В 2026 году бизнес на УСН ждут существенные изменения, связанные с условиями уплаты НДС и его ставкой. С 1 января у многих компаний и ИП на «упрощенке» появится обязанность платить налог на добавленную стоимость, готовить документы и отчитываться по нему.

Содержание

• Изменения в работе с НДС с 2026 года
• Как налоговые изменения отразятся на бизнесе
• Как бизнесу подготовиться к работе с НДС

Изменения в работе с НДС с 2026 года

НДС увеличится до 22%

Стандартная ставка НДС повысится с 20 до 22%. При этом льготная ставка 10% сохранится для всех социально значимых товаров. К ним относятся продукты питания, лекарства и медицинская продукция, товары для детей. Полный перечень есть в п. 2 ст. 164 НК РФ.

Лимит дохода для уплаты НДС на УСН станет ниже

С 2025 года обязанность отчислять налог на добавленную стоимость появилась у ИП и компаний на УСН при доходах больше 60 млн руб. в год. С начала 2026-го порог дохода начнут снижать.

Так, бизнесы на «упрощенке» будут обязаны платить НДС:

• в 2026 году при доходе от 20 млн руб.;
• в 2027-м — от 15 млн руб.;
• с 2028-го — от 10 млн руб.

Если по итогам работы в 2025 году доход бизнеса на УСН превысит 20 млн руб., он станет плательщиком НДС с 2026-го.

В течение года обязанности, связанные с НДС, возникнут автоматически с первого числа месяца, следующего за тем, в котором доход компании или ИП на УСН превысил лимит. Например, к августу 2026-го компания получила доход больше 20 млн руб. Значит, с 1 сентября она должна начать исчислять и уплачивать НДС.

Уменьшится лимит по доходу для работы на ПСН

Инициатива не связана с НДС. При этом после новостей о снижении лимита по доходу на УСН, при котором можно не платить налог на добавленную стоимость, часть экспертов советовала перейти с «упрощенки» на патент.

Однако налоговые изменения коснутся и ПСН. Порог дохода для применения патентной системы также планируют снижать постепенно. Работать на этом режиме можно будет:

• в 2026 году при доходе до 20 млн руб.;
• в 2027-м — до 15 млн руб.;
• с 2028-го — до 10 млн руб.

Если бизнес на патенте в 2025-м заработает больше 20 млн, получить патент в 2026 году он не сможет. Это значит, что рассматривать ПСН как альтернативу «упрощенке» нельзя.

Если совокупный доход предпринимателя в течение года достигнет порогового значения, он автоматически утратит право работать на ПСН. Это может произойти в любой момент, и бизнесу придется перейти на общую (ОСНО) или упрощенную систему с НДС.

При этом на ОСНО предприниматель попадет автоматически вне зависимости от периода. Переход же на УСН имеет особенности. Об этом подробно говорим в уроке 7.

Как налоговые изменения отразятся на бизнесе

Больше компаний и ИП на УСН перейдут на уплату НДС. В 2025 году 1,5 тыс. бизнесов на «упрощенке» платят НДС. С 2026-го их количество увеличится, так как обязанность отчислять налог на добавленную стоимость возникнет у ИП и компаний с доходом от 20 млн руб., а таких бизнесов больше.

Из-за повышения ставки НДС подорожают закупочные материалы и услуги. Ожидается рост не на 2% пропорционально увеличению ставки, а больше. Часто материалы для производства закупаются не напрямую у производителя, а через цепочку посредников, каждый из которых поднимет стоимость в связи с ростом ставки НДС.

Это приведет к повышению отпускных цен и, как следствие, к увеличению доходов. Соответственно, компании и ИП на УСН могут в перспективе переходить лимиты и становиться плательщиками НДС.

Для компаний, которые будут платить НДС, увеличится нагрузка по отчетности. А значит, вырастут затраты на бухгалтерское обслуживание.

Компаниям и ИП понадобится пересмотреть финансовое планирование и бизнес-модели.

При каких условиях разделение бизнеса обоснованно и не вызывает претензий со стороны налоговой, рассказываем в уроке 8.

