Не просто таблички: как бизнесу правильно составить отчётность продаж

Включите в отчёт самое важное

Показателей, помогающих оценить эффективность отдела продаж и его менеджеров, десятки. К примеру, выручка, средний чек, рентабельность, процент повторных покупок, время закрытия сделки, количество контактов с лидами, коэффициенты удержания клиентов, качества, конверсии и другие.

Составляйте отчёты регулярно

Частота отчётов зависит от показателей, которые важны в конкретной сфере. Одни лучше всего проверять каждый день, другие — раз в неделю, третьи — ежемесячно.

• В еженедельных отчётах стоит отслеживать, насколько работа сотрудника соответствует плану — по звонкам, встречам, среднему чеку, числу сделок и выручке. Если бизнес ведёт базу клиентов, то также стоит учесть число звонков, отправленных писем и встреч.
• Еженедельные отчёты полезны в первую очередь для розничной торговли, но не будут лишними и для других отраслей, в том числе и b2b-бизнеса.
• Еженедельная отчётность поможет оценить число лидов, продвинутых по воронке, и при необходимости скорректировать прогноз продаж. Такая отчётность показывает, на каких этапах находятся сделки: планируемую дату заключения контракта, предполагаемую сумму сделки и вероятность подписания договора.
• Ежемесячный отчёт отлично подойдёт для подведения итогов. Например, отразить планируемую выручку каждого менеджера, результаты по неделям и фактический результат, средний чек и прибыль. На основе этих данных можно рассчитать процент от выполнения — этот показатель поможет решить, кому выписать премию по итогам месяца.

Ещё отчеты бывают квартальными, полугодовыми и годовыми. Эти виды отчётности по продажам помогут оценить, куда движется компания и заранее скорректировать стратегию работы отдела.

Как делают отчёт о продажах

Сбор показатели для отчётности лучше поручить менеджерам по продажам, чтобы они ежедневно и еженедельно сообщали о своих результатах руководителю. На основе этих данных надо составить таблицу с основными показателями — выручкой, прибылью, доходом, числом новых клиентов, количеством заказов и средним чеком. Эти показатели полезно объединять в общую таблицу, доступную каждому менеджеру по продажам.

Также можно учитывать и другие показатели, которые станут основой для более узких отчётов. Например, руководитель отдела может выводить в отдельный отчёт рентабельность, валовую и чистую прибыль, собирать график платежей на следующую неделю.

Регулярное заполнение таблиц поможет анализировать всю деятельность компании. С другой стороны, не стоит заниматься сбором статистики ради статистики, ведь главная цель отчётов — лучше понимать, что происходит в бизнесе. Пайплайн — принцип составления отчётов, позволяющий отслеживать эффективность каждого сотрудника и вовремя находить решения для улучшения показателей продаж. Пайплайн показывает, на каком этапе находится сделка и какова вероятность ее удачного завершения. Для этого важно знать, какие сделки ведут менеджеры и чему равен средний чек. Успешнее всего пайплайн работает с CRM-системой.

Как начать вести отчёт по продажам

Ведение отчётности — рабочая обязанность сотрудника отдела продаж, как и приём заявок или ведение сделки. И если вы ещё не отслеживаете показатели, то начинайте фиксировать статистику прямо сегодня. На первых порах можно ограничиться универсальными показателями вроде лидов, количества сделок и выручки — их можно собирать ежедневно в конце рабочего дня. Затем объедините персональные отчёты в общий отчёт продаж.

Вариант 1 — вручную

Если отдел продаж состоит из нескольких человек, то для сбора показателей подойдёт любой инструмент — онлайн-таблицы или чат в мессенджере. Такую систему отчётности можно внедрить за несколько минут — достаточно показать сотрудникам, как должно выглядеть сообщение, и обговорить время отправки данных. На первых порах такая система будет удобной: ни вам, ни сотрудникам не придётся изучать новое программное обеспечение, а следить за показателями можно прямо на телефоне.

Минус подобной системы очевиден: по мере расширения отдела продаж будет расти и число отчётов. А значит, на их проверку и анализ будет уходить больше времени. Есть ещё один неочевидный минус: в напряжённые дни может не хватить времени и сил на заполнение отчёта. Так в статистику могут закрасться ошибки, которые помешают составить полную картину.

Вариант 2 — автоматизировать

Но есть способы сделать так, чтобы менеджеры систематически отчитывались и всегда передавали точные данные. Самый простой — система мотивации: со штрафами, если сотрудники не отправляют отчёты, и поощрениями за регулярные отчёты в течение месяца. Правда, такой подход не застрахует от опечаток и ошибок, приводящих к незапланированным расходам. Например, к оплате счёта, который не предусмотрен бюджетом.

Самый надежный способ контролировать работу менеджеров, не требуя от них ежедневно отправлять отчеты, — это автоматизация.

Лучше простые отчёты, чем их отсутствие

Отчёты по продажам — важный инструмент, если вы хотите найти точки роста или понять, что в вашем бизнесе проседает. Если вы ещё не ввели систему отчётности, сделайте это как можно скорее. Для начала можно отслеживать простые показатели вроде количества сделок и выручки за день — они помогут мотивировать менеджеров и дадут статистику для принятия решений. Когда поймете, что показателей стало слишком много, а ручной контроль деятельности сотрудников отнимает массу времени, попробуйте автоматизировать процессы. А время, которое до этого уходило на рутинный контроль, сможете потратить на анализ бизнес-показателей и принятие стратегических решений.