Урок 4.5.
Как организовать документооборот

Движение товаров в оптовом бизнесе не обходится без большого количества документов: накладных, актов, счетов и других. А с расширением ассортимента, базы поставщиков и покупателей их становится все больше. Чтобы упростить работу с документами, оптовик может перейти на электронный документооборот.

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен цифровыми версиям документов внутри компании, с внешними контрагентами и госорганами в специальных сервисах.

Что это дает бизнесу:

• Сокращаются расходы на бумагу и доставку документов.
• Ускоряется подписание документов, а значит, ускоряются доставка и оборачиваемость товаров.
• Документы хранятся в базе, в которой их легко найти в нужный момент.
• Сокращаются ошибки: программа не даст подписать документ неуполномоченному сотруднику или проставить другую дату.

Когда использовать ЭДО — обязательно:

• Оптовик работает с товарами в системах обязательного учета.
• Оптовик работает с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП), их перечень приведен в Постановлении Правительства № 1110.
• Оптовик участвует в госсзакупках.
• Передача бухгалтерской отчетности в госорганы возможна только в электронном виде.

Добавим, что в Сбере подключить электронный документооборот можно бесплатно. Достаточно открыть расчетный счет.