Как бизнесу подготовиться к работе с НДС

1. Рассчитать, какой доход планируется получить до конца 2025 года. Это позволит заранее оценить, придется ли платить НДС в 2026-м.
2. Провести анализ контрагентов. Цель — выяснить, кто из поставщиков и покупателей переходит на уплату НДС в 2026 году. Данные потребуются для расчета налоговой нагрузки.
3. Если доход позволяет не платить налог на добавленную стоимость, рассчитать налоговую нагрузку при работе на УСН без НДС и на ОСНО. Если большинство контрагентов — плательщики НДС, возможно, будет выгоднее перейти на общую систему.
   
   Как провести расчеты, рассказываем в уроке 4. Те, кому сложно сделать это самостоятельно, могут обратиться за консультацией к специалистам.
   
   Напомним, перейти с УСН на ОСНО в середине года добровольно нельзя. Чтобы работать на общей системе налогообложения с начала года, нужно подать в налоговую уведомление до 15 января. Можно воспользоваться нашим шаблоном и посмотреть образец заполнения.
4. При доходах больше 20 млн руб. заранее рассчитать, какая ставка будет выгоднее — пониженная для УСН без возможности принимать входящий НДС к вычету или стандартная с возможностью уменьшения исходящего налога на входящий. Примеры расчетов — в уроке 4.
5. Оформить сертификат электронной подписи, если его еще нет, и заключить договор с оператором ЭДО. Декларации по НДС представляются только в электронном виде. Кроме того, их нельзя подавать через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
6. Оценить, справится ли бухгалтер или бухгалтерский отдел с новой отчетностью и требованиями к учету. При необходимости нанять дополнительного специалиста. Можно рассмотреть вариант взять бухгалтера на аутсорсе.

Чтобы ничего не забыть при подготовке к работе с НДС, воспользуйтесь нашим чек-листом.

В некоторых случаях компании и ИП обязаны платить НДС, даже если работают на спецрежимах и имеют освобождение от этого налога. Разбираемся, что влияет на необходимость отчислять НДС при импорте и экспорте товаров и услуг.

Содержание

• Кто платит НДС по месту оказания услуг
• Кто платит НДС за рекламные и консультационные услуги
• Кто платит НДС по услугам посредников
• Кто платит НДС при перевозке грузов
• НДС при импорте и экспорте товаров

Кто платит НДС по месту оказания услуг

Отечественные компании и ИП обязаны удержать и заплатить НДС за иностранных партнеров в ряде случаев.

Другими словами, российские предприниматели становятся налоговыми агентами.

Когда признается, что услуги реализованы на территории другой страны, налог на добавленную стоимость платить не нужно.

Чтобы понять, на чьей стороне оказаны услуги и нужно ли платить НДС, необходимо учесть следующее:

1. Есть общее правило, по которому местом реализации работ и услуг считается страна, где зарегистрирован исполнитель.

Важно, что экспорт товаров облагается НДС по другим правилам. О них расскажем дальше.

2. Для некоторых услуг действует особый порядок (ст. 148 НК РФ).

3. Если партнеры находятся в странах ЕАЭС — к ним относятся Армения, Беларусь, Казахстан и Киргизия, — территорию оказания услуг определяют на основании положений международного соглашения.

4. При покупке электронных услуг у зарубежного исполнителя российские предприниматели обязаны заплатить за этого исполнителя НДС (ст. 174.2 НК РФ).

Основные категории электронных услуг:

• поддержка сайтов, обеспечение доступа к ним;
• предоставление прав на использование электронных книг и других электронных публикаций, информационных и образовательных материалов;
• рекламные услуги в интернете;
• предоставление прав на использование программ и баз данных.

Не все услуги, которые предоставляются онлайн, относятся к электронным. Например, таковыми не считаются юридические консультации по электронной почте. Между тем услуги SMM-специалиста, который оформляет и ведет профиль заказчика в социальных сетях и мессенджерах, признаются электронными.

Еще нюанс: в международном соглашении со странами ЕАЭС нет понятия «электронные услуги», поэтому для Казахстана, Беларуси, Армении и Киргизии при определении территории реализации следует ориентироваться на наименование конкретной услуги, если она проводится через интернет.

