы и расходы), отчет продаж по сегментам;
• бухгалтерию можно контролировать по срокам сдачи отчетов, установленным ФНС;
• логистику, склад, АХО — с помощью контроля закупок на основе аналитики прошлых периодов. Понимая объемы закупок материальных средств, оплаты логистических и иных услуг, можно увидеть резкие изменения в объеме потребления или цене закупок — это явные сигналы для проведения детальных проверок.

Максимальный контроль:

• ежедневный отчет первому лицу обо всех финансовых операциях,
• все закупки проводить через согласования с генеральным директором или собственником бизнеса, личное визирование каждого счета.

По мнению Артура Миракяна, гиперконтроль финансовых платежей грозит торможением процессов. Работа будет останавливаться на время согласования оплаты счетов. Усиленный контроль финансов может стать узким местом компании, в которой руководитель каждый день занимается счетами и задерживает работу по задачам.

Оптимальный:

• ежемесячный бухгалтерский и управленческий отчет;
• ежедневный отчет о движении денежных средств — руководитель может самостоятельно получить его в системе;
• решение о закупках материальных средств или сторонних услуг принимает непосредственный руководитель отдела, у которого есть запланированный и согласованный бюджет;
• еженедельный отчет по продажам и P&L-отчет;
• установка лимитов на расходы по бизнес-картам. В Сбере компания может выпустить необходимое количество бизнес-карт для всех сотрудников, которые совершают закупки, и установить лимит по каждой карте. Кроме того, можно подключить СМС-информирование по всем операциям, а также управлять картами и просматривать отчеты онлайн. Бизнес-карты позволяют эффективно контролировать расходы сотрудников без замедления бизнес-процессов.