Эксперт:

Товарный учет — это фиксация любых операций с продукцией, будь то производство, покупка, хранение, перемещение между складами, продажа, списание или возврат, а также информация, когда и по какой цене товар поступил от поставщика селлеру, от селлера — покупателю и какую выручку принес бизнесу.

А зачем это все фиксировать?

Учет дает возможность:

• отслеживать движение товарных позиций на всех этапах;
• планировать объем закупок — наглядно видеть остатки и не допускать дефицита;
• снизить затраты на аренду склада или уплату комиссии за хранение товара: при грамотном учете товар не будет залеживаться;
• сократить недостачи, излишки и пересортицу* товара на складе;
• анализировать спрос — какие товары продаются хорошо, а от каких можно отказаться вовсе;
• выстраивать работу с поставщиками — видя сводку по возвратам, понимать, кто чаще всего привозит неликвидный товар и сотрудничество с кем пора прекратить.

____________

* Недостача — ситуация, когда на складе товаров оказалось меньше, чем по документам, излишки — больше. Во время пересортицы и то, и другое происходит одновременно. Подобные ситуации возникают из-за ошибок во время приемки товара. Например, поставщик привез 30 кастрюль, а в документах было указано 20. Или покупателю отправили голубую футболку, а в документе отметили, что красную.

Для ведения товароучета опытные селлеры используют специальные программы — о самых популярных из них мы поговорим в конце раздела. Начинающие предприниматели часто ведут учет в Excel — товарных позиций немного, объем закупок небольшой, и следить за движением продукции вручную не составляет большого труда. Но в любом случае предпринимателю придется работать с официальной документацией.

Какие документы нужны для товароучета?

1. Универсальный передаточный акт (УПД). Это первичный документ, по которому селлер принимает товар, поступивший ему от поставщика. Здесь указаны данные о продавце и товаре: количество, закупочная цена, сумма НДС, страна происхождения и прочее.
   
   👆 Обрати внимание: из закупочной цены и надбавки в виде НДС складывается отпускная цена. Если прибавить к ней торговую наценку, получим розничную цену. Удобнее вести учет по отпускным ценам: если наценка фиксированная, ее можно указать в программе товароучета, и цены для покупателей будут рассчитываться автоматически.почная цена, сумма НДС, страна происхождения и прочее.
2. Счет-фактура. Это документ налогового учета, необходимый бухгалтеру. Если во время приемки с товаром все в порядке, продавец выставляет селлеру счет-фактуру, по которой предприниматель будет оплачивать поставку товара и НДС.
3. 3. Акт приема-передачи. Это документ, который заполняется в момент отгрузки товара маркетплейсу, причем по любой схеме работы: и FBO, и FBS. Он подтверждает, что селлер передал свою продукцию торговой площадке в таком-то объеме.
4. 4. Транспортная накладная. Она необходима в том случае, если селлер обращается за логистическими услугами к маркетплейсу или сторонней компании при работе по схемам FBS, DBS или в интернет-магазине. В накладной зафиксировано, что за груз, кто и куда его доставляет. Если товар потеряется или сломается по дороге, этот документ позволит доказать факт отправки груза и взыскать компенсацию за некачественную услугу.

Вне зависимости от того, насколько автоматизирован товароучет селлера, на всей его продукции должны быть специальные опознавательные признаки — штрихкоды. Это требование маркетплейсов: без них они не смогут принять продукцию на складе при работе по FBO или компенсировать стоимость возврата товара при FBS. При работе по DBS и в интернет-магазине штрихкоды необязательны, но могут сильно облегчить ведение товароучета предпринимателем.

Чаще всего штрихкод наносит на упаковку производитель — селлеру остается только перенести эти данные в личный кабинет маркетплейса. Но что делать, если селлер производит товары сам или производитель использует международный формат штрихкода, с которым конкретный маркетплейс не работает?

В этом случае, как и с «Честным знаком», придется взять весь процесс на себя.

Три «документа» для каждого товара, о которых нужно позаботиться селлеру

1. Штрихкод. Он нужен для корректного товароучета. Если штрихкода от производителя нет или он не подходит, нужно сгенерировать его самостоятельно. Сделать это можно:

• На сторонних ресурсах, онлайн-генераторах, например здесь
• В личном кабинете маркетплейса

Затем штрихкод нужно распечатать и приклеить на товар. Опытные селлеры используют для этого специальный термопринтер, новички печатают на обычном, используя самоклеящуюся бумагу.

2. Этикетка товара. Это специальный стикер, на котором указаны название товара, состав, срок годности и так далее, а также штрихкод, если его нет на упаковке товара. Этикетка необходима в соответствии с Законом о защите прав потребителя и не создается только в том случае, если вся информация указана на упаковке.

Если этикетки от производителя нет, селлеру нужно создать ее самостоятельно и приклеить на товар. Шаблон можно найти в программах товароучета, например «Мой склад».

3. Этикетка поставки (ярлык). После упаковки продукции на коробку также нужно наклеить специальный ярлык, по которому маркетплейс будет осуществлять приемку товара:

• При работе по схеме FBO ярлык клеится на всю палету с товарами, которые отгружаются на склад маркетплейса.
• При работе по схеме FBS ярлык клеится на упаковку каждого заказа, который селлер передает маркетплейсу в ППО.

Ярлык создается в личном кабинете маркетплейса, распечатывается и приклеивается на палету или упаковку. Для печати ярлыков удобнее иметь отдельный принтер. Чтобы было дешевле, можно найти б/у модель в чатах селлеров.