Если электронные услуги российским покупателям оказывают иностранные продавцы — резиденты Армении, Беларуси, Казахстана, Кыргызстана, то применяется Порядок взимания НДС при оказании электронных услуг в ЕАЭС. Он установлен в Приложении к Протоколу о взимании косвенных налогов в рамках ЕАЭС. Порядок применяют при взимании НДС с электронных услуг из перечня.

При оказании услуг, например, по техническому сопровождению, продвижению и модерированию сайтов специалистами из стран ЕАЭС местом реализации электронных услуг признается территория государства — члена ЕАЭС, на которой осуществляет деятельность покупатель услуг (пп. 4 п. 29 Протокола о взимании косвенных налогов в рамках ЕАЭС).

Рассмотрим пример. Логистическая компания заказала у IT-специалиста из Беларуси услуги по оптимизации сайта. В этом случае компания будет отчислять НДС в соответствии с Протоколом о взимании косвенных налогов в рамках ЕАЭС.

Обобщили правила по уплате НДС при экспорте и импорте услуг в таблице.

При оказании комплекса услуг, когда одни из них основные, а другие дополнительные, местом реализации дополнительных будет территория оказания основных услуг.

Разберем подробнее условия уплаты налога на добавленную стоимость при экспорте и импорте услуг разного вида на конкретных примерах.

Кто платит НДС за рекламные и консультационные услуги

НДС за рекламные и консультационные услуги нужно оплачивать по месту, где находится заказчик.

Рассмотрим две ситуации:

1. Услуги выполнены для зарубежного заказчика.
2. Услуги получены от иностранного исполнителя.

Пример 1. Рекламное агентство зарегистрировано на территории РФ. Компания из Южной Кореи по производству косметики заказала разработку рекламных баннеров, и еще в целях продвижения своего товара — услуги по подготовке участия в выставке в Новосибирске.

Российскому агентству не нужно платить НДС, поскольку страной реализации услуг будет Корея.

При условии, что рекламные услуги оказаны штатными сотрудниками агентства, в оплату, освобожденную от НДС, войдут все расходы, например:

• на маркетинговое исследование;
• размещение объявлений;
• разработку дизайнером рекламных макетов для товара.

Пример 2. Российская компания планирует создать сеть магазинов в Грузии и продавать там свои товары. Для этого она заказывает у юриста из Грузии консультацию по вопросам открытия бизнеса. Торговая компания должна заплатить НДС с полной стоимости такой консультации.

Эти правила распространяются также на услуги, указанные в ст. 148 НК РФ.

Если у иностранной компании зарегистрировано представительство в РФ, но деятельность оно не ведет и договоры заключает исключительно головная организация, то НДС платить также не нужно, поскольку территорией реализации будет местонахождение главного офиса.

Кто платит НДС по услугам посредников

Посредническими считаются услуги по закупке или реализации товаров, работ и услуг либо услуги по содействию в этих операциях. Оформить их можно с помощью договора.

Посреднические договоры бывают трех видов:

• договор комиссии,
• договор поручения,
• агентский договор.

Рассмотрим два примера.

Пример 1. ИП из Саратова торгует оборудованием для производства текстиля. Он заключил с белорусской торговой компанией агентский договор. Организация от имени ИП оформляет контракты на поставку автоматов для швейного производства в Беларуси. ИП — экспортеру оборудования не нужно платить НДС, поскольку территория реализации посреднических услуг — Республика Беларусь.

Пример 2. ИП принимает на реализацию товары из Турции по договору комиссии. Поскольку ИП — посредник, со всей стоимости услуг он обязан заплатить НДС.

Кто платит НДС при перевозке грузов

Нужно ли платить НДС при перевозке грузов, зависит от маршрута и страны нахождения партнера.

Если российские бизнесмены заказывают услуги у иностранного перевозчика.

Российский перевозчик оказывает услуги клиенту из-за рубежа.

В некоторых случаях международная перевозка товаров и сырья облагается по ставке 0%.

Как платят НДС налоговые агенты

Напомним, российские компании и ИП могут быть налоговыми агентами и платить НДС за своих иностранных контрагентов. Налог за партнеров при испорте услуг платят, даже если имеют освобождение от НДС или работают на спецрежимах.

