Урок 10.2.
Как сокращать издержки

Связаны с управлением поставками и запасами.

Ненадежный поставщик

Например, нарушил сроки или вовсе не привез продукты. Из-за этого часть позиций в меню попала в стоп-лист, и заведение потеряло прибыль.

Как предотвратить:

• не работать по предоплате, а после оплаты всегда запрашивать у поставщика чек;
• прописать в договоре процент неустойки за нарушение сроков;
• держать на складе запас продуктов в размере 10–15 % от обычной потребности заведения;
• иметь в запасе несколько других достойных поставщиков.

Если риск реализовался:

• составить претензию и через суд взыскать деньги за упущенную выгоду;
• расторгнуть договор.

Поврежденные или просроченные продукты

Если речь о поврежденной партии, например помятых томатах, вина может лежать не только на поставщике, но и водителе или грузчике, которые неаккуратно доставили и разгрузили товар. В любом случае, последствия те же — заведение не получило необходимые продукты вовремя и потеряло прибыль.

Как предотвратить:

• составить подробный лист утвержденных продуктов (ЛУП);
• тщательно проверять всю партию: маркировку, количество, вес, качество продукции.

Если риск реализовался:

• не подписывать документы о приемке товара,
• составить акт расхождения в двух экземплярах,
• запросить у поставщика безвозмездную замену испорченного товара или соразмерное снижение платы за бракованную партию.

Продукты испортились на складе

Это могло произойти из-за жары: повара просто не успели реализовать скоропортящиеся товары. В итоге продукты выбросили и потеряли деньги.

Как предотвратить:

• корректно планировать закупки, учитывая сезонность;
• соблюдать правила хранения и следить за температурным режимом на складе;
• включить блюда из скоропортящихся продуктов в бизнес-ланч или сделать их предложением дня.

Если риск реализовался:

• как можно скорее изолировать и утилизировать протухшие продукты, чтобы избежать распространения вредителей и микроорганизмов;
• выявить причину проблемы, скорректировать процесс закупок и хранения;
• провести дополнительное обучение сотрудников, ответственных за приемку и хранение продуктов.

Кадровые риски

Связаны с наймом и работой персонала.

Персонал ворует

Например, в момент инвентаризации закупщик списывает часть продуктов как неликвидные или изначально не ставит их на приход, а забирает себе.

Как предотвратить:

• установить камеры видеонаблюдения,
• выстроить четкую систему учета товаров и денег,
• регулярно сверять первичные документы с данными в товароучетной системе,
• составить график инвентаризаций,
• корректно вести управленческий учет.

Если риск реализовался:

• собрать доказательства факта воровства и уволить сотрудника по ТК РФ,
• усилить меры контроля за товарными и финансовыми операциями,
• провести профилактическую беседу с остальным персоналом.

Высокая текучесть кадров

Ресторатор принял на работу нового сотрудника, обучил его, а через 2 недели новичок ушел к конкурентам. Теперь нужно заново искать человека в свою команду и обучать его.

Как предотвратить:

• предлагать новичкам комфортные условия труда и конкурентоспособную зарплату;
• разработать систему мотивации и KPI для сотрудников — например, ввести ежемесячную премию за лучшие показатели продаж или отзывы;
• формировать корпоративную культуру заведения;
• внедрить программу обучения и развития, дающую сотрудникам возможности профессионального роста.

Если риск реализовался:

• убедиться, что ушедший сотрудник не имеет доступа к конфиденциальной информации и коммерческой тайне;
• обсудить сложившуюся ситуацию с остальным персоналом, поддержать моральный дух команды;
• при необходимости скорректировать условия вакансии и возобновить поиск.

Репутационные риски

Связаны с обслуживанием посетителей.

Недовольные гости

Допустим, посетитель заказал хот-дог и попросил заменить горчицу на кетчуп, но кассир забыл передать повару комментарий к заказу из-за большого количества гостей. Недовольный гость вызвал менеджера и устроил скандал.

Как предотвратить:

• внедрить автоматическую систему учета и передачи заказов на кухню;
• убедиться, что официанты хорошо знакомы с меню, обучить персонал этапам продаж и стандартам сервиса;
• регулярно собирать обратную связь гостей, чтобы улучшать качество обслуживания.

Если риск реализовался:

• выслушать недовольного гостя, принести извинения;
• переделать блюдо так, как требовал посетитель;
• в качестве компенсации предложить скидку или не учитывать стоимость блюда в чеке.

У гостя аллергическая реакция или отравление

Гость, к примеру, заказал кофе на овсяном молоке, потому что у него непереносимость коровьего. Но бариста по ошибке сделал кофе на обычном, и у посетителя возникла кожная реакция.

Как предотвратить:

• внедрить автоматическую систему учета и передачи заказов на кухню,
• указывать информацию об аллергенах в меню,
• соблюдать требования СанПиН и не допускать перекрестного загрязнения продуктов,
• контролировать качество и сроки годности продукции,
• обучать персонал вопросам пищевой безопасности и гигиены.

