Даже у самого маленького отеля всегда несколько складских помещений. По строительным и санитарным нормам необходимо хранить отдельно:
- Расходные материалы
- Уборочный инвентарь
- Уборочный инвентарь для санузлов
- Чистое белье
- Грязное белье (если в отеле нет прачечной)
- Технику и материалы технической службы
- Мебель
- Лакокрасочные и пиломатериалы
- Садовый инвентарь
Как правило, для организации складов используют подвальные и цокольные помещения. Если в отеле несколько этажей, на каждом из них также оборудуют отдельные хозяйственные кладовые, в которых хранится уборочный инвентарь, тележки горничных и другие важные вещи для быстрого доступа.
Чтобы точно знать, сколько расходных материалов хранится в каждом помещении, необходимо вести складской учет. Благодаря этому отельер сможет эффективно управлять запасами и своевременно проводить закупки в нужном объеме.
Учету подлежат любые действия с расходными материалами, инвентарем, техникой, мебелью:
- Поступление. Прежде чем товары поступят на склад, ответственные за закупку лица проверяют их количество, качество, а после регистрируют в системе, указывая, в каком именно складском помещении они теперь находятся.
- Перемещение. Если, к примеру, чистые полотенца из основного склада разводят по подсобкам на этажах, это также нужно отразить в программе — чтобы знать, где искать, когда эти полотенца понадобятся.
- Выдача. В системе объекты, поступившие в работу, получают статус «в использовании», будь то моющие средства для горничных или косметический набор для гостей. Это значит, что товар больше не числится в запасе.
- Списание. Списываются те объекты, которые были использованы, повреждены или утрачены. В идеале проверять номера после выезда каждого гостя: постояльцы могут не только что-то сломать, но и забрать с собой халаты, полотенца, тапочки. Такие потери нужно сразу фиксировать, чтобы потом не было недостачи и не пришлось искать хищения среди персонала.
Также объекты могут списываться по причине износа. Например, белье редко служит дольше 4 лет: ткань рвется, со временем на ней появляются пятна, а если белье долго лежало влажным — то еще и плесень. Если отель работает давно, ежегодно обновляют около 20% белья и полотенец. На каждое такое списание составляют специальный акт.
- Возврат. Если во время приемки товара ответственных лиц не устроило качество материалов, инвентарь оказался бракованным или не соответствует исходной спецификации, на товары оформляют возврат и отправляют их обратно поставщику. Это действие тоже отражают в системе.
- Ремонт. Этот пункт касается, скорее, техники и специального оборудования. Обычно программа складского учета дает возможность указать ориентировочное время завершения ремонта, чтобы отель мог корректно планировать нагрузку и будущие закупки.
Кроме того, минимум раз в месяц любой отель проводит комплексную инвентаризацию номерного фонда и складских помещений, то есть сверяет фактическое наличие предметов с учетными данными в программе. Это помогает своевременно выявлять расхождения: недостачи, излишки, реальное состояние имущества
Самый распространенный способ ведения учета — использование штрихкодов на этикетках. Они упрощают процесс контроля и значительно повышают точность работы отдела закупок. В качестве альтернативы можно использовать артикулы товаров или создать специальную картотеку, в которую будут внесены все объекты внутри отеля.
Учету подлежат не только расходные материалы, но и комплектация номеров!
Кроме складского учета, нельзя забывать и про бухгалтерский учет. Это значит, что все объекты, включая расходные материалы, инвентарь, оборудование, мебель, являются активами и должны быть поставлены на баланс, то есть включены в общую стоимость имущества отеля. Это дает предпринимателю возможность корректно вести финансовую отчетность, планировать бюджет, контролировать расходы и амортизацию. Ну и конечно, искать варианты для экономии.