Разберем на примере. Московский дизайнер работает в статусе ИП на НПД. Он заказывает услуги по созданию сайта для продвижения своих услуг в интернете у web-разработчика из Казахстана.

Несмотря на то что плательщики налога на профдоход освобождены от уплаты НДС, дизайнер будет обязан заплатить НДС со всей стоимости услуг по созданию сайта. При этом неважно, на пользователей из какой страны будет ориентирован сайт. Он может быть оформлен, например, на английском языке и продвигаться на аудиторию из Канады.

Обобщим: российские заказчики при импорте услуг должны заплатить НДС за иностранного исполнителя, если местом реализации этих услуг будет Россия, а контрагент не состоит на налоговом учете в РФ.

Перечислить агентский НДС нужно только после оплаты за услуги исполнителю. Даже если есть договор, услуга оказана, подписан акт приемки, но деньги не переведены, платить налог не нужно.

Как рассчитать НДС и в какие сроки оплатить

Реквизиты получателя в платежном поручении будут одинаковые для всех регионов России. Налог в составе единого налогового платежа (ЕНП) разбивать на агентский и обычный не нужно.

На агентский НДС подавать уведомление об исчисленных налогах не требуется. При просрочке, неуплате НДС штраф для налогоплательщика составит 20% от суммы несвоевременно перечисленного налога.

Теперь разберем подробно, как рассчитывать НДС российским заказчикам и исполнителям при работе с иностранцами.

Правила для налоговых агентов

Агентский НДС необходимо удержать из суммы оплаты за услугу, в том числе аванса. То есть в стоимость услуг, товаров, полученных от иностранца, по умолчанию включен НДС.

Если в договоре с зарубежным контрагентом не указано, что налог входит в цену услуг, то необходимо «накинуть» сверх их стоимости 22% (с 2026 года основная ставка налога изменилась), чтобы определить налоговую базу.

В случае, когда услуги оплачиваются в иностранной валюте, для расчета НДС необходимо учитывать курс ЦБ на дату перечисления денег за услугу.

Налоговый агент — плательщик НДС имеет право принять агентский НДС к вычету и уменьшить сумму налога к уплате.

Исключение составляют компании и ИП на УСН, которые выбрали ставку НДС 5% или 7%. Им нельзя принять входящий НДС к вычету. Если «упрощенцы» перейдут на уплату НДС по стандартным ставкам, то за счет агентского НДС смогут снизить налог к уплате.

Агент, который НДС не платит, включает налог в стоимость услуг.

Правила для российских исполнителей

Если услуги, товары реализованы на территории РФ, то исполнитель уплачивает НДС по стандартным правилам, таким же, как и для внутренних операций.

Чтобы не платить НДС за свой счет, его необходимо включить в стоимость услуг.

Надо ли компании выписать счет-фактуру

Налоговый агент оформляет счет-фактуру или универсальный передаточный документ сам себе. Срок оформления счета-фактуры — 5 календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения услуг или получения оплаты (предоплаты).

Его можно выписать в электронном виде и на бумаге. С 2026 года в электронном виде обязательно оформляется УПД. В бумажном виде допустимо оформить как счет-фактуру, так и УПД.

Счет-фактуру или УПД регистрируют в книге продаж. Если агент может принять НДС к вычету, то эти же документы для подтверждения нужно отразить в книге покупок. Кроме того, их необходимо внести в журнал регистрации счетов-фактур.

Особенности оформления счетов-фактур налоговыми агентами регламентируются Постановлением Правительства № 1137.

В каких случаях и как оформляются те или иные отчетные документы по НДС, рассказываем в уроке 5. Там же приводим бланки этих документов и образцы их заполнения.

НДС при импорте и экспорте товаров

В некоторых случаях юрлица и ИП обязаны уплачивать НДС, даже если работают на налоговых спецрежимах и имеют освобождение. Рассмотрим нюансы расчета и уплаты НДС для поставщиков и заказчиков, если один из них не в России.

НДС при импорте товаров

Если российские компании и ИП ввозят в Россию товары для себя или перепродажи на территории страны, они отчисляют налог на добавленную стоимость вне зависимости от освобождения от НДС.

