Когда контракт подписан, заказчик и поставщик действуют по схеме:

1. Предприятие поставляет товары, оказывает услуги или выполняет работы.
2. Стороны оформляют закрывающие документы.
3. Предприятие получает оплату.

Исполнитель поставляет товары, оказывает услуги или выполняет работы

Контракт вступает в действие со дня, когда его подписал заказчик. Поставщик должен соблюдать положения контракта: сроки поставки товара, комплектацию, условия гарантийного обслуживания.

Если поставщик нарушит условия, заказчик не вернет обеспечение исполнения контракта и внесет исполнителя в РНП. Чтобы этого избежать, нужно тщательно изучить условия госзаказа и не отступать от них.

В примере из урока 3.4, по условиям закупки, товары нужно привозить партиями по запросам заказчика, которые тот делает минимум за пять дней до очередной поставки.

Это значит, что у поставщика из примера каждый раз, когда заказчик будет отправлять запрос, в наличии должно быть нужное количество товара. Плюс поставщику важно продумать логистику, чтобы успевать отгружать и доставлять товар.

Поставщик и заказчик подписывают закрывающие документы

При выполнении большинства госзаказов по 44-ФЗ закрывающие документы должны быть сформированы и подписаны в ЕИС. Это называется «электронное актирование». Исключение — закупки до 600 тыс. руб. в электронных магазинах и контракты с заказчиками, указанными в п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ (в основном это силовые ведомства).

Электронное актирование в ЕИС проходит по алгоритму.

1. Когда стороны подписывают контракт, заказчик в личном кабинете исполнителя дает ему доступ на формирование закрывающих документов. Это происходит, даже если поставки еще не было.

2. Исполнителю в личном кабинете ЕИС приходит уведомление, что он может оформить закрывающие документы.

В личном кабинете на портале госзакупок надо перейти в раздел «Исполнение контрактов»

3. В разделе «Исполнение контрактов» поставщик формирует в электронном виде универсальный передаточный документ (УПД) о приемке.

Надо нажать «Создать документ о приемке»

4. Всего предстоит заполнить и проверить семь разделов.

Информацию, которая подтянулась автоматически, следует проверить

Некоторые поля заполняются автоматически, например информация о контракте, контрагентах, сведения о поставленных товарах, работах, услугах. В этих полях не должно быть ошибок и неточностей. Особое внимание стоит уделить разделу «Факт передачи товаров, работ, услуг».

5. Вручную или через календарь нужно указать три даты:

• дату передачи товара,
• дату начала периода поставки,
• дату окончания периода поставки.

Здесь же можно прописать:

• имя и должность сотрудника, который передаст товар;
• данные транспортной накладной;
• данные документа об отгрузке — номер и дату накладной, УПД или акта приемки выполненных работ (услуг), если оформлялись бумажные документы или электронные в учетных программах, например в 1С.

6. Если поставщик платит НДС, то при формировании документов о приемке он может выставить счет-фактуру или загрузить его из учетной программы.

В разделе «Дополнительные документы» формируется счет на оплату. В этом же разделе можно прикрепить сертификаты на товар, если такое условие есть в контракте.

7. Поставщик подписывает документы с помощью ЭП. Они автоматически уходят заказчику в течение часа.

8. Заказчик в течение 20 рабочих дней после подписания документов поставщиком или в срок, указанный в контракте, подписывает электронные документы со своей стороны. Другой вариант — присылает мотивированный отказ от приемки товаров, работ, услуг.

Если для приемки товаров, работ, услуг создавалась приемочная комиссия, то документы заказчика подписывают своими ЭП все члены комиссии.

Исполнитель получает оплату

Заказчик обязан перечислить оплату за товары или услуги в течение семи рабочих дней с момента, как подписал все закрывающие документы.

Еще заказчик обязан вернуть бизнесу обеспечение исполнения контракта. Он должен сделать это в течение 30 календарных дней, а при закупках у субъектов МСП и СОНО — в течение 15 календарных дней. В контракте могут быть указаны другие сроки, но они не должны превышать те, что установлены законом.

Иногда заказчик требует, чтобы поставщик обеспечил гарантийные обязательства. Это гарантия качества продукции и того, что исполнитель выполнит свои обязанности по ее обслуживанию. Такое обеспечение обязательно для контрактов на поставку машин и оборудования. В остальных случаях — на усмотрение заказчика.

Обеспечение гарантийных обязательств поставщик вносит на расчетный счет заказчика в момент, когда поставляет товары или завершает работы, но до подписания документов о приемке. Обеспечивать гарантийные обязательства бизнес может собственными деньгами либо с помощью банковской гарантии, например от Сбера.

В 44-ФЗ нет четких сроков, когда заказчик должен вернуть обеспечение гарантийных обязательств. Обычно заказчики руководствуются теми же сроками, что предусмотрены для возврата обеспечения исполнения контракта:

• в течение 30 дней с даты окончания обязательств;
• в течение 15 дней, если закупка проходила среди СМП.