Как предпринимателю оптимизировать численность персонала
Сколько времени сотрудники тратят на рутинные задачи и перекладывание бумажек вместо выполнения профильных обязанностей? Готовы ли предприниматели оплачивать такую работу в ситуации, когда бизнесу нужно быстро перестроиться и быть максимально эффективным? Как понять, загружен ли персонал на 100 %? Редакция «Своего дела» изучила, как провести оптимизацию, чтобы экономить на расходах, но не терять в качестве и эффективности
Что такое оптимизация
Предприниматели выходят из карантина с намерением встряхнуть компанию и заметно повысить эффективность сотрудников, считает управляющий партнёр по аудиту и налоговым спорам в консалтинговой компании WiseAdvice Consulting Group Маргарита Дружинина. Реализовать эти планы можно благодаря оптимизации.
«Во время самоизоляции мы уволили 10 сотрудников из 80. В первую очередь расстались с теми, кто не был готов меняться и перестраивать свою работу. Благодаря этому решению мы смогли нанять новых классных специалистов и в итоге — увеличить продажи на треть, до самого высокого месячного показателя за 15 лет», — поделилась эксперт. 40 % клиентов составляют представители малого бизнеса.
Оптимизация может касаться либо численности сотрудников, либо состава штата. В трудовом законодательстве чёткого разделения этих понятий нет. Но в первом случае владелец бизнеса уменьшает затраты на содержание команды: снижает зарплаты, сокращает число работников, выполняющих одни и те же функции, например из четырёх копирайтеров оставляет трёх. В результате уменьшаются расходы на уплату налогов, социальных взносов, обучение и переподготовку, закупку техники и даже аренду.
При оптимизации состава штата упраздняются определённые должности. Например, если владелец трансформирует бизнес по uber-модели, компания может отказаться от диспетчеров. Поскольку клиент и исполнитель будут связываться через интернет-платформу, без посредников, понадобятся только менеджеры для решения спорных вопросов.
Оптимизация состава штата может произойти, когда предприниматель решит передать часть задач на аутсорс. Например, компания подписывает договор с агентством для продвижения бренда и, как следствие, отказывается от младших специалистов в отделе маркетинга. Там останется только руководитель направления, который будет контролировать процесс.
Как оптимизировать численность сотрудников
Назначьте ответственного за оптимизацию
Он будет руководить работой и анализировать результаты. В малом бизнесе этим обычно занимается собственник.
Изучите загрузку персонала
Оптимизация начинается с исследования внутренних процессов компании. Подсчитайте количество сотрудников в подразделениях предприятия, узнайте объем задач каждого работника и время, которое они тратят на их выполнение. Это позволит определить, загружены ли специалисты на 100 %. Возможно, они справляются с делами за полдня.
Поговорите с сотрудниками
Расскажите им, как меняется работа компании в новых обстоятельствах, что придётся перестроить в процессах. По словам Дружининой, так предпринимателю проще понять, кто готов к трансформации, а кто, скорее всего, будет тормозить перестройку.
Оцените объем рутинных задач
Изучите, сколько времени сотрудники тратят на составление простых таблиц, расшифровки интервью, учёт звонков, неавтоматизированное копирование данных. Чтобы оценить объём максимально точно, составьте блок-схемы бизнес-процессов. Благодаря им вы поймёте, сколько времени в каждом из них отнимает рутина.
По наблюдениям генерального директора сервиса личных помощников Want Юлии Юрченко, на подобные процессы уходит до 30–35 % рабочего времени. В эти часы сотрудники могут заняться основными задачами и повысить эффективность работы. Например, специалист отдела продаж — организовывать переговоры с клиентами, а не заполнять таблицы с данными о потенциальных покупателях, журналист — брать новые интервью, а не заниматься их расшифровкой, юрист — консультировать клиентов, а не собирать папки документов для подачи запросов в разные ведомства.
Определите, какие из рутинных процессов можно автоматизировать
Маркетологам, специалистам по продажам, менеджерам, которые общаются с заказчиками, могут помочь CRM-системы (системы управления взаимоотношениями с клиентами). В них можно регистрировать, хранить и анализировать данные, например число звонков каждого специалиста кол-центра или показатели работы менеджеров продаж.
Можно использовать и другие цифровые инструменты. Например, системы электронного документооборота (ЭДО), которые позволят сократить время, затрачиваемое на подпись бумаг, проставление печати и передачу в другие компании счетов-фактур и контрактов.
