Какие функции УК можно отдать на аутсорсинг

2 ноября 2023

Аутсорсинг – это далеко не новая и известная всем практика. Однако для сферы управления жилищным хозяйством делегирование обязанностей остается не частым и неизведанным явлением. Разберемся, какие функции УК могут передавать другим организациям и как это осуществить.

Какие функции УК может делегировать?

Управляющая компания может передать практически все работы по содержанию многоквартирного дома:

  • Текущий ремонт многоквартирного дома
  • Ремонт и содержание всех систем (домофоны, двери, видеонаблюдение и т.д.)
  • Работы с сантехникой
  • Уборка дома и придомовой территории
  • Поиск персонала
  • Работа IT-отдела
  • Ведение ГИС ЖКХ
  • Работа юристов и бухгалтеров
  • Кадровый и миграционный учет

Кроме того, закон обязывает осуществлять обслуживание лифтов, противопожарного и газового оборудования специализированными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии. Так что в этом случае у УК нет других вариантов, кроме привлечения сторонних организаций.

Что дает аутсорсинг для УК?

.

Экономия финансов

Как пример возьмем аутсорсинг в сфере ведения бухгалтерии. Нанимая бухгалтера, нужно будет выплачивать заработную плату, налоги и взносы, оплачивать программное обеспечение, услуги IT-специалиста, обеспечение техникой и канцелярией, платить за содержание рабочего места. В случае аутсорсинга необходимо будет оплатить только фиксированную стоимость услуг компании, что обходится в разы дешевле.

Таким образом, прибегнув к услугам аутсорсинга, можно сэкономить на налогах и взносах, содержании рабочего места и т. д. Это относится не только к услугам бухгалтера, но и к другим функциям.

.

Налоговый режим

Отсюда следует второе преимущество: большинство УК предпочитают работать на упрощенной системе налогообложения (УСН). Это позволяет не платить НДС и упростить администрирование уплаты налогов. УСН накладывает ряд ограничений на компанию. В частности, ее численность не может превышать 100 человек. Чтобы избежать потери возможности работать по УСН, многие УК начинают дробиться и создавать несколько юридических лиц. Аутсорсинг позволяет управляющей компании пользоваться преимуществами УСН при увеличении объемов обслуживания без создания компаний-клонов.

.

Сезонные и разовые работы

У УК есть множество разовых работ, которые требуют большого количества сотрудников. Ремонт, уборка территории весной и осенью, покраска дома, заборов и скамеек на прилегающем участке. Аутсорсинг дает возможность привлекать нужное количество персонала, не раздувая при этом собственный штат.

.

Экономия времени

Обращаясь к аутсорсингу, не придется тратить время на выполнение множества задач – сторонняя компания выполнит все, прозвонит необходимым людям и компаниям, предоставит работников, найдет выгодные условия, а вам останется только проверить отчетность. Таким образом вы затратите в 2 раза меньше времени на выполнение тех или иных функций.

.

Индивидуальный подход

Каждый дом требует своего набора услуг. Аутсорсинг позволяет сделать подход к управлению недвижимостью более индивидуальным.

Например, аутсорсинговая компания сможет помочь подобрать необходимые средства для уборки дома или выбрать программное обеспечение в зависимости от требований и пожеланий жильцов. Поскольку в портфеле управляющей организации могут оказаться дома с разными технологическими и конструктивными особенностями и разными потребностями собственников, управлять предоставлением услуг в таком случае проще с привлечением подрядчиков.

.

Контроль и ответственность

Выбирая аутсорсинг, вы выбираете спокойствие. Компании полностью контролируют работников, документы, все процессы. Для вас будут вести полную отчетность, на проверку которой уходит минимум времени. Все структурировано и разложено «по полочкам».

.

Повышение прозрачности отчетности

УК должно сообщать собственникам квартир о своих расходах и предоставлять им отчетность. Аутсорсинг позволяет сделать отчетность максимально наглядной: жители сразу видят, сколько компания потратила на ту или иную функцию. Такой подход снимает многие вопросы собственников и позволяет упростить общение с ними.

Недостатки аутсорсинга

Конечно, минусы у делегирования обязанностей тоже есть. В первую очередь они возникают, когда вы находите недобросовестные компании, которые и доставят вам множество проблем. Среди недостатков:

  • снижение качества услуг при неудачном выборе подрядчика
  • увеличение вероятности утечки информации
  • зависимость от партнера, особенно при передаче ключевых функций
  • ограничение роста и обучения собственных сотрудников
  • утрата обратной связи от потребителей

Чтобы не попасть в неприятную ситуацию, лучше выбирать проверенных исполнителей, опираться на опыт других УК. И главное – ввести жесткую систему контроля и обратной связи от собственников квартир о предоставляемых услугах. Только в этом случае вы будете уверены в качестве выполненных работ и соблюдении договора. Владелец УК может контролировать качество предоставляемых услуг с помощью отраслевого решения для ЖКХ от Сбера. Сервис позволяет хранить в единой базе информацию об объектах управления и жителях, управлять заявками, распределять их между специалистами, следить за сроками и качеством исполнения работ.

Аутсорсинг – действительно полезная практика в сфере управления домовладениями. Он помогает снизить нагрузку и сэкономить время и денежные средства. При правильном подборе исполнителей и контроле отчетностей аутсорсинг станет для вас незаменимым, облегчит работу и упростит выполнение задач.