Есть исключения. Налог не нужно уплачивать в случае:

• таможенного транзита;
• временного ввоза;
• беспошлинной торговли — ввозимые товары, освобожденные от НДС, перечислены в ст. 150 НК РФ;
• перемещении продукции в свободной таможенной зоне;
• некоторых других обстоятельств.

Формула для расчета «импортного» НДС зависит от страны происхождения товара. При импорте из стран ЕАЭС таможенные пошлины не уплачиваются. Поэтому при расчете НДС нужно применить соответствующую ставку налога только к стоимости ввозимого товара.

Расчет НДС при импорте товаров из других стран отличается. К цене следует прибавить таможенные пошлины и акцизы — и от этой суммы считать НДС.

Формула расчета НДС для импорта из стран, не входящих в ЕАЭС

Уплачивать НДС при импорте товаров из ЕАЭС нужно в налоговую инспекцию по месту регистрации компании или ИП. При ввозе из других стран — напрямую на таможне в составе «таможенных» платежей.

Рассмотрим, когда платить НДС и сдавать по нему отчетность при импорте товаров из ЕАЭС.

До этой же даты нужно подать декларацию, если продукция ввозится из стран ЕАЭС. Кроме того, для «импортного» НДС из ЕАЭС применяется особая форма декларации по косвенным налогам.

При импорте товаров из других стран срок и порядок уплаты зависят от таможенной процедуры, под которую помещены товары.

НДС при экспорте товаров

При экспорте товаров в любую страну ИП и компаниям на УСН с освобождением от НДС, то есть с доходом меньше 20 млн руб. (по итогам 2025 года и в 2026-м), НДС исчислять не нужно. Соответственно, им не надо и отчитываться в налоговую.

Для остальных компаний и ИП, в том числе на УСН, предусмотрена ставка налога на добавленную стоимость 0%. Налогоплательщикам необходимо представить в ФНС документы, чтобы подтвердить право применять нулевую ставку НДС, и декларацию.

Список документов для подтверждения права на ставку 0% зависит от страны, куда экспортируется товар, и регулируется ст. 165 НК РФ.

Для экспорта в страны ЕАЭС требуются:

1. Договор поставки.
2. Товарно-сопроводительные документы о вывозе товаров.
3. Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой налоговой инспекции страны ЕАЭС, на территорию которой вывозились товары. Вместо этих документов можно сдать перечень заявлений о ввозе, если сведения о них есть на сайте ФНС. Подготовить перечень можно в онлайн-сервисе «Офис экспортера» (ст. 165 НК РФ, п. 4 Протокола о косвенных налогах).

Для экспорта за пределы ЕАЭС нужен электронный реестр со сведениями из деклараций и контрактов.

Срок подтверждения ставки 0%:

• при экспорте в ЕАЭС — не позднее 180 дней со дня отгрузки;
• в другие страны — не позднее 180 дней со дня отметки «Выпуск разрешен» в таможенной декларации.

Несмотря на то что применяется ставка НДС 0%, экспортер обязан каждый квартал сдавать декларацию.

Если экспортер вовремя не подал документы, подтверждающие нулевую ставку, применятся стандартные ставки НДС — 22% или 10%. Если экспортер на УСН и применяет ставки НДС 5% или 7%, начислить налог по неподтвержденному экспорту он вправе по применяемой им ставке в квартале, в котором истек срок для подтверждения нулевой ставки.

Российский исполнитель выставляет счет-фактуру или УПД в том случае, если место реализации услуг, товаров — РФ. Когда территория реализации — другое государство, счет-фактуру не оформляют, но можно оформить универсальный передаточный документ, он будет играть роль акта выполненных работ.

В работе с самозанятыми есть особенности. Компаниям и ИП нужно правильно ее организовать. Зачем это делать и как это связано с НДС, рассказываем в уроке.

Компании на УСН с доходом больше 20 млн руб. в год должны платить НДС с 1 января с 2026-го. На автоматизированной «упрощенке» НДС отчислять не нужно, а годовой лимит по доходу на ней — 60 млн руб. Как следствие, этот режим консультанты стали рекомендовать предпринимателям, которые хотят эффективнее платить налоги.

