Отличный план: еженедельное планирование может увеличить прибыль фитнес-клуба

Эксперты:

Мы считаем, что еженедельная система планирования за счет лучшей организации и мотивации сотрудников более эффективна. Причем это актуально и для клубов, и для студий. В свое время работали с компанией, которая ее использовала: результат был хорошим. Поэтому мы с партнерами взяли эту систему на заметку и доработали.

У нас есть кейс внедрения еженедельного планирования в подмосковном фитнес-клубе площадью 4,5 тыс. кв м. По словам владельца, ранее максимальная прибыль составляла 20 млн руб. При этом были кассовые разрывы: в середине месяца требовалось платить по кредиту, а денег не хватало — приходилось «выдергивать» их из операционных расходов. После внедрения в тестовом режиме новой системы начали увольняться люди, которые привыкли закрывать KPI в последнюю неделю. Зато те, кто работал на результат, достигли успеха. По итогам трех месяцев клуб заработал 32 млн руб. и избавился от кассовых разрывов.

Три секрета успешного планирования

1. Аналитика продаж и финансов для постановки планов и KPI
2. Работа с персоналом и мотивация
3. Контроль показателей

Шаг №1: постановка KPI

Еженедельный цикл планирования можно вводить во всех подразделениях фитнес-клуба (продажи, бассейн, детский сегмент и пр.). Для того, чтобы корректно поставить сотрудникам цели, нужно проанализировать продажи, стоимость привлечения одного клиента, а также расходы на маркетинг. План на неделю должен быть выполнимым, а значит, опираться на цифры — четкий расчет затрат, планируемой прибыли и возможной пропускной способности клуба.

Для организации работы используйте таблицы и статистику: как на отдел, так и на каждого сотрудника. Также советуем добавить графу «Нарастающий результат», чтобы наблюдать, как показатели конкретной недели влияют на итоги месяца, квартала и года.

Как установить план по отдельным департаментам? У фитнес-клуба есть расходная часть, которая практически неизменна. К ней можно добавить стартовые вложения в открытие — их ведь тоже нужно окупить. Далее смотрим на статистику каждого отдела. Например, сколько зарабатывают тренеры зала за неделю на частных занятиях, на групповых программах, сколько продается платных тренировок в бассейн, для детей — эти цифры тоже можно поставить в план отделам. И суммировать с цифрами выше, чтобы получить сумму, которую должен заработать клуб за неделю.

Привлечением клиентов в том числе занимается отдел продаж: посчитайте, сколько менеджер делает звонков, обрабатывает заявок и оформляет договоров. Поставьте ему план, опираясь на эффективность работы и конверсию клиентов.

Шаг №2: мотивация команды

Работа любого фитнес-клуба строится на сотрудниках. Поэтому задача руководителя — объяснить им, как происходит планирование, что входит в бюджет, сколько нужно заработать для успешной работы всего клуба. Вы должны убедить подчиненных, что они справятся с планом, и предоставить им необходимые инструменты.

Мы выступаем за максимальную открытость. По нашему опыту, собственники часто скрывают реальные цифры от сотрудников. Это приводит к тому, что люди думают: вы «жируете» и обкрадываете их. Чтобы команда была согласна с планом — он должен быть прозрачен. Советуем на планерках раз в месяц или в неделю озвучивать, какая сумма необходима, чтобы все получали зарплату, а клуб продолжал работать.

Ежедневные и еженедельные планы помогают управляющему увидеть работу каждого менеджера и сотрудника — что он умеет делать лучше, а что вызывает проблемы.

Пример из нашей практики. Один менеджер клуба виртуозно проводил обзвоны, но терялся при личном общении. А другой — наоборот. Увидев это, мы перераспределили обязанности — результат стал лучше.

Еще пример. Менеджер объяснил, что не успевает выполнить KPI, потому что ему приходится долго заполнять договоры. Мы автоматизировали эту историю, сократив время в три раза, — и сотрудник стал одним из лучших продажников.

Выстраивайте мотивацию сотрудников через миссию компании и финансовое вознаграждение. Обычно зарплату выплачивают несколько раз в месяц. При еженедельном цикле планирования советуем или переходить на оплату раз в семь дней, или показывать сотрудникам, какую сумму они заработали за неделю — чтобы как можно скорее видели результат своих усилий. Можно также ввести бонус по итогам месяца или квартала за достижение целей.

Плюсы еженедельных выплат:

• создают дополнительную мотивацию для сотрудников, которая повышает их заинтересованность и продуктивность;
• уменьшают стресс и беспокойство, связанные с ожиданием зарплаты, особенно у персонала с невысоким доходом;
• снижают текучку кадров, повышают лояльность и удовлетворенность команды;
• показывают прозрачность процессов и повышают доверие к работодателю;
• помогают собственнику эффективнее управлять бюджетом.

Что делать, если менеджер не выполняет план? В нашей сети на этапе собеседования мы обговариваем условия увольнения. Но при этом понимаем, что руководитель должен создать все условия для выполнения KPI. Нужно еженедельно контролировать процесс: если что-то идет не так, стараться найти причину и дать человеку время на улучшение показателей.

Шаг №3: контроль выполнения плана

• Еженедельная координация работы топ-менеджеров — по понедельникам.
• Постановка задач на неделю, принятие управленческих решений, постановка планов и анализ KPI каждого отдела — по понедельникам.
• Промежуточный контроль выполнения задач и дневных планов — каждое утро.
• Отправка отчета о выполнении поставленных задач — последний день рабочей недели.

При контроле выполнения еженедельного плана можно использовать специальные сервисы, например решение для сферы услуг. Оно позволяет отслеживать загруженность и эффективность работы сотрудников, анализировать данные по выручке, среднему чеку. Немаловажно, что там же можно сравнить показатели своего фитнес-клуба с показателями конкурентов — в вашей локации и отрасли в целом.

Есть проблема — нет проблем

Скажем честно: не все фитнес-клубы готовы внедрять еженедельную систему планирования. Часто главным стоп-фактором становится как раз персонал. Многие привыкли работать по одним и тем же схемам. Были случаи, когда при попытке перемен команда устраивала бунта, а собственники шли у нее на поводу.

Внедрение новой системы — всегда сложный процесс. Обычно мы отводим на это до шести месяцев. Но многое зависит от управленцев и собственников. По нашим наблюдениям, при введении еженедельного планирования почти сразу увольняются сотрудники-лентяи. И нередко управляющий, видя дефицит кадров, пугается и откатывает все назад.

Но, опять же из нашей статистики, все клубы, которые внедрили систему, получают заметный скачок прибыли. Один из свежих примеров — сеть фитнес-клубов в Архангельске. Мы помогли выстроить отдел продаж, внедрили еженедельную систему: в итоге выручка выросла на 25%, а также за год открылось три новых клуба в другом городе. Другой пример фитнес-сети из Владивостока: после внедрения еженедельных циклов доход сети вырос на 20%, а через четыре месяца появилось еще два клуба.

Таким образом, еженедельная система планирования в фитнес-клуба эффективна, если собственники и управляющие готовы определенным образом пересмотреть вопросы постановки и контроля выполнения KPI, а также мотивации и поощрения сотрудников.