Если риск реализовался:

• при необходимости оказать гостю первую помощь, вызвать скорую помощь;
• принести свои извинения, предложить посетителю компенсацию и скидку на повторное посещение;
• в отношении сотрудника, допустившего ошибку, зафиксировать дисциплинарное нарушение.

Рыночные риски

Связаны с неблагоприятным изменением ситуации на рынке. Предотвратить рыночные риски невозможно, но случаются они довольно часто, особенно в последние годы.

Выросла ставка по кредиту

Процентный риск возникает, когда Центробанк меняет ставку рефинансирования, из-за чего банки повышают ставки по кредитам. Для предпринимателя, который взял кредит на открытие ресторана, ремонт или покупку оборудования, это непредвиденное увеличение расходов.

Чтобы минимизировать риск:

• заключать кредитные соглашения с фиксированной процентной ставкой;
• диверсифицировать источники финансирования: использовать несколько каналов привлечения капитала;
• планировать бюджет с учетом возможного увеличения процентных расходов.

Если риск реализовался:

• рефинансировать кредит под более низкую процентную ставку;
• провести переговоры с банком, возможно, добиться изменения графика платежей;
• разработать новую маркетинговую стратегию для привлечения гостей и увеличения выручки.

Выросли цены на аренду и продукты

Повышение стоимости аренды помещения или продуктов у поставщиков приводит к тому, что ресторан вынужден пересматривать собственную ценовую политику и тоже повышать цены в меню. Это, в свою очередь, может стать причиной падения выручки.

Чтобы минимизировать риск:

• в арендном договоре указывать фиксированную плату или ограничение для возможного повышения аренды — например, до 5 % в год;
• заключать долгосрочные договоры с поставщиками, в которых указан период действия цен без возможности повышения;
• работать с несколькими поставщиками + иметь несколько альтернатив в запасе;
• иметь небольшой резервный запас продуктов.

Если риск реализовался:

• сменить поставщика, желательно найти замену на локальном рынке;
• оптимизировать меню, исключив из него блюда с дорогими ингредиентами;
• предложить покупателям программы лояльности, акции и скидки, чтобы сохранить спрос;
• сократить другие статьи расходов — например, за счет использования энергоэффективного оборудования.

Резко изменился курс валюты

Валютный риск актуален в том случае, если ресторатор закупает продукты за рубежом. Например, он заказал крупную партию сыров по курсу 75 рублей. Первый транш по контракту перевел по обозначенной стоимости, а следующий — уже по курсу 95 рублей.

Чтобы минимизировать риск:

• заранее закупать валюту на весь контракт;
• распределить свой валютный резерв и хранить деньги в разных валютах;
• использовать форвардные контракты или опционы, которые предполагают покупку и продажу актива по заранее определенной цене;
• соблюдать правила валютного контроля, чтобы избежать штрафов.

Если риск реализовался:

• провести переговоры с поставщиком: возможно, удастся договориться об отсрочке платежа;
• использовать для оплаты валютные свопы — то есть обменять одну валюту на другую с последующим обратным обменом по заранее оговоренному курсу;
• при необходимости обратиться в банк за овердрафтом или краткосрочным кредитом.

Упал спрос на товары и услуги

Спрос может снизиться из-за разных причин: например, ухудшения качества еды и обслуживания в самом ресторане или падения реальных доходов населения. Чем менее платежеспособными становятся гости, тем меньше выручки может заработать заведение.

Чтобы минимизировать риск:

• использовать разные каналы продаж, в том числе доставку и кейтеринг;
• формировать резервный фонд для поддержки бизнеса в периоды низкого спроса;
• регулярно исследовать рынок, чтобы предвидеть потенциальные изменения покупательской способности населения.

Если риск реализовался:

• адаптировать меню к новому портрету покупателя: предложить более доступные блюда и специальные акции, например бизнес-ланч;
• повышать качество обслуживания, чтобы удержать текущих гостей;
• вложить деньги в маркетинг, чтобы привлечь новых посетителей и восстановить спрос.

Выросла конкуренция

Например, рядом с рестораном открылась франшизная точка федеральной сети в той же ценовой категории, что и заведение предпринимателя. В результате поток посетителей снизился, выручка упала.

Чтобы минимизировать риск:

• следить за трендами, постоянно обновлять меню и совершенствовать сервис;
• формировать запоминающийся образ своего заведения, активно вести соцсети.

Если риск реализовался:

• проанализировать нового конкурента, выявить его преимущества;
• предложить гостям новое уникальное торговое предложение (УТП): блюда, акции и уровень сервиса, которых у конкурента нет;
• внедрить или улучшить программу лояльности, чтобы стимулировать гостей возвращаться;
• увеличить расходы на маркетинг и рекламу;
• организовать яркий ивент для привлечения внимания к своему заведению.