Урок 6.3. Почему проигрывают в тендерах

В каждом виде закупок есть стандартные ошибки поставщиков. И часто эти ошибки мешают выигрывать тендеры.

Ошибки участников в неконкурентных закупках

Малые закупки до 600 тыс. руб. проходят в сжатые сроки, полный цикл проведения торгов — от приема заявок до выбора победителя — может занимать от двух часов до двух дней. Некоторые поставщики просто не успевают вовремя отследить нужный госзаказ, ознакомиться с документацией по нему и подготовить корректную заявку.

В итоге заказчик выбирает конкурента с заявкой, которая полностью отвечает его требованиям.

Как действовать:

1. Заранее подготовить документы на продукцию или услуги с подробным описанием характеристик.
2. Настроить автоматический поиск тендеров, он доступен в специальных сервисах, например в модуле «Тендеры» в бесплатном решении СберБизнеса для управления продажами. Как только заказчик размещает извещение о подходящей закупке, поставщику приходит уведомление.

В некоторых агрегаторах информация о госзаказах обновляется раз в час. Из-за этого поставщики могут терять время, необходимое для оформления заявки.

При закупках «с полки» частая причина проигрыша — невнимательность к срокам, данным и деталям. При участии в закупках «с полки» поставщики публикуют свои предварительные предложения. Срок действия каждого — 30 дней.

Исполнители часто теряют заказы по таким причинам:

• забыли продлить действие предложения;
• не актуализировали данные о наличии товара — заказчику может не хватить объема товаров, который указан в предложении, хотя на складе поставщика он есть;
• не отследили изменение себестоимости, если она периодически меняется.

Ошибки поставщиков при участии в конкурентных закупках

В запросе котировок главная ошибка поставщиков в том, что они недостаточно подробно изучили информацию по уже завершенным тендерам в своей нише. Именно так можно узнать, на сколько победители обычно снижают стоимость поставки от НМЦК.

Напомним, в запросе котировок ценовое предложение можно подать один раз.

Что касается участия в аукционе, то бизнес чаще всего проигрывает по следующим причинам:

1. Нет нужного обеспечения. Следует регулярно отслеживать наличие нужных средств на спецсчете. Кроме того, счет может заблокировать налоговая, если предприятие вовремя не сдаст декларацию, налоговые расчеты или не заплатит налоги. Если нет желания или возможности обеспечивать заявки средствами бизнеса, можно оформить банковскую гарантию — например, в Сбере.
2. Поставщик не отследил изменения в требованиях заказчика. Период подачи заявок в «больших» закупках дольше, чем в малых. Заказчик вправе менять что-то в документах по тендеру, но не позже, чем за один рабочий день до окончания срока подачи заявок на аукцион и за пять рабочих дней до окончания срока подачи заявок на конкурс.
   
   Если изменения произошли, заявки, которые были поданы раньше, перестают соответствовать требованиям заказчика и отклоняются. Чтобы этого избежать, надо отслеживать изменения. Если они произошли, отозвать заявку, скорректировать и подать повторно.

В конкурсе помимо цены большое значение имеют дополнительные требования заказчика. Основные ошибки поставщиков, как правило, связаны с тем, чтобы их учесть.

Так, потенциальные исполнители часто:

1. Не запрашивают у заказчика разъяснения по положениям тендерных документов. Это следует делать, чтобы грамотно составить заявку.
2. Не анализируют конкурентов и их заявки, поэтому не могут подать более привлекательное предложение.
3. Не готовят заранее лицензии, сертификаты и другие документы, которые требует заказчик.