Однако есть важные условия для работы на АУСН. Среди них — ограничение по числу сотрудников, их должно быть не больше пяти. В это число входят работники в штате, внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ. Самозанятые в средней численности работников не учитываются.

Если бизнес соответствует требованиям АУСН, на эту систему можно перейти и так получить освобождение от НДС до конца 2027 года. В этот срок завершится эксперимент по применению автоматизированной «упрощенки».

Кому подойдет автоматизированная УСН, подробно разбираем в уроке 7. Здесь говорим о том, как правильно работать с самозанятыми и почему «превратить» часть людей из штата в плательщиков НПД и продолжить с ними сотрудничать — сомнительная идея.

Особенности сотрудничества с самозанятыми

Компании и ИП могут работать с самозанятыми как с подрядчиками. За них не нужно отчислять в бюджет подоходный налог и страховые взносы. Это экономит бизнесу деньги.

Однако есть риск, что трудовая инспекция переквалифицирует договор с самозанятым в трудовой. Если это произойдет, работодатель — юрлицо или ИП — будет обязан обеспечить работнику все гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом:

• оплачиваемый отпуск,
• компенсации,
• страховые отчисления со всех выплат.

Закон запрещает самозанятому наниматься к работодателю, с которым он раньше работал по трудовому договору, если с момента увольнения не прошло два года. При этом человек со статусом самозанятого может работать по ТК в другой компании.

За что можно получить штраф

При неправильной организации работы с самозанятыми компания может получить штрафы по таким основаниям:

1. Нарушение трудового законодательства. Юрлицу грозит штраф до 50 тыс. руб. в первый раз и до 70 тыс. руб. во второй раз, если будет доказано, что отношения с сотрудником по факту трудовые.
2. Неуплата НДФЛ и страховых взносов. Компания заплатит 20% от суммы НДФЛ и 40% от суммы страховых взносов, которые не перечислила в бюджет. Также будут доначислены пени.
3. Неуплата взносов на травматизм в Соцфонд. Работодатель заплатит 40% от суммы неуплаченных взносов и пени.

Кроме того, если самозанятый не предоставит чек, заказчик не сможет отнести эти выплаты в расходы и уменьшить налоговую базу по НДФЛ (для ИП на ОСНО), налогу на прибыль и УСН-налогу по ставке «Доходы минус расходы». Как следствие, по этим налогам возникнет риск получить штраф от ФНС за недоимку, а также пени.

Заказчик может подстраховаться на случай, если не уверен, что получит чек от исполнителя-самозанятого, с помощью специальных сервисов. Например, такой сервис доступен заказчикам — клиентам Сбера, которые переводят средства исполнителям на карты банка.

Важно, чтобы исполнитель был зарегистрирован в сервисе «Самозанятость».

Нужно учесть: если договор с самозанятым признают трудовым, работник получит все гарантии по ТК РФ «задним числом». Он сможет требовать от работодателя компенсации и доплаты за неиспользованный отпуск, работу в выходные и сверхурочно за все время действия контракта.

Как ведомства проверяют условия работы с самозанятыми

Заказчиков не проверяют вслепую. Для мониторинга трудовая инспекция и ФНС используют риск-ориентированный подход. Это значит, что в первую очередь проверяют юрлиц и ИП, в работе которых есть признаки нарушений трудового и налогового законодательства. Чем больше таких признаков в деятельности, тем выше вероятность проверок.

Основные признаки подмены трудовых отношений:

• одинаковые суммы выплат каждый месяц;
• выплаты два раза в месяц;
• самозанятые физлица — бывшие штатные сотрудники компании;
• у самозанятого только один заказчик, с которым он работает долго.

У Минтруда есть дополнительные критерии для оценки рисков нарушений в работе с самозанятыми:

1. Бизнес заключил договоры на выполнение работ с 35 самозанятыми и больше.
2. Средняя продолжительность работы с плательщиками НПД — больше трех месяцев.
3. Выплаты самозанятому составляют от 35 тыс. руб. в месяц, а 75% дохода ему поступает от одной компании.

