Расходы по бизнес-карте: как вести учет и отчитываться

Кто должен учитывать расходы

Бизнес-карты давно стали привычным инструментом для предпринимателей. Сегодня этот продукт предлагают многие банки. В Сбере, например, такую карту можно открыть даже онлайн. Обязан ли индивидуальный предприниматель вести учет расходов по бизнес-карте? Ответ зависит от формы налогообложения. Если ИП использует упрощенную систему налогообложения (УСН) «Доходы», работает на патенте или платит налог на профессиональный доход (НПД), также как и самозанятый, отчитываться и подтверждать расходы по бизнес-карте документами они не должны. Такие налогоплательщики не ведут бухгалтерский учет и не уменьшают свои доходы на сумму расходов.

Если предприниматель выбрал УСН «Доходы минус расходы» или общую систему налогообложения (ОСН, ОСНО), то он ведет не бухгалтерский, а налоговый учет для уменьшения налога на доход. У таких ИП есть книга учета расходов, в нее заносят номера и даты документов. Однако не нужно включать в книгу личные траты, произведенные по бизнес-карте. Например: предприниматель купил себе абонемент в фитнес и оплатил его бизнес-картой, но включать стоимость абонемента в расходы, уменьшающие налогооблагаемую сумму, нельзя. В статье владелица гостиничного бизнеса поделилась личным опытом, как использовать бизнес-карту и экономить.

Все ООО и АО должны вести учетов расходов по бизнес-картам независимо от формы налогообложения. Компании хранят все расходные документы. Это необходимо для целей бухучета и снижения налога.

Однако независимо от формы налогообложения и ИП, и компании обязаны по запросу банка или в ходе встречных проверок контрагентов предоставить подтверждающие траты документы, поэтому их стоит хранить.

Какие расходы можно оплачивать бизнес-картой

Для принятия к налоговому учету расходов по бизнес-карте они должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ.

Важно отметить, что для ИП и компаний с формой налогообложения УСН «Доходы минус расходы» действует точный список разрешенных расходов. Он определен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В частности, к таким расходам относятся транспортные, представительские, командировочные. Последние виды затрат рассмотрим подробнее, их налоговый учет имеет особенности.

Представительские расходы

На представительские цели можно тратить не более 4% фонда оплаты труда. Перечень включает расходы:

• на проведение официального приема — завтрака, обеда, ужина или иного мероприятия с участием приглашенных лиц и сотрудников компании;
• на проезд приглашенных к месту проведения мероприятия и обратно;
• на буфетное обслуживание во время переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

На величину этих затрат бухгалтерия может уменьшить налогооблагаемую сумму. Для этого недостаточно подтверждающих документов в виде кассовых и товарных чеков или актов. Дополнительно необходимо составить приказ о проведении мероприятия, смету, отчет о событии.

Командировочные расходы

Эти расходы есть практически у любой компании или предпринимателя. К ним относятся:

• суточные за каждый календарный день командировки;
• расходы на проезд, в том числе на такси или на оплату бензина;
• стоимость проживания;
• другие затраты, включая оплату медицинской страховки на время командировки, услуг бизнес-залов.

Коммерческие компании и ИП могут выплачивать сотрудникам любые суммы суточных в любом размере: законодательно они не ограничены. Руководитель подписывает приказ об установлении размера суточных. Однако в статьях 217 и 422 НК РФ определен лимит, не облагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Он составляет 700 руб. для командировок на территории России и 2500 руб. — за границей. С сумм, превышающих нормативные расходы, следует удерживать с доходов работника НДФЛ и платить страховые взносы.

Суточные сотрудник может тратить по своему усмотрению, отчитываться перед работодателем за них он не обязан. Остальные расходы, такие как стоимость проезда к месту командировки и обратно, аренда жилья, компания возмещает работнику на основании документов, приложенных к авансовому отчету.

Покупки в интернете и офлайн

Бизнес-картой можно расплачиваться в интернет- и офлайн-магазинах — везде, где принимают банковские карты. Оплата проходит моментально — все как с наличными или с обычными картами.

В эту категорию расходов входят материалы для производства, онлайн-касса, стойки и оборудование магазина, канцтовары, офисная техника, мебель, питание для сотрудников и многое другое. Для всех этих операций бизнес-карта является самым простым решением. Вам не нужно оформлять платежки и другие бумаги.

Закупка рекламы 

Еще одна сфера применения бизнес-карт — оплата контекстной рекламы и рекламных сервисов.

Бизнес-карта — самый простой способ оплачивать интернет-сервисы, включая подписку и продвижение в социальных сетях. Вы просто привязываете свою бизнес-карту к аккаунту, и с нее происходят списания. Кстати, если на карте есть кредитный лимит, то это позволит продвигать продукцию даже тогда, когда денег на счете компании нет.

Какими документами подтверждать затраты на бизнес

До начала расчетов бизнес-картой компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО должны принять внутренний нормативный документ. В нем следует прописать, что деньги на счете бизнес-карты являются подотчетными.

Сотрудники, использующие средства с карты, должны составлять авансовый отчет и включать в него все расходы. Если же плательщик — лично ИП на УСН «Доходы», патенте или НПД, то авансовый отчет ему составлять не обязательно, но лучше хранить подтверждающие документы на случай проверок контрагентов или запроса банка.

К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы: кассовые или товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, акты об оказании услуг и другие.

Например, если работник вернулся из командировки, ему надо приложить к авансовому отчету проездные билеты, счета за проживание, квитанции терминалов, обосновывающие траты.

Если сотрудник приобрел упаковку бумаги для печати в точке продаж контрагента, ему следует приложить акт и накладную, а если продавец на УСН — счет-фактуру. Компании и ИП, которые являются плательщиками НДС, получают и хранят акты, накладные, счета-фактуры, а неплательщикам НДС достаточно кассовых чеков.

В документах должны быть указаны следующие данные:

• наименование товара или услуги,
• дата платежа,
• порядковый номер документа,
• сумма покупки,
• информация о продавце.

Какими бывают бизнес-карты и чем отличаются условия их использования, рассказали в материале.

Чем грозят нарушения в учете расходов

Ответственность за нарушения порядка учета и отчетности по расходам определена Налоговым кодексом РФ — статьями 119 и 120.

В соответствии со статьей 120, если во время проверки обнаружены грубые нарушения в учете расходов и совершены они в течение одного налогового периода, то предпринимателю выпишут штраф в размере 10 тыс. руб.

Если же совершены те же нарушения в течение двух и более налоговых периодов, то штраф достигнет 30 тыс. руб. При этом предполагается, что ошибки допущены случайно.

Если же нарушения в учете расходов привели к занижению налоговой базы, то предприниматель будет наказан штрафом в размере 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 тыс. руб.

К грубым нарушениям учета доходов и расходов относятся:

• отсутствие первичных документов и регистров бухгалтерского или налогового учета;
• систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в учете и отчетности хозяйственных операций, денежных средств и других активов.

Статья 119 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговой декларации в срок. Это нарушение влечет за собой штраф в размере 5% от неуплаченной суммы налога за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 руб. Это серьезное наказание, о котором должны помнить все предприниматели.

Кроме того, за непредставление или представление налоговой отчетности с нарушением сроков, а также с искажением показателей предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц компании. Эта ответственность установлена статьями 15.11 и 15.15.6 Кодекса об административных правонарушениях РФ.