Даже у самого маленького отеля всегда несколько складских помещений. По строительным и санитарным нормам необходимо хранить отдельно:
Как правило, для организации складов используют подвальные и цокольные помещения. Если в отеле несколько этажей, на каждом из них также оборудуют отдельные хозяйственные кладовые, в которых хранится уборочный инвентарь, тележки горничных и другие важные вещи для быстрого доступа.
Чтобы точно знать, сколько расходных материалов хранится в каждом помещении, необходимо вести складской учет. Благодаря этому отельер сможет эффективно управлять запасами и своевременно проводить закупки в нужном объеме.
Учету подлежат любые действия с расходными материалами, инвентарем, техникой, мебелью:
Также объекты могут списываться по причине износа. Например, белье редко служит дольше 4 лет: ткань рвется, со временем на ней появляются пятна, а если белье долго лежало влажным — то еще и плесень. Если отель работает давно, ежегодно обновляют около 20% белья и полотенец. На каждое такое списание составляют специальный акт.
Кроме того, минимум раз в месяц любой отель проводит комплексную инвентаризацию номерного фонда и складских помещений, то есть сверяет фактическое наличие предметов с учетными данными в программе. Это помогает своевременно выявлять расхождения: недостачи, излишки, реальное состояние имущества
Самый распространенный способ ведения учета — использование штрихкодов на этикетках. Они упрощают процесс контроля и значительно повышают точность работы отдела закупок. В качестве альтернативы можно использовать артикулы товаров или создать специальную картотеку, в которую будут внесены все объекты внутри отеля.
Учету подлежат не только расходные материалы, но и комплектация номеров!
Кроме складского учета, нельзя забывать и про бухгалтерский учет. Это значит, что все объекты, включая расходные материалы, инвентарь, оборудование, мебель, являются активами и должны быть поставлены на баланс, то есть включены в общую стоимость имущества отеля. Это дает предпринимателю возможность корректно вести финансовую отчетность, планировать бюджет, контролировать расходы и амортизацию. Ну и конечно, искать варианты для экономии.
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live