Наём работников неизбежен, если вы хотите развивать бизнес. Рассказываем, как провести первое оформление сотрудника ИП по закону, чтобы не получить штрафы
В общем случае работодатели нанимают людей в штат после выпуска локальных нормативных актов: правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и других документов. ИП с выручкой до 120 млн рублей в год относится к микропредприятиям, поэтому может оформлять сотрудников по упрощённой схеме, включив положения локальных нормативных актов в трудовой договор. Так можно нанять первых 15 человек.
Проверить, относится ли ИП к микропредприятиям, можно на сайте реестра субъектов малого и среднего предпринимательства.
Шаблон штатного расписания — форма Т-3, ОКУД 0301017. Это первый документ, который нужно оформить ИП с 1 сотрудником. Расписание отражает кадровую структуру: должности, сотрудники и их зарплаты.
Вот что нужно заполнить в документе:
Сверху — имя организации: полное ФИО предпринимателя и код ОКПО — его можно посмотреть на сайте Росстата.
В таблице:
Указывать в штатном расписании себя предпринимателю не нужно, так что первым в списке окажется первый сотрудник у ИП.
После этого расписание нужно утвердить. Издайте приказ в свободной форме: укажите номер документа, дату и адрес, а затем пропишите, с какого дня действует штатное расписание и кто отвечает за его исполнение.
Это нужно сделать в течение трёх дней после того, как сотрудник вышел на работу.
Проверьте, что в документе есть все обязательные условия: ФИО и паспортные данные сотрудника, дата заключения документа, срок договора и причина, если договор ограничен по времени, условия оплаты труда, режим работы и отдыха. Полный список обязательных условий размещён в Трудовом кодексе.
Если в договоре указаны не все обязательные условия, он всё равно имеет юридическую силу. Но недостающие элементы всё же стоит внести, чтобы не получить штраф до 10 тысяч рублей за первое и до 40 тысяч — за повторное нарушение. Оформлять заново уже подписанный договор не нужно: достаточно подписать с сотрудником дополнительное соглашение.
Выберите правильный договор
Есть два варианта — трудовой договор и ГПХ:
Перед оформлением договора запросите у сотрудника 4 документа: паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовую книжку или форму СТД-Р, если он перешёл на электронную трудовую. Некоторым работникам нужны дополнительные документы. Например, для учителя или воспитателя — справка об отсутствии судимости, для продавцов продуктов, парикмахеров и поваров — медицинская книжка.
Трудовой договор можно составить самостоятельно или использовать типовую форму, утверждённую правительством. Документ заключают в двух экземплярах — один для работодателя, другой для сотрудника.
Перед составлением первого договора проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву. В этом поможет Юрист для бизнеса — круглосуточный сервис юридической поддержки от Сбера.
Шаблон приказа о приёме на работу — форма Т-1, ОКУД 0301001.
Как и в шаблоне штатного расписания, здесь нужно указать полное ФИО предпринимателя и код по ОКПО. Затем — дата и номер, а также срок начала трудовых обязанностей. В приказе прописывают ФИО сотрудника и его порядковый номер, название подразделения (если его нет — поставить прочерк), должность и условия работы: основная работа или по совместительству, полная или частичная занятость.
После этого указывают оклад и надбавку, если она есть, испытательный срок в месяцах (поставьте прочерк, если его нет), дату и номер трудового договора.
Документ подписывают и предприниматель, и сотрудник.
0 ₽ комиссии за зачисление зарплат до конца года
Заключите зарплатный договор со Сбером до 31 июля и не платите комиссию до конца 2022 года. Мы доставим карты в любой регион.
Если это не первое рабочее место сотрудника, узнайте, перешёл ли он на электронную трудовую книжку или остался с бумажной.
На первом рабочем месте оформлять бумажную трудовую не нужно. Вместо этого нужно передать в Пенсионный фонд отчёт по форме СЗВ-ТД. Отправьте его не позднее следующего рабочего дня после утверждения приказа о приёме на работу.
Если сотрудник не перешёл на электронную трудовую, попросите у него бумажную — и внесите в документ запись о новой работе: укажите фамилию, имя и отчество ИП, должность сотрудника, дату и номер приказа о приёме на работу. После этого купите книгу учёта бумажных трудовых, прошейте, опломбируйте — и внесите данные о трудовой книжке.
В документе указывают данные о сотруднике: ФИО, ИНН, СНИЛС, дату и место рождения, информацию об образовании и трудовом стаже, данные о семейном положении и ближайших родственниках, дополнительном образовании. Также в документе отмечают отпуска и информацию о работе: приём, повышение и увольнение.
Шаблон личной карточки — форма Т-2, ОКУД 0301002. Всего в документе 4 страницы. При трудоустройстве работник должен поставить подпись на второй, чтобы подтвердить корректность данных. Основную часть информации можно взять из документов, которые предоставит сотрудник, остальные — уточнить у него.
Если не оформить карточку, можно получить штраф на сумму до 5 тысяч рублей. Документ нужно хранить 50 лет: во время работы и после увольнения сотрудника.
В течение 30 дней после оформления первого сотрудника ИП должен зарегистрироваться в Фонде социального страхования. Если затянуть, могут оштрафовать на 5 000–10 000 рублей.
Сообщить о первом сотруднике можно через Госуслуги, по почте или подав документы лично в своё подразделение ФСС. Найти его адрес можно на сайте фонда — по ИНН предпринимателя.
Что нужно для регистрации в ФСС
Также предприниматель должен быть зарегистрирован в Пенсионном фонде России и Фонде обязательного медицинского страхования — всё это происходит автоматически на основе данных из налоговой. Однако работодателю нужно отправить в ПФР два