Финансы и законы

12 октября 2020

Как снизить затраты на аренду офиса

12 октября 2020

Какие компании не могут перейти полностью на удалёнку? Чем гибкие офисы лучше коворкингов? Эксперты рынка коммерческой недвижимости рассказали редакции «Сбер Бизнес Online» о том, как оптимизировать расходы на размещение команды.

Перевести команду на удалёнку

В связи с пандемией коронавируса российские компании массово перешли на дистанционный режим работы. Согласно исследованию НАФИ, по итогам сентября 2020 года 6 % россиян продолжали выполнять свои обязанности удалённо. Таким образом работает, например, команда школы программирования для детей «Кодабра». Компания отказалась от всех офисных площадей в Санкт-Петербурге и Москве, они занимали 260 кв. м. Основательница школы Дарья Абрамова приняла такое решение из-за снижения доходов компании. Расходы на аренду составляли 6 % от оборота, а выручка после перевода занятий в онлайн сократилась на 90 %.

Договориться с арендодателем о досрочном разрыве контракта удалось без штрафов, но эмоционально решение далось владелице тяжело. «Мы вложили несколько миллионов в ремонт помещений», — объясняет Дарья. Сейчас предпринимательница ведёт документооборот в собственной квартире, там же организует общие собрания. Иногда команда встречается в коворкинге. Возвращаться к традиционному офису Абрамова не планирует. Если сотрудникам надоест удалённый режим, она готова снимать рабочие места в коворкинге.

Переезд в офис более низкого класса в пределах своего района

Полностью удалённо могут работать юридические бюро, агентства, которые занимаются SEO-продвижением или интернет-рекламой. Но эксперты обращают внимание, что логистам или сотрудникам энергетической отрасли такой режим не подойдёт. Организации, у которых не получается полностью перейти на удалёнку, могут переехать в офис менее высокого класса.

Различают четыре типа коммерческой недвижимости: A, B, C и D. Два последних наименее распространены среди арендаторов: к ним относят офисы, расположенные в зданиях бывших НИИ, заводов и подобных пространств с коридорно-кабинетной планировкой. Помещения А-класса находятся в современных деловых центрах в престижных районах города. Чаще всего в таких офисах размещают руководителей. По данным столичных брокеров, арендодатели предпочитают снимать помещения 100–250 кв. м. Партнёр консалтинговой компании Bright Rich | CORFAC International Виктор Заглумин объясняет, что сейчас большинство офисов арендуют представители среднего и малого бизнеса, а они могут разместить на такой площади всю команду. К тому же бизнес снижает расходы на офисы.

Полностью удалённо могут работать юридические бюро, агентства, которые занимаются SEO-продвижением или интернет-рекламой. Но эксперты обращают внимание, что логистам или сотрудникам энергетической отрасли такой режим не подойдёт. Организации, у которых не получается полностью перейти на удалёнку, могут переехать в офис менее высокого класса.

Различают четыре типа коммерческой недвижимости: A, B, C и D. Два последних наименее распространены среди арендаторов: к ним относят офисы, расположенные в зданиях бывших НИИ, заводов и подобных пространств с коридорно-кабинетной планировкой. Помещения А-класса находятся в современных деловых центрах в престижных районах города. Чаще всего в таких офисах размещают руководителей. По данным столичных брокеров, арендодатели предпочитают снимать помещения 100–250 кв. м. Партнёр консалтинговой компании Bright Rich | CORFAC International Виктор Заглумин объясняет, что сейчас большинство офисов арендуют представители среднего и малого бизнеса, а они могут разместить на такой площади всю команду. К тому же бизнес снижает расходы на офисы.

По итогам второго квартала 2020 года, средняя арендная ставка за квадратный метр составила 1,5 тыс. рублей в месяц в Москве и 830 рублей в месяц в Санкт-Петербурге.

Центральный район Санкт-Петербурга

Средняя ставка аренды в бизнес-центре В-класса составляет 17 112 рублей/год с учётом НДС, операционных затрат и расходов на коммунальные услуги. Офисный блок площадью 200 кв. м здесь обойдётся в 3 422 400 рублей за год. Аренда тех же 200 метров в А-классе со средней ставкой 25 428 рублей/год будет стоить уже 5 085 600 рублей/год с учётом всех расходов. Соответственно, экономия при выборе В-класса в среднем составит 32 % и 1 663 200 рублей.

Центральный административный округ Москвы

Аренда 200 метров в классе А обойдётся в 5 988 000 рублей/год (средняя ставкааренды здесь — 29 940 рублей/год), в классе В — 3 272 000 рублей/год (средняя арендная ставка — 16 360 рублей/год). Экономия, таким образом, составляет 2 716 000 рублей, или 45 %.

Данные Bright Rich | CORFAC International

Переезд в более дешёвый район

Компания может переехать в район с более дешёвой офисной недвижимостью. По словам Заглумина, такой вариант подойдёт арендаторам, которым неважно расположение офиса в центре. Последнее имеет значение для компаний, которые таким образом подчёркивают свой статус.

Согласно исследованию Bright Rich | CORFAC International, стоимость аренды в центральных и отдаленных офисных комплексах может различаться в разы. Так, снять помещение в бизнес-центре Ponomarev Center в Адмиралтейском районе Санкт-Петербурга можно за 26,4 тыс. рублей/год, а в бизнес-центре Acqualina в Кировском районе — за 11–13 тыс. рублей/год. Таким образом, выбор пространства в спальном районе города позволит компании сэкономить 50–60 % от затрат на аренду.

В Москве для примера можно взять бизнес-центр Light House в центре города со ставкой 54 тыс. рублей/год и KHIMKI ONE в Химках со ставкой 18–25 тыс. рублей/год. Здесь экономия, в зависимости от офисного блока, составит 53–67 %.

Согласно исследованию Bright Rich | CORFAC International, стоимость аренды в центральных и отдаленных офисных комплексах может различаться в разы. Так, снять помещение в бизнес-центре Ponomarev Center в Адмиралтейском районе Санкт-Петербурга можно за 26,4 тыс. рублей/год, а в бизнес-центре Acqualina в Кировском районе — за 11–13 тыс. рублей/год. Таким образом, выбор пространства в спальном районе города позволит компании сэкономить 50–60 % от затрат на аренду.

В Москве для примера можно взять бизнес-центр Light House в центре города со ставкой 54 тыс. рублей/год и KHIMKI ONE в Химках со ставкой 18–25 тыс. рублей/год. Здесь экономия, в зависимости от офисного блока, составит 53–67 %.

Команда сервиса по автоматизации документооборота Solar Staff снимает три офиса: в Амстердаме (Нидерланды), Лимасоле (Кипр) и Москве. Во время пандемии, чтобы сократить расходы, руководство перевезло нидерландский офис из столичного бизнес-центра в пригородный, а в марте и вовсе отказалось от аренды и перевело команду на удалёнку. Сколько удалось благодаря этому сэкономить, в компании не раскрывают.

На Кипре Solar Staff арендует три этажа в коммерческом здании общей площадью 380 кв. м и платит за это 4–5 % от оборота. На съём таунхауса, переделанного под офис, площадью 160 кв. м в Москве уходит 2–3 % от всех затрат компании. Его стоимость удалось снизить на долю процента благодаря перепланировке. Команда отказалась от одного из трёх кабинетов для собраний, и теперь переговоры проходят в более неформальной обстановке в основной части офиса.

Переезд в смарт-офис

Смарт-офисы — это рабочие пространства, которые адаптируют под нужды арендатора. Компания может выполнить перепланировку, переделать кухню под приготовление блинов или установить проводной интернет. Смарт-офисы подойдут тем, кто перевёл часть сотрудников на удалёнку и может сократить служебные площади.

До пандемии CRM-агентство (предлагает маркетинговые услуги на основе уникальных данных о клиентах) Wim Agency снимало в коворкинге рабочее пространство площадью 108 кв. м. В июне компания планировала оптимизировать затраты на аренду и попросила скидку у владельцев помещения. Те соглашались только на 20 %, поэтому руководство агентства предпочло переехать в офис втрое меньше предыдущего. Основатель сервиса Александр Александров уверяет, что решение позволило увеличить маржинальность бизнеса на 8 %.

Смарт-офисы — это рабочие пространства, которые адаптируют под нужды арендатора. Компания может выполнить перепланировку, переделать кухню под приготовление блинов или установить проводной интернет. Смарт-офисы подойдут тем, кто перевёл часть сотрудников на удалёнку и может сократить служебные площади.

До пандемии CRM-агентство (предлагает маркетинговые услуги на основе уникальных данных о клиентах) Wim Agency снимало в коворкинге рабочее пространство площадью 108 кв. м. В июне компания планировала оптимизировать затраты на аренду и попросила скидку у владельцев помещения. Те соглашались только на 20 %, поэтому руководство агентства предпочло переехать в офис втрое меньше предыдущего. Основатель сервиса Александр Александров уверяет, что решение позволило увеличить маржинальность бизнеса на 8 %.

По мнению Заглумина, подход к смарт-офисам в Москве и Петербурге разный. В Петербурге под гибкими пространствами понимают площади, где можно снять отдельное рабочее место. Изменить ситуацию и переформатировать петербургский рынок пытается сеть гибких офисов «Практик».

В Москве же такие офисы востребованы у корпоративных клиентов. Для них арендовать гибкое пространство выгоднее, чем офис: расходы на коммунальные услуги, эксплуатацию здания, клининг уже включены в стоимость. Предпринимателю также не нужно тратиться на мебель с техникой и даже кофе и воду в кулере.

По словам коммерческого директора сети коворкингов «Ключ» Антона Писецкого, бум сделок по аренде коллективных офисов из-за ожиданий второй волны пандемии не наблюдается. Например, власти Москвы рекомендовали 5 тысячам компаний перевести своих сотрудников на удалёнку. Тем не менее в «Ключ» поступают корпоративные запросы: предприниматели интересуются гибкими условиями аренды коворкингов.

Сдать части площадей в субаренду

Если вы начинаете бизнес в одиночку, выбирайте ИП. Если учредителей двое и более, то ООО.

Перепланировка помещений

Офис открытого типа вмещает больше работников, чем традиционное кабинетно-коридорное помещение. Свободная планировка позволяет сократить затраты на аренду на 20–30 %.

Коворкинг

Там можно снимать рабочие места для членов команды, которые не могут постоянно работать из дома, или же назначать общие встречи.