Разложить по полочкам: как управлять товарными запасами

Зачем нужен складской учёт

Складской учёт — это цикл операций, которые позволяют четко спланировать закупки, приемку и хранение товара, а затем передать его в торговую точку в подходящий момент. В розничном бизнесе, к примеру в кофейне или магазине одежды, складской учёт нужен еще и для управления ассортиментом. Благодаря ему предприниматель может анализировать продажи: какая продукция покупается успешно, а какая нет, что есть в наличии и насколько велик запас. По этой информации он понимает, нужно ли менять ассортимент, и планирует закупки.

Розничный бизнес не заинтересован в долгосрочном хранении товара и ориентирован на быстрый сбыт. Поэтому иногда роль склада может выполнять торговый зал, куда выгружают почти весь товар. Общий склад чаще используется для управления продукцией в нескольких розничных точках: это позволяет экономить на аренде помещений. В любом случае без складского учёта торговля довольно быстро превращается в хаос.

В 2014 году Николай Назаренко запустил ферму в Азовском районе Ростовской области, а спустя пять лет открыл магазин «Котомка» в самом Ростове-на-Дону, в котором продаёт молочную продукцию собственного производства. В ассортименте магазина более тысячи позиций. Чтобы отслеживать наличие и объёмы товаров, Назаренко подключил облачную программу для складского учёта. Это также позволило ему контролировать работу продавцов и избежать неправильного подсчета имеющейся продукции.

Бизнесмен сразу автоматизировал процесс складского учёта в магазине. «Это необходимо, если планируете расширять ассортимент или увеличивать количество торговых точек. Также это поможет предпринимателям, у которых нет экономического образования, а хочется держать финансы в порядке», — объясняет он.

У Назаренко нет склада, произведённая продукция расфасовывается на ферме и сразу отправляется в магазин. Сотрудники принимают товар: пересчитывают, наклеивают ценники и этикетки с информацией о сроке годности, после чего подписывают накладную. Все данные о поступлении товара, его движении и продажах отражены в системе складского учёта.

Что держит склад в порядке

При запуске розничного бизнеса предприниматели обычно не используют сервисы складского учёта, а считают вручную или совершают простые расчеты в Excel. По мнению основателя системы для учёта товаров ЕКАМ Тимофея Горшкова, автоматизация необходима, когда ассортимент превышает 50 позиций.

По мнению Горшкова, оптимальной для малого бизнеса будет интеграция данных онлайн-касс о продажах в облачные складские решения. Это здорово упрощает учёт продаж.

Когда учётное количество товара не совпадает с фактическим, нужно проводить инвентаризацию — проверку наличия всей продукции. Горшков рекомендует устраивать сверку раз в месяц, чтобы вовремя выявлять возможные расхождения. Если предприниматель сталкивается с постоянными потерями или расхождением показателей, то инвентаризацию стоит проводить чаще: это поможет выявить корень проблемы.

Посчитав товар, нужно заполнить опись и, если есть излишек или недостача, составить акты. На основании этих документов оформляется сличительная ведомость, затем издаётся приказ об утверждении результатов инвентаризации, и изменения вносят в учёт. Если складские показатели не совпадают, следует ужесточить контроль, к примеру, готовить отчёт в конце каждой смены.

Как управлять запасами эффективнее

По мнению Горшкова, в розничной точке должно быть столько товара, сколько ожидается продаж до следующего пополнения склада. Это нужно для того, чтобы товар не залёживался и не портился. Чтобы добиться такого внутреннего равновесия и грамотно спланировать закупки, эксперты советуют следующее.

Не закупать про запас

Планировать закупки следует с учётом показателей продаж, то есть владелец бизнеса должен знать, как быстро продаётся товар и в какое время дня его чаще покупают. Система складского учёта позволяет это отслеживать.

Так поступает Назаренко: он знает средний срок продажи основных товарных единиц, а потому вовремя пополняет ассортимент. Изучение спроса и знание сезонных предпочтений клиентов помогают ему планировать закупки.

