Вклад во встречу: что нужно знать о представительских расходах

Среди начинающих предпринимателей бытует мнение, что представительские расходы компании — это оплата автомобиля премиум-класса с водителем для руководства, дорогие корпоративы и перелёты бизнес-классом. Однако далеко не со всеми пунктами этого списка согласятся инспекторы ФНС при проверке налоговых документов вашей компании. Понятие «представительские расходы» определено в законе довольно точно, поэтому правильное оформление этих трат позволит снизить для компании налог на прибыль.

Что входит в представительские расходы

Представительские расходы — это экономически обоснованные затраты на официальный приём и обслуживание для сотрудников других организаций, переговоров или собрания совета директоров. В них могут быть включены:

• завтрак, обед, фуршет для участников мероприятия;
• буфетное обслуживание;
• доставка сотрудников к месту проведения мероприятия и обратно;
• услуги внештатных переводчиков.

К представительским расходам не могут относиться оплата отдыха, развлечений, лечения сотрудников компании. Эти траты не берутся во внимание при расчёте налога на прибыль, так как являются экономически не обоснованными и отражаются лишь в бухгалтерском учёте компании как прочие расходы.

Как оформить

Размер представительских расходов не должен превышать 4 % от фонда оплаты труда (ФОТ) за отчётный период. Например, если в компании работает 5 сотрудников с зарплатой по 50 тысяч рублей в месяц, то затраты на представительские расходы в первом квартале не могут быть больше 30 тысяч рублей.

Как можно тратить деньги

В законе нет чёткого определения, какие продукты и напитки можно приобретать для делового приёма, а какие нет. Но, например, в письме Минфина уточняется, что алкогольные напитки могут быть частью представительских расходов. Однако не стоит пытаться списать на них чрезмерно много.

«При проверке ФНС сопоставляет количество гостей на встрече и то, могли ли они столько выпить и съесть. Если инспекторы решат, что расходы нереальны, их уберут из декларации со ссылкой на требование Налогового кодекса об обоснованности расходов», — поясняет управляющий партнёр консалтинговой компании Top Line Наталья Ненашева.

То есть если по документам на мероприятии продолжительностью два часа присутствовали, например, пять человек, для которых заказали 100 коробок конфет и две коробки с упаковками чая, инспекторы могут признать такие расходы нереальными.

Коммерческий директор «РНТ компани» Ольга Вильковская советует при организации на предприятие визита гостей, в том числе потенциальных бизнес-партнёров, заранее обговорить, кто какие расходы возьмёт на себя. «Как правило, приезжает комиссия из нескольких человек, которая оценивает площадку и возможности сотрудничества с нашей компанией. Иногда билеты на самолёт оплачивает наша сторона. Это не так просто оформить с бухгалтерской точки зрения, но мы идём на это», — говорит эксперт.

Приобретать билеты для бизнес-партнёров можно, если ваша компания готова доказать, что именно эти переговоры были экономически целесообразны и привели, например, к заключению контракта и существенному увеличению выручки. «Арбитраж обычно решает вопрос в пользу налогоплательщика, но к суду нужно быть готовым», — предупредила Елена Чуприк из «Аудит Финанс».

Как это поможет снизить налоги

Представительские расходы в декларации включаются в общую графу расходов фирмы с одной целью: снизить налогооблагаемую базу и, соответственно, налог на прибыль. Он составляет 20 % от разницы между налогооблагаемыми доходами и расходами организации.

При выборе упрощённой системы налогообложения (УСН) включить представительские расходы в декларацию не получится: налоговый кодекс не предполагает таких расходов для «упрощёнки».

Сократить затраты на деловые встречи и избежать проблем при проверке налоговой можно разными способами. Некоторые руководители малого бизнеса предпочитают самостоятельно оплачивать обед с партнёрами. Другие находят способы сократить подобные издержки за счёт специфики своего производства. «Когда мы проводим деловые встречи или другие мероприятия, то используем свою продукцию, которую берём по себестоимости», — рассказывает управляющий партнёр кондитерского дома «Господарь» Сергей Сурмач.

При организации деловых переговоров важно помнить не только о правильном оформлении документов.

Культура организации переговоров в России развивается по западным стандартам: встречи в галстуках уходят в прошлое, а совместные неформальные встречи в бильярдной или баре считаются дурным тоном. Удачный пример — бизнес-завтраки. Этот формат постепенно набирает популярность у представителей крупного, среднего, а также малого бизнеса.

«Безусловно, устаревшие формы ведения переговоров имеют право на существование. Однако чрезмерное гостеприимство может быть воспринято представителями некоторых культур как расточительность», — рассказал декан Высшей школы корпоративного управления (ВШКУ) РАНХиГС Сергей Календжян. По его словам, предприниматель должен чётко понимать, для кого он организует приём, и выбирать формат, исходя из его задач, целей и особенностей менталитета партнёра.