В Питере пить! Правила организации фестиваля от Петербургской коктейльной недели
Главное барное событие года в России проходит в Северной столице — это Saint-Petersburg Cocktail Week. Фестиваль объединяет лучших бартендеров, ремесленников, поваров и всех, кто интересуется барной сферой. А в этом году фестиваль стал победителем конкурса «Теперь Я Босс!» — 5 лет! на телеканале «Пятница». Сооснователь фестиваля Софья Лапина рассказывает, как организовать успешный ивент.
В Питере пить! Правила организации фестиваля от Петербургской коктейльной недели
Главное барное событие года в России проходит в Северной столице — это Saint-Petersburg Cocktail Week. Фестиваль объединяет лучших бартендеров, ремесленников, поваров и всех, кто интересуется барной сферой. А в этом году фестиваль стал победителем конкурса <a href="https://sberbusiness.live/spetsproekty/shou-teper-ya-boss-5-let" target="_blank">«Теперь Я Босс!» — 5 лет!</a> на телеканале «Пятница». Сооснователь фестиваля Софья Лапина рассказывает, как организовать успешный ивент.
Для успешной организации фестиваля должно совпасть множество факторов: правильная площадка, продуманный бюджет, интересная программа, грамотный маркетинг. От выбора барменов до обеспечения безопасности мероприятия — каждый аспект требует внимательного планирования и координации и не прощает откладывания «на потом».
Поиск площадки
Подбор площадки должен отражать основную идею события. Если для исторического бала вы выберете площадку в суперсовременном помещении, это будет смотреться странно. Площадка — это идея, концепция события, отраженная визуально.
Другой важный критерий выбора площадки — размер. От количества людей зависит, будет ли это особняк, маленький исторический двор или большая выездная территория. Например, если это мероприятие на 30 человек, которое должно в себя включать шоу, ищите просторную площадку. Гости в ней могут свободно разместиться, чтобы посмотреть выступление именитого шеф-повара.
Софья Лапина
соосновательница фестиваля Saint-Petersburg Cocktail Week
«Первые три года мы всегда искали площадку в историческом центре города, на барном маршруте. В этом году локация изменилась, потому что фестиваль вырос и в центре Петербурга мы не помещаемся. Мы переехали в новое для нас пространство, и наш формат немножко изменился. Поэтому в поиске помещения на этот год мы смотрели площадку с большим, красивым двором, с разными залами, которые могут трансформироваться под запрос бренда».
Если мероприятие включает посадку на ужин, то на человека закладывайте 60 сантиметров вдоль стола, чтобы не было тесно. Если это вечерний формат с застольем, где гости будут перемещаться, нужна более свободная локация. Площадка Saint-Petersburg Cocktail Week вмещает 10 тысяч человек одновременно. Но большая часть пространства — это застройки, стенды, игровые зоны и зоны отдыха, что значительно уменьшает количество площади.
При рассадке определите, сколько человек расположится на сидячих местах. Для длинной лекции поставьте комфортные сиденья, заложите между ними больше расстояния. Чаще всего площадки, которые представлены для аренды, уже имеют свой расчет по вместимости людей.
Бюджет
Основные статьи расходов барного фестиваля — это аренда площадки, техническое оснащение, приглашенные спикеры, проживание, билеты, перелет, брендинг, маркетинг, а также зарплата команды, которая работает над проектом.
Примерная себестоимость небольшого фестиваля — 1,5-2 млн рублей в зависимости от времени его проведения, локации и приглашенных артистов.
Софья Лапина
соосновательница фестиваля Saint-Petersburg Cocktail Week
«Любое событие можно сделать даже с нулевым капиталом, если использовать поиск партнеров и коллаборации. Например, на барном фестивале был совместный проект с «Яндекс.Картами». В приложении была специальная кнопка, которая подгружала все заведения, участвующие в проекте. Была возможность с помощью смартфона путешествовать и знакомиться со всеми заведениями, смотреть меню, какие коктейли они придумали».
Программа фестиваля и зонирование
Вначале необходимо выстроить сетку основных событий. Если это образовательная программа, то планирование должно начинаться с главного — с лекций. Дальше лекции дополняются другими активностями. Продумайте зону еды и отдыха. Если планируется большое количество посетителей, создайте пространство с тихими комнатами, где каждый может уединиться на свой частный звонок, провести беседу, переговоры. Придумайте пространство, где будет происходить небольшой тимбилдинг, общение, знакомства. В рамках одной локации продумайте полностью путь гостя: как он зашел, сколько он стоит в очереди.
Потом нужно продумать навигацию — чтобы она была понятной, легкой и действительно приводила гостя в те места, куда он планировал пойти.
Создайте четкое расписание, интерактивы в виде фотобудок, фотозоны или даже скейт-парка. Все остальные игровые моменты додумывайте, исходя из аудитории, брендов, чтобы они органично могли раскрыться на проекте. Иногда отдельные активности придумывают конкретно под бренд: не только чтобы разнообразить программу и развлечь гостей, но и для того, чтобы найти партнеров, которые поддержат проект.
Команда
Стартовая команда для барного фестиваля обычно небольшая:
В зависимости от концепции фестиваля и его масштаба, к команде могут присоединяться другие специалисты.
Софья Лапина
соосновательница фестиваля Saint-Petersburg Cocktail Week
«У нас большая образовательная часть, поэтому необходим руководитель образовательных проектов, который полностью общается с техническим и финансовым отделами, с дизайнером. Потом появляется пиар-команда, которая состоит из 3-4 человек».
В пиар-команде необходимы отдельные SMM-специалисты, которые будут вести социальные сети. Для каждого города это своя аудитория, свои блогеры — найдите сотрудника, который с ними общается. А руководитель отдела будет координировать работу и придумывать интересные интеграции.
Состав команды зависит от количества событий на проекте, внутри большого мероприятия чаще всего бывают маленькие события: закрытые встречи, вечеринки и концерты. Для этого нужен ивент-менеджер, который отвечает за конкретную вечеринку, ужин или другое событие, так команда из 3-4 человек может вырасти до 40.
К работе на площадке можно приглашать волонтеров — расскажите им о проекте и распределите по зонам. Чаще всего это 20-30 человек, которые помогают гостям на площадке, координируют их в зоне регистрации.
Продвижение
Стратегия продвижения зависит от аудитории, на которую вы работаете — B2B или B2C. Работа с B2B — это работа через персонализацию и лидеров мнений. В B2C гораздо больше инструментов, основные — это:
Ценится не просто реклама, а личное мнение, совет человека. Поэтому при продвижении на любую аудиторию найдите известного спикера, который порекомендует мероприятие.
Хорошо работает и игровой формат.
Софья Лапина
соосновательница фестиваля Saint-Petersburg Cocktail Week
«Среди заведений, которые на протяжении нескольких лет поддерживали наш проект, мы придумали игровую механику для гостей, чтобы привлечь их в заведения. Если сократить название нашего фестиваля, это будет пять букв — СПБКФ. В разных заведениях мы разложили разные буквы, нужно было пройти по разным местам, собрать буквы, чтобы не повторяться, в одно слово — нашу аббревиатуру, и тогда можно было получить бесплатный билет».
Больше материалов по теме «Развитие бизнеса»
Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live