Основатель системы ЕКАМ считает, что если не удалось вовремя распродать весь товар и остатки могут испортиться или устареть, то лучше реализовать его по сниженной цене. Эксперт предупреждает, что для среднемаржинального товара, например цифровой техники, не всегда удаётся сделать большую скидку, поэтому торговля такой продукцией может привести к убыткам.

Покупать ходовой товар

Закупки непопулярной продукции могут принести бизнесу убытки. Компаниям, которые торгуют товарами повседневного спроса, к примеру, косметикой или выпечкой, сложнее ошибиться в выборе: спрос, как правило, стабилен. Они чаще всего закупают несколько позиций продукции, затем смотрят, что предпочитают покупатели, и пополняют запасы, исходя из результатов продаж.

Назаренко раз в месяц пополняет ассортимент магазина незнакомой продукцией других поставщиков. Так, например, недавно его магазин взял на пробу кокосовое молоко. Для теста предприниматель всегда завозит небольшие партии: если срок годности истечёт, вернуть товар поставщику не получится.

Кроме того, Назаренко всегда устраивает дегустацию новой продукции и так узнаёт, нравится ли она покупателям. Бизнесмен уверяет, что подобные акции не приносят магазину убыток, потому что некоторые производители при первой закупке бесплатно добавляют два-три процента к заказанной продукции для оценки.

Объединять в спецпредложения товары разной маржинальности

По мнению Горшкова, предприниматель быстрее продаст товар и он не будет лежать на складе мёртвым грузом, если учитывать его маржинальность и динамику оборота. К низкомаржинальным относятся товары повседневного спроса: средства гигиены, бытовая химия, детские игрушки; наценка на них составляет 10–20 %. На среднемаржинальную продукцию, например электронику и цифровую технику, наценка доходит до 50 %. Высокомаржинальные товары — одежда известных брендов или ювелирные украшения — могут продавать в разы дороже закупочной стоимости.

Разные по маржинальности товары можно продавать вместе, например предлагать смартфон вместе с аксессуаром. Такие комплекты покупают чаще, поэтому спецпредложения повышают итоговую прибыль магазина. Горшков приводит в качестве примера «Газпром нефть»: кофе, который продаётся на автозаправках, приносит больше прибыли, чем бензин. В этом случае напиток — высокомаржинальный товар, а топливо — низкомаржинальным.

По системе складского учёта предприниматель должен следить, с каким ходовыми позициями покупают менее популярные. Это поможет эффективнее спланировать закупку и заранее подобрать комплекты товаров для предложения клиентам.

Отслеживать остатки товара

В разных торговых точках разные особенности контроля оставшейся продукции. Владельцы непродовольственных магазинов, например обуви или одежды, часто сталкиваются с проблемой остатков сезонного товара. Несмотря на то что в партиях производителей одежды редких размеров обычно меньше, к концу сезона большие и маленькие размеры могут оказаться нераспроданными. Нереализованные товары можно оставить на следующий сезон или распродать со скидками.

В начале сезона магазин продаёт одежду с большей наценкой. Например, в начале лета купальники продаются по максимальной стоимости, тогда как в разгар сезона придётся устраивать распродажу и сильно сбрасывать цену. Но в итоге такие скидки позволят магазину сократить остатки в конце сезона.

Владельцы предприятий общепита используют технологические карты. Они позволяют узнать необходимое количество ингредиентов для приготовления одного блюда. Например, на одну порцию капучино нужно потратить 16 г кофе и 150 мл молока. Задача предпринимателя в этом случае — превратить заказанную позицию меню в набор ингредиентов: это поможет более точно отслеживать, сколько продуктов остаётся.

По словам Горшкова, для того чтобы в интернет-магазине не оставался нереализованный товар, он часто работает с несколькими поставщиками и не держит закупаемый ассортимент на своём складе. Получив заказ от клиента, продавец отправляет запросы контрагентам, чтобы узнать, есть ли у них эта продукция, и только после этого закупает её. И дальше владелец интернет-магазина решает уже логистическую задачу: как закупить нужное количество товара у одного или нескольких поставщиков и рассчитать время доставки сначала до склада, а потом и до клиента.