Урок 7.2.
Как спланировать закупки

Ситуация 1. Продукты закончились

У 74 % заведений есть регулярная проблема со стоп-листами.

❌ Стоп-лист — это список блюд или напитков, которые невозможно приготовить из-за того, что закончились определенные ингредиенты, а новой поставки ещ е не было. Можно, конечно, купить продукты в ближайшем розничном магазине, но там они продаются по более высокой цене. С точки зрения клиентского сервиса, ситуация неприятная: гость пришел за любимым блюдом, а приготовить его нельзя. Доверие к заведению падает. Само собой, официант может предложить замену или комплимент от ресторана, но этого бывает недостаточно, да и прибыль уже упущена.

В чем причина появления стоп-листов?

• Сезонность. Скажем, резко наступила жара — и гости начали активно заказывать молочные коктейли, потому что все хотят прохладительные напитки. Но мороженого и молока заказали столько же, сколько обычно. Ингредиентов не хватило на все заказы, коктейли попали в стоп-лист, и ресторан потерял деньги, которые мог бы заработать на высоком спросе. 
• Ненадежный поставщик. Нарушил сроки, привез некачественный товар или вовсе не привез продукцию, а найти ему замену не успели.
• Некорректная закупка товаров. Не проследили, какие блюда и напитки хорошо продаются, и заказали недостаточно ингредиентов.
• Некорректная приемка товара. Партию от поставщика неправильно приняли, остатки в товароучетной системе не обновились, даже если по факту ингредиенты на кухне есть. А значит, система не позволит официанту передать заказ на кухню.

Ситуация 2. Лишние продукты

Это ситуация, обратная стоп-листам: ресторатор замораживает деньги в товарах, которые не участвуют в обороте. Скажем, гости плохо берут чай с апельсином, но ресторан продолжает закупать апельсины, хотя ингредиент не пользуется спросом, а иногда и быстро портится.

Задача предпринимателя: выявлять ингредиенты или даже блюда, которые не приносят прибыли, и убирать их из меню.

Правильно планировать закупки помогают матрица ингредиентов и АВС-анализ.

Матрица ингредиентов

Матрица позволяет ранжировать продукты по частоте использования и оптимизировать список закупок. Чтобы составить матрицу ингредиентов, нужно разложить все блюда из меню на ингредиенты: по вертикали написать блюда, по горизонтали — ингредиенты. А на пересечении поставить отметки:

• «1», если ингредиент добавляется в блюдо
• «0», если не добавляется

Так будет видно, сколько раз тот или иной продукт используется для приготовления блюд.

Например, из этого фрагмента матрицы понятно, что зеленый салат — популярный продукт, который используется во всех салатах, а тунец добавляют только в одно блюдо. Возможно, стоит отказаться от салата с тунцом, заменить тунец на другой ингредиент или ввести в меню другие блюда с этим продуктом, чтобы его закупки оправдывали себя.

Для планирования закупок важна не только частота использования того или иного ингредиента, но и рентабельность блюд, в состав которых этот ингредиент входит. Разобраться с рентабельностью помогает АВС-анализ.

ABC-анализ

Его суть в том, чтобы оценить все позиции меню по количеству продаж, выручке, прибыли и отнести к одной из тр ех групп по каждому показателю:

• А — лидеры.
• В — среднячки.
• С — аутсайдеры.

Стандартное распределение категорий в АВС-анализе такое: группа А — 80 %, группа В — 15 %, группа С — 5 %. Но в общепите не такой большой ассортимент, как в торговле, поэтому обычно рестораторы используют деление 50-30-20.

В зависимости от соотношения количества продаж и прибыльности все блюда делятся на 4 категории:

1. Лошади. Высокий спрос, низкая рентабельность (АВВ, АСС, ВСС). Чтобы увеличить их рентабельность, нужно уменьшить фудкост, сменив ингредиенты или поставщика. Также можно поднять цены, но сделать это беспричинно нельзя — лучше поменять подачу, переоформить блюдо. Хорошо помогут комплексные предложения, состоящие из «лошади» и «звезды».
2. Звезды. Высокий спрос, высокая рентабельность (ААА). Эти блюда нужно продолжать продвигать гостям. Можно добавить в меню фото, тег «Рекомендуем» или «Хит продаж», сделать крупнее и контрастнее шрифт. Или же разместить изображения этих блюд на тейбл-тентах на столиках и штендере у входа в заведение. А также обучить официантов рекомендовать гостям «зв езды» и рассказывать о них.
3. Собаки. Низкий спрос, низкая рентабельность (ССС). Проще исключить эти блюда из меню, если только они не удовлетворяют специфическим вкусам определ енной категории гостей. Если это так, нужно разбираться, почему эти блюда не популярны у всех остальных — важно общаться с гостями, проводить опросы.
4. Загадки. Низкий спрос, высокая рентабельность (СВВ, САА, ВАА). Нужно стимулировать спрос на «загадки»: продвигать их можно так же, как «зв езды», а также включить в комплексное предложение, состоящее из «загадки» и «звезды». Кроме того, будут эффективны специальные акции, например: к любой «загадке» — напиток в подарок.

Рассчитать рентабельность блюд вручную бывает крайне сложно, ведь у каждого ингредиента своя цена и свой расход. Поэтому, чтобы провести АВС-анализ корректно, понадобится сервис аналитики или товароучетная система.

Товароучетная система — незаменимый помощник любого ресторана! Она позволяет закупать продукты на основе «умного» планирования: сама анализирует товарные остатки и формирует автоматические бланки заказов. Давай для наглядности сравним два подхода.

Ручные закупки

Повар пришел на работу с утра и видит, что на кухне не осталось кинзы. Он просит закупщика оперативно заказать 15 свежих пучков — обычно именно в таком объеме заказывают зелень в этом заведении. Закупщик формирует заявку, отправляет е е поставщику и принимает поставку в том количестве, о котором попросил повар.

Автоматизированные закупки

Повар просит закупщика заказать 15 пучков кинзы, но система формирует автоматический бланк с оптимальным заказом из 13 пучков. Закупщик разбирается в ситуации и выясняет следующее:

• Либо в дальнем холодильнике действительно еще лежат 2 пучка кинзы, которые не заметил повар.
• Либо обнаруживается пересортица, когда система выдает неверные данные о количестве товара, хранящемся в холодильнике. При ручных закупках это несоответствие обнаружилось бы только на этапе общей инвентаризации ресторана.

Таким образом, «умное» планирование на основе товароучетных систем позволяет каждый день по чуть-чуть инвентаризировать кухню и устранять многие проблемы еще в зачаточном состоянии.

По статистике, расходы на закупки составляют от 25 % до 40 % всех расходов заведения. Но если управлять закупками правильно, ресторану удастся эту статью расходов значительно сократить. А именно уменьшить: