Как снизить затраты на аренду офиса

Перевести команду на удалёнку

В связи с пандемией коронавируса российские компании массово перешли на дистанционный режим работы. Согласно исследованию НАФИ, по итогам сентября 2020 года 6 % россиян продолжали выполнять свои обязанности удалённо. Таким образом работает, например, команда школы программирования для детей «Кодабра». Компания отказалась от всех офисных площадей в Санкт-Петербурге и Москве, они занимали 260 кв. м. Основательница школы Дарья Абрамова приняла такое решение из-за снижения доходов компании. Расходы на аренду составляли 6 % от оборота, а выручка после перевода занятий в онлайн сократилась на 90 %.

Договориться с арендодателем о досрочном разрыве контракта удалось без штрафов, но эмоционально решение далось владелице тяжело. «Мы вложили несколько миллионов в ремонт помещений», — объясняет Дарья. Сейчас предпринимательница ведёт документооборот в собственной квартире, там же организует общие собрания. Иногда команда встречается в коворкинге. Возвращаться к традиционному офису Абрамова не планирует. Если сотрудникам надоест удалённый режим, она готова снимать рабочие места в коворкинге.

Переезд в офис более низкого класса в пределах своего района

По итогам второго квартала 2020 года, средняя арендная ставка за квадратный метр составила 1,5 тыс. рублей в месяц в Москве и 830 рублей в месяц в Санкт-Петербурге.

Данные Bright Rich | CORFAC International

Переезд в более дешёвый район

Компания может переехать в район с более дешёвой офисной недвижимостью. По словам Заглумина, такой вариант подойдёт арендаторам, которым неважно расположение офиса в центре. Последнее имеет значение для компаний, которые таким образом подчёркивают свой статус.

Команда сервиса по автоматизации документооборота Solar Staff снимает три офиса: в Амстердаме (Нидерланды), Лимасоле (Кипр) и Москве. Во время пандемии, чтобы сократить расходы, руководство перевезло нидерландский офис из столичного бизнес-центра в пригородный, а в марте и вовсе отказалось от аренды и перевело команду на удалёнку. Сколько удалось благодаря этому сэкономить, в компании не раскрывают.

На Кипре Solar Staff арендует три этажа в коммерческом здании общей площадью 380 кв. м и платит за это 4–5 % от оборота. На съём таунхауса, переделанного под офис, площадью 160 кв. м в Москве уходит 2–3 % от всех затрат компании. Его стоимость удалось снизить на долю процента благодаря перепланировке. Команда отказалась от одного из трёх кабинетов для собраний, и теперь переговоры проходят в более неформальной обстановке в основной части офиса.

Переезд в смарт-офис

По мнению Заглумина, подход к смарт-офисам в Москве и Петербурге разный. В Петербурге под гибкими пространствами понимают площади, где можно снять отдельное рабочее место. Изменить ситуацию и переформатировать петербургский рынок пытается сеть гибких офисов «Практик».

В Москве же такие офисы востребованы у корпоративных клиентов. Для них арендовать гибкое пространство выгоднее, чем офис: расходы на коммунальные услуги, эксплуатацию здания, клининг уже включены в стоимость. Предпринимателю также не нужно тратиться на мебель с техникой и даже кофе и воду в кулере.

По словам коммерческого директора сети коворкингов «Ключ» Антона Писецкого, бум сделок по аренде коллективных офисов из-за ожиданий второй волны пандемии не наблюдается. Например, власти Москвы рекомендовали 5 тысячам компаний перевести своих сотрудников на удалёнку. Тем не менее в «Ключ» поступают корпоративные запросы: предприниматели интересуются гибкими условиями аренды коворкингов.

Сдать части площадей в субаренду

Если вы начинаете бизнес в одиночку, выбирайте ИП. Если учредителей двое и более, то ООО.

Перепланировка помещений

Офис открытого типа вмещает больше работников, чем традиционное кабинетно-коридорное помещение. Свободная планировка позволяет сократить затраты на аренду на 20–30 %.

Коворкинг

Там можно снимать рабочие места для членов команды, которые не могут постоянно работать из дома, или же назначать общие встречи.