Урок 4.4.
Как вести бухгалтерию

Доходы и расходы, кредиторская и дебиторская задолженности, каждый этап движения товаров — все это отражается в бухгалтерской отчетности компании.

Особенности бухучета в оптовой торговле

1. В документах на этапе закупки должны быть прописаны те же позиции, что и на этапе продажи. Кажется, что так и есть по умолчанию, но не все так просто.

Например, оптовая компания продает носки. При закупке очередной партии в учете отражено «100 тыс. пар носков». А по факту в ней 20 тыс. красных, 20 тыс. синих, 30 тыс. черных и 30 тыс. белых. За месяц что-то продали, что-то осталось. И когда дело доходит до инвентаризации, возникает путаница. Потому что в документах при закупке не были прописаны точные характеристики, а в документах при продаже были.

Мы разобрали пример простого товара и одной характеристики. Представь, насколько сложнее эта задача становится, когда речь идет о товарах с множеством характеристик (оборудовании, медикаментах и так далее) и ассортимент расширяется до сотен позиций.

2. Если оптовик работает с иностранными поставщиками и покупателями, он становится участником ВЭД. Нужно работать с валютными контрактами и инвойсами, их учет тоже имеет свою специфику.

3. Бухгалтерский учет должен быть синхронизирован со складским. Складской учет — это хранение и обработка данных о запасах товаров, фиксация всех действий на складе: поступлений и оприходований товаров, отгрузок товаров покупателям, перемещений, инвентаризаций, списаний из-за порчи или недостачи и так далее. Обычно на начальных этапах его ведут в Excel-таблице, а по мере расширения ассортимента переходят на специальные программы. Часто за складской учет отвечает тот же сотрудник, что и за бухгалтерию.

Для чего нужно вести складской учет?

• Упорядочить товары: определить популярные и не очень, контролировать сроки годности.
• Контролировать остатки и планировать закупки новых партий.
• Поддерживать порядок в документах, исключить ошибки в отчетности и некорректное начисление налогов.

Как же лучше вести бухгалтерский и складской учеты?

Вариант «самостоятельно» возможен в теории, но на практике для этого нужны узкоспециализированные знания и время, которое оптовик может посвятить выстраиванию отношений с поставщиками и клиентами. Значительно упростить работу может бухгалтер/

Как ты помнишь, тут тоже есть выбор: нанять бухгалтера в штат, обратиться к бухгалтеру-фрилансеру или отдать бухучет на аутсорс специализированной компании. Если аутсорсинговая компания несет ответственность за квалификацию и обучение бухгалтера, то при самостоятельном поиске оптовику нужно будет их проверить. Для этого стоит обратить внимание на образование, опыт работы и квалификацию специалиста. Если пока не знаешь, как лучше вести учет, проконсультируйся с опытным ментором-бухгалтером.

Образование

Есть два приемлемых варианта: бухгалтерское и экономическое.

Специалисты с другим образованием должны подтвердить компетенции квалификацией.

Опыт работы

Важно, чтобы у специалиста был опыт работы в похожем бизнесе, ведь опт имеет свои особенности.

Для полноценного ведения бухгалтерии не подойдут кандидаты, которые работали только с узкими задачами.

Квалификация

Хороший бухгалтер всегда следит за изменениями в законах, которые касаются его работы. Также он постоянно повышает квалификацию, изучая отраслевую периодику.

Хороший специалист поможет не только успешно войти на рынок, но и развивать бизнес в дальнейшем. Вот основные вопросы, с которыми помогает разобраться бухгалтер:

• Контроль денежных средств на счетах
• Ведение статистики по доходам и расходам по месяцам и кварталам
• Формирование отчетности и отправка ее в госорганы
• Учет доходов и расходов
• Расчет заработной платы сотрудников, если они имеются, взносов в фонды и НДФЛ