Ведомства собирают такую информацию:

1. Сведения об операциях по расчетному счету. Их передают банки.
2. Данные о сумме полученных доходов и заказчиках — из приложения «Мой налог», через которое самозанятые физлица ведут расчеты с бюджетом и формируют чеки. То есть проверять могут как работодателей, так и самозанятых.
3. Сведения о прошлых трудовых отношениях бизнеса и исполнителя-самозанятого. Данные о работниках ИП и компаний содержатся в отчетах о персонифицированных сведениях, которые работодатели обязательно подают в ФНС и Соцфонд.

Эти данные поступают в единую аналитическую систему, которая автоматически выявляет признаки нарушений.

Обычно, когда ФНС и трудовая инспекция находят признаки незаконной работы с самозанятыми, сначала вызывают работодателя для дачи пояснений и только потом назначают проверку.

Если ведомства запрашивают пояснения, им нужно представить:

• пояснительную записку;
• договоры ГПХ;
• допсоглашения — при наличии;
• выписки с расчетного счета на выплату вознаграждений самозанятым;
• чеки;
• акты выполненных работ.

Полный список документов, которые требуются для предварительной проверки, инспектор указывает в уведомлении о вызове.

По итогам предварительного мониторинга может быть назначена документарная проверка. В этом случае инспекторы проведут экспертизу всей рабочей документации:

• документов по охране труда,
• должностных инструкций,
• положений о премировании,
• табелей учета рабочего времени.

Если выяснится, что, например, самозанятый исполнитель обязан подчиняться правилам внутреннего распорядка, а заказчик ведет учет времени его работы, это будет одним из оснований признать отношения трудовыми.

Проверке подлежит и переписка по электронной почте или в мессенджерах между заказчиком и исполнителями.

Как бизнесу правильно работать с самозанятыми

Контролировать работу с самозанятыми нужно на каждом этапе сотрудничества. Ниже — шаги, которые позволят снизить риски в работе с плательщиками НПД.

Шаг 1. Прежде чем подписывать договор с самозанятым, надо убедиться, что он зарегистрирован в ФНС как плательщик налога на профдоход. Это можно сделать через онлайн-сервис ФНС по ИНН физлица.

Шаг 2. Грамотно составить договор. Важно проверить, чтобы в нем не было положений, которые подразумевают трудовые отношения.

Когда договор подряда может быть переквалифицирован в трудовой:

1. Самозанятые выполняют не конкретные работы, а именно трудовую функцию, например регулярно охраняют предприятие, доставляют грузы, чинят офисную технику.
2. В договоре не указан конкретный объем работ или конечный результат. Предмет договора — процесс выполнения обязанностей.
3. В договоре прописана оплата труда раз в месяц в одни и те же числа и есть определенная сумма.
4. Выплаты производятся за фактически отработанное время, а не за результат работы.
5. Вознаграждение регулярно выплачивается одновременно сразу нескольким или всем самозанятым.
6. Самозанятый подчиняется внутреннему трудовому распорядку заказчика и выполняет его распоряжения, а заказчик имеет право это контролировать.
7. На самозанятого распространяется система штрафов.
8. В работе самозанятый использует материалы, инструменты и оборудование заказчика, а тот обеспечивает самозанятому все необходимые условия труда на своей территории.

Подготовили образец договора ГПХ с самозанятым. Его можно скачать.

Шаг 3. В процессе работы следить, чтобы самозанятые не фигурировали во внутренних документах, которые обычно оформляются для штатных сотрудников.

К таким документам можно отнести:

1. Журналы выхода сотрудников на работу. Например, некоторые работодатели требуют от фрилансеров находиться на рабочем месте в определенное время, контролируют их местоположение и часы работы с помощью специальных сервисов.
2. Соглашения о возмещении материальной ответственности исполнителем.
3. Ведомости передачи сотруднику инструментов, техники и программного обеспечения для работы.
4. График отпусков.
5. Ведомости выдачи из кассы или перевода на карту денег в подотчет.
6. Приказы о направлении в командировку, выплате премий, выходе на работу в выходной.

Шаг 4. В платежном поручении указывать в назначении платежа конкретный результат работы, а не период.

