Вы хотите сменить поставщика. Как его проверить, чтобы не потерять деньги и репутацию?

Работать с новым партнером рискованно: неизвестно, как он соблюдает сроки поставок и другие обязательства, не находится ли на контроле налоговой и ЦБ из-за подозрительной деятельности и как репутация этой компании повлияет на имидж вашего бизнеса. Рассказываем, как снизить риски с помощью самостоятельной проверки и особой формы заключения сделок — аккредитива.

Типичная ситуация: предприниматель нашел поставщика с выгодными ценами и решил заказать новую партию товара у него. Перед заключением контракта многие просто проверяют нового партнера в базе юрлиц и ИП. Но на самом деле этого мало.

Если не принять достаточные меры безопасности, компания может остаться без поставки. Например, переведет новому партнеру аванс, а товаров и возврата денег не получит.

Кроме того, возрастает риск пересчета налогов: если государство заподозрит поставщика в сомнительных операциях, будут проверять все сделки с ним. В итоге компании-покупателю могут доначислить налоги и выписать штрафы. Например, если докажут, что сделка существует только на бумаге и реальных поставок не было. Или если цену товаров завысили (п. 1, 2 ст. 54.1 НК). А еще подозрения налоговиков вызывают длительная отсрочка оплаты, низкие цены закупки и в целом выгодные условия договора относительно рынка.

Чтобы обезопасить бизнес, нужно проявлять коммерческую осмотрительность. То есть оценить потенциального партнера по четырем параметрам:

деловая репутация, известность в своем сегменте рынка
платежеспособность
риск неисполнения обязательств и предоставление обеспечения их исполнения
опыт и необходимые ресурсы, например оборудование и персонал

Чем больше сумма сделок с поставщиком, тем тщательнее стоит его проверять.

Восемь правил безопасной работы с новым поставщиком

Где искать информацию о компании

.

Запросите документы на офис и склад, например копии договоров аренды.

.

Включите в договор поставки условие о расчетах по аккредитиву.

.

Ведите досье о партнерах. Фиксируйте там информацию о том, как вы вышли на них — например, по рекламе или рекомендации других предпринимателей. Также записывайте имена и должности работников, с которыми общаетесь. Эта информация может пригодиться в будущем и упростить взаимодействие с госорганами: например, на случай проверок.

.

Сохраняйте переписку с поставщиком, в том числе электронную.

.

Запросите у поставщика доверенности на работников, которые подписывают договор, счета-фактуры и первичные документы. Так вы поймете, что люди действительно действуют от имени этой компании.

.

Убедитесь, что у вас есть документы, которые надо составлять по условиям договора, например заявки и отчеты. Храните бумаги пять лет: в течение этого времени их могут запросить налоговики.

.

Изучите и проанализируйте информацию о компании в официальных источниках.

Источник	На что обратить внимание
Выписка из ЕГРЮЛ	Не должно быть записи о недостоверности адреса, директора или учредителя.
Система налогообложения	Запросите у поставщика информацию о его системе налогообложения. От этого зависит, нужно ли включать в договор НДС.
Данные об уплаченных налогах	Если поставщик на общей системе, но, по данным ФНС, не платит НДС, уточните, с чем это связано. Возможно, вычеты превысили начисленный налог.
Численность персонала	Уточните у поставщика актуальную численность персонала, запросите штатное расписание или проверьте информацию на сайте налоговой. Убедитесь, что персонала достаточно для исполнения вашего заказа.
Бухгалтерская отчетность	Посмотрите, есть ли у поставщика основные средства и запасы, какую выручку компания показала в отчетности, получает она прибыль или убытки.
Сайт поставщика	Сверьте информацию на сайте поставщика с выпиской из ЕГРЮЛ. Например, на сайте поставщик написал, что ведет деятельность с 2005 года. А по ЕГРЮЛ компания зарегистрирована в 2021 году. Компании, которые раз в два-три года реорганизуются или ликвидируются, вызывают подозрения у налоговиков.
Судебная практика	Предъявляли ли контрагенту иски, например о недопоставке товаров.
Сведения о банкротстве	Посмотрите, есть ли в базе информация о банкротстве компании.
Взыскание долгов	Если приставы взыскивают налоги с компании, значит, у нее не было денег на счете. Скорее всего, у поставщика финансовые сложности.
Недействительные паспорта	По сделкам на существенную сумму запросите у поставщика копию паспорта директора и проверьте, действителен ли паспорт.
Госзакупки	Посмотрите, участвует ли поставщик в госзакупках, включили ли его в реестр недобросовестных поставщиков за нарушения договора.

Снизить риски непоставки помогает аккредитив

В сделках с новыми контрагентами удобно использовать аккредитив. Вот как это работает.

Покупатель открывает аккредитив в банке, это можно сделать онлайн через СберБизнес. Если поставщик находится в другом городе, банк уведомляет поставщика об открытии аккредитива. Когда поставщик выполнит условия договора перед вашей компанией, банк переводит ему деньги. Система работает, даже если у поставщика и покупателя счета в разных банках.

Аккредитив защищает интересы и покупателя, и продавца. Покупатель уверен, что продавец получит деньги только после отгрузки товаров. А поставщик знает, что его товар гарантированно оплатят, поскольку деньги уже находятся в банке.

Самый распространенный способ работы с аккредитивом — когда покупатель заранее вносит деньги на специальный счет. Иногда деньги можно внести с отсрочкой, в этом случае банк переводит поставщику нужную сумму, а потом покупатель возмещает эти деньги банку.

В аккредитиве можно предусмотреть, что продавец получит не всю сумму сразу, а по частям. Такое условие удобно, когда товар поставляют партиями. При этом в аккредитиве нужно указать, что каждую сумму поставщик получит при условии, что подтвердит частичное исполнение сделки. Например, предоставив универсальный передаточный документ об отгрузке определенного количества товаров на определенную сумму.

В договоре с поставщиком нужно указать срок действия аккредитива. Поставщик должен предоставить банку документы, подтверждающие исполнение сделки, в пределах этого срока.

Помните: согласие поставщика на оплату аккредитивом подтверждает его добросовестность, поскольку снижает риски обеих сторон. Если партнер отказывается от аккредитива, это повод насторожиться.