Расходы по бизнес-карте: как вести учет и отчитываться
Бизнес-карта привязана к расчетному счету компании или ИП, ей можно оплачивать все нужды бизнеса — от канцелярии до представительских расходов. Разберем, как правильно тратить средства с бизнес-карты, учитывать расходы и платить меньше налогов, подтверждая затраты документами.
Кто должен учитывать расходы
Бизнес-карты давно стали привычным инструментом для предпринимателей. Сегодня этот продукт предлагают многие банки. В Сбере, например, такую карту можно открыть даже онлайн. Обязан ли индивидуальный предприниматель вести учет расходов по бизнес-карте? Ответ зависит от формы налогообложения. Если ИП использует упрощенную систему налогообложения (УСН) «Доходы», работает на патенте или платит налог на профессиональный доход (НПД), также как и самозанятый, отчитываться и подтверждать расходы по бизнес-карте документами они не должны. Такие налогоплательщики не ведут бухгалтерский учет и не уменьшают свои доходы на сумму расходов.
Если предприниматель выбрал УСН «Доходы минус расходы» или общую систему налогообложения (ОСН, ОСНО), то он ведет не бухгалтерский, а налоговый учет для уменьшения налога на доход. У таких ИП есть книга учета расходов, в нее заносят номера и даты документов. Однако не нужно включать в книгу личные траты, произведенные по бизнес-карте. Например: предприниматель купил себе абонемент в фитнес и оплатил его бизнес-картой, но включать стоимость абонемента в расходы, уменьшающие налогооблагаемую сумму, нельзя. В статье владелица гостиничного бизнеса поделилась личным опытом, как использовать бизнес-карту и экономить.
Все ООО и АО должны вести учетов расходов по бизнес-картам независимо от формы налогообложения. Компании хранят все расходные документы. Это необходимо для целей бухучета и снижения налога.
Однако независимо от формы налогообложения и ИП, и компании обязаны по запросу банка или в ходе встречных проверок контрагентов предоставить подтверждающие траты документы, поэтому их стоит хранить.
Какие расходы можно оплачивать бизнес-картой
Для принятия к налоговому учету расходов по бизнес-карте они должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ.
Важно отметить, что для ИП и компаний с формой налогообложения УСН «Доходы минус расходы» действует точный список разрешенных расходов. Он определен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В частности, к таким расходам относятся транспортные, представительские, командировочные. Последние виды затрат рассмотрим подробнее, их налоговый учет имеет особенности.
Представительские расходы
На представительские цели можно тратить не более 4% фонда оплаты труда. Перечень включает расходы:
На величину этих затрат бухгалтерия может уменьшить налогооблагаемую сумму. Для этого недостаточно подтверждающих документов в виде кассовых и товарных чеков или актов. Дополнительно необходимо составить приказ о проведении мероприятия, смету, отчет о событии.
Командировочные расходы
Эти расходы есть практически у любой компании или предпринимателя. К ним относятся:
Коммерческие компании и ИП могут выплачивать сотрудникам любые суммы суточных в любом размере: законодательно они не ограничены. Руководитель подписывает приказ об установлении размера суточных. Однако в статьях 217 и 422 НК РФ определен лимит, не облагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Он составляет 700 руб. для командировок на территории России и 2500 руб. — за границей. С сумм, превышающих нормативные расходы, следует удерживать с доходов работника НДФЛ и платить страховые взносы.
Суточные сотрудник может тратить по своему усмотрению, отчитываться перед работодателем за них он не обязан. Остальные расходы, такие как стоимость проезда к месту командировки и обратно, аренда жилья, компания возмещает работнику на основании документов, приложенных к авансовому отчету.
Покупки в интернете и офлайн
Бизнес-картой можно расплачиваться в интернет- и офлайн-магазинах — везде, где принимают банковские карты. Оплата проходит моментально — все как с наличными или с обычными картами.
В эту категорию расходов входят материалы для производства, онлайн-касса, стойки и оборудование магазина, канцтовары, офисная техника, мебель, питание для сотрудников и многое другое. Для всех этих операций бизнес-карта является самым простым решением. Вам не нужно оформлять платежки и другие бумаги.
Закупка рекламы
Еще одна сфера применения бизнес-карт — оплата контекстной рекламы и рекламных сервисов.
Бизнес-карта — самый простой способ оплачивать интернет-сервисы, включая подписку и продвижение в социальных сетях. Вы просто привязываете свою бизнес-карту к аккаунту, и с нее происходят списания. Кстати, если на карте есть кредитный лимит, то это позволит продвигать продукцию даже тогда, когда денег на счете компании нет.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
Как использовать бизнес-карту вместо наличных: как снять деньги с бизнес-карты
Какими документами подтверждать затраты на бизнес
До начала расчетов бизнес-картой компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО должны принять внутренний нормативный документ. В нем следует прописать, что деньги на счете бизнес-карты являются подотчетными.
Сотрудники, использующие средства с карты, должны составлять авансовый отчет и включать в него все расходы. Если же плательщик — лично ИП на УСН «Доходы», патенте или НПД, то авансовый отчет ему составлять не обязательно, но лучше хранить подтверждающие документы на случай проверок контрагентов или запроса банка.
К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы: кассовые или товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, акты об оказании услуг и другие.
Например, если работник вернулся из командировки, ему надо приложить к авансовому отчету проездные билеты, счета за проживание, квитанции терминалов, обосновывающие траты.
Если сотрудник приобрел упаковку бумаги для печати в точке продаж контрагента, ему следует приложить акт и накладную, а если продавец на УСН — счет-фактуру. Компании и ИП, которые являются плательщиками НДС, получают и хранят акты, накладные, счета-фактуры, а неплательщикам НДС достаточно кассовых чеков.
В документах должны быть указаны следующие данные:
Какими бывают бизнес-карты и чем отличаются условия их использования, рассказали в материале.
Чем грозят нарушения в учете расходов
Ответственность за нарушения порядка учета и отчетности по расходам определена Налоговым кодексом РФ — статьями 119 и 120.
В соответствии со статьей 120, если во время проверки обнаружены грубые нарушения в учете расходов и совершены они в течение одного налогового периода, то предпринимателю выпишут штраф в размере 10 тыс. руб.
Если же совершены те же нарушения в течение двух и более налоговых периодов, то штраф достигнет 30 тыс. руб. При этом предполагается, что ошибки допущены случайно.
Если же нарушения в учете расходов привели к занижению налоговой базы, то предприниматель будет наказан штрафом в размере 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 тыс. руб.
К грубым нарушениям учета доходов и расходов относятся:
Статья 119 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговой декларации в срок. Это нарушение влечет за собой штраф в размере 5% от неуплаченной суммы налога за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 руб. Это серьезное наказание, о котором должны помнить все предприниматели.
Кроме того, за непредставление или представление налоговой отчетности с нарушением сроков, а также с искажением показателей предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц компании. Эта ответственность установлена статьями 15.11 и 15.15.6 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Больше материалов по теме «Развитие бизнеса»
Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live