Приведем два варианта формулировок:

1. Корректная — «Оплата по договору № 145/017 от 14 января 2026 года за разработку контент-стратегии на февраль 2026 года».
2. Может привлечь внимание инспекции — «Оплата контент-маркетологу по договору с 1 по 28 февраля 2026 года».

Шаг 5. Все закрывающие документы (акты выполненных работ, чеки) оформлять правильно:

• в актах выполненных работ, как и в назначении платежа, следует перечислить конкретные результаты работы;
• в чеке от самозанятого должна быть корректная информация о договоре, по которому производится расчет, и наименование работ.

Таким образом, самозанятые могут быть полезны бизнесу в решении ситуативных задач или в работе над отдельными проектами. На постоянную работу лучше взять сотрудников в штат и учитывать численность команды при выборе налогового режима.

Содержание

• Три главных тенденции
• АУСН и самозанятость: до какого года
• Что делать предпринимателям

Есть три тенденции в налоговом законодательстве для бизнеса. Каковы их последствия и как подготовиться, разбирает эксперт СберУниверситета, академический директор программы «Налоговая функция: новые горизонты» Татьяна Старокадомская.

Три главных тенденции

1. Рост налоговой нагрузки и «сворачивание» спецрежимов. В 2026 году базовая ставка НДС выросла с 20 до 22%. Основной удар пришелся по малому бизнесу: порог доходов для освобождения от НДС на УСН поэтапно снижается с 60 млн до 10 млн руб. Фактически это означает, что упрощенка перестает быть «освобождением» от НДС — теперь даже при скромном обороте данный налог придется начислять. Кроме того, для большинства компаний МСП отменена льготная ставка страховых взносов в 15%.
2. Цифровизация налогового контроля. ФНС получила современные инструменты анализа данных. Благодаря этому теперь стали доступны экстерриториальные камеральные проверки, то есть проверять может любая инспекция, а не только «своя». При этом есть возможность рассматривать дела при помощи видеоконференцсвязи.
   
   Кроме того, ФНС все активнее использует большие данные, видя «цифровой след» каждой компании. И хотя критерии дробления бизнеса (совпадение IP-адресов, персонала, учредителей) не меняются десять лет, но теперь отслеживать такие совпадения стало проще, благодаря выходу на новый технологический уровень.
3. Переход к адресным льготам. Льготы сохраняются, но становятся узконаправленными. Пониженные тарифы взносов и налоговые преференции становятся доступны только приоритетным отраслям (обработка, ИТ, радиоэлектроника) при соблюдении строгих критериев (доля дохода 70% и точный ОКВЭД).

АУСН и самозанятость: до какого года

Пока для предпринимателей сохраняются льготные режимы налогообложения, такие как АУСН и НПД. Напомним, что в 2026 году предприниматели на АУСН с доходами до 60 млн руб. освобождены от уплаты НДС. Предприниматели, которые перешли на НПД, также не платят НДС.

Однако данные режимы вводились как экспериментальные, то есть у них ограниченный срок:

• АУСН действует до 31 декабря 2027 года;
• НПД (самозанятость) до 31 декабря 2028 года.

Что будет после этих дат, пока нет ясности. Возможно эти режимы останутся, но по ним изменят условия применения. В частности, в Госдуме заявляли, что самозанятость после 2028 года сохранится, но могут ограничить сферу применения данного режима и изменить ставки.

Что делать предпринимателям

1. При расчете экономики единицы продукции обязательно учитывать налоги. Опираясь на эти данные, формировать цены на товары и услуги. Ниже рассмотрим пример, как правильно учесть НДС при расчете дохода с единицы товара.

2. Добиваться финансовой эффективности через налоговые льготы для бизнеса. Например, для начинающих предпринимателей пока действуют налоговые каникулы. А ИП и компании, которые оказывают услуги общественного питания, могут не платить НДС при выполнении определенных условий.

3. Оптимизировать расходы, привлекая искусственный интеллект к анализу налогов и бизнес-процессов. Например, есть ИИ-агенты, которые ускоряют ввод первичных документов. Во-первых, компания экономит на бухгалтерских услугах, во-вторых, ИИ-агент исключает ошибки в учете входящего НДС, что снижает риски штрафов.