Выберите рутинные задачи для передачи на аутсорс
Юлия Юрченко из Want советует ориентироваться на два ключевых параметра: качество и цену рабочего часа. Например, менеджеру нужно регулярно делать презентации для встреч. Он собрал нужные данные, но дизайнерских навыков ему не хватает. Скорее всего, дизайнер-фрилансер сделает эту работу более качественно.
Следом нужно посчитать, сколько рабочего времени потратит менеджер, умножить на стоимость одного рабочего часа и сравнить с гонораром дизайнера. Если второе окажется дешевле, то задачу лучше поручить внештатному специалисту. Несмотря на то, что сегодня компания потратит дополнительные деньги, менеджер, выполняющие в это время свои основные обязанности (например, поиск нового клиента), впоследствии окупит эти расходы и даже позволит заработать.«Естественно, если у меня достаточно времени, то гонорар дизайнеру, наоборот, будет расточительством. Поэтому я отдам задачу на аутсорс только в том случае, если мне нужно качество выше среднего», — объясняет Юрченко.
Какие задачи передать на аутсорс
Отдавать задачи за пределы штата компании можно не только профильным специалистам, но и сервисам личных помощников (или консьерж-службам). Они работают по подписке. По данным сервисов для поиска работы, зарплата младшего ассистента в Москве составляет 55–60 тысяч рублей. Подписка может обойтись в три-четыре раза дешевле.
Но передавать внештатным ассистентам стоит только те задачи, которые не касаются показателей эффективности (KPI) штатного сотрудника. Например, один из самых популярных запросов для ассистентов — поиск информации, говорит Юрченко. «Если правильно поставили задачу, неважно, что он будет делать: искать марку пылесоса, составлять список конкурентов или изучать сложный технологичный продукт», — уверена эксперт, но поясняет, что из-за нехватки специализированных знаний он вряд ли сможет найти клиентов через холодные звонки.
Перед тем как отдать задачи, пропишите инструкции для помощников и стандарты, на которые они будут ориентироваться в работе. Определите, как будут взаимодействовать штатные и внештатные сотрудники. Например, через планировщик задач вроде Trello и Notion. Юрченко также советует отвести время на тестовый период и сбор обратной связи. Срок будет зависеть от масштаба оптимизации и объёма задач, переданных на аутсорс. Например, если ассистентам передают задачи обзванивать клиентов и общаться по скриптам, тест займёт не больше недели.
Как юридически оформить сокращение штата
Если после изучения процессов вы поняли, что для части сотрудников нет задач и с ними стоит расстаться, можно поступить двумя способами: уволить по соглашению сторон (как это сделать, мы объясняли в этом тексте) либо пройти процедуру сокращения численности штата. Расскажем о втором способе подробнее.
Издайте приказ о сокращении численности штата
В Трудовом кодексе не прописано, как его оформлять, но в документе необходимо указать причины и даты. При сокращении численности штата место должно остаться за наиболее квалифицированным и эффективным специалистом. Если показатели равные, преимущество есть у работника с детьми, сотрудника, пострадавшего во время работы, например получившего травму, инвалида боевых действий; специалиста, повышающего квалификацию без отрыва от работы.
Уведомите работника о сокращении
Это нужно сделать не менее чем за два месяца до увольнения. Сотрудник должен получить документ лично и расписаться.
Предложите вакантную должность
Работники отдела кадров должны это делать регулярно вплоть до сокращения. Они вправе предложить специалисту должность ниже, в том числе с меньшей зарплатой, или временную замену сотрудника, который находится в отпуске по уходу за ребёнком.
Издайте приказ об увольнении
Это делается в последний рабочий день сотрудника.
Уведомите службу занятости
Руководителю юрлица нужно сделать это не позднее чем за два месяца до увольнения, а ИП — не позднее чем за две недели. В письме работодатель указывает должность человека, его специальности, навыки и условия оплаты труда. К документу прикладываются копия приказа о сокращении численности, проекты приказа об увольнении и нового штатного расписания организации.
Выплатите пособие
В последний рабочий день работодатель должен погасить все задолженности перед сотрудником и выплатить выходное пособие в размере одного среднемесячного заработка (как он рассчитывается, мы объяснили в этой инструкции). Его также нужно платить, пока специалист ищет работу, но не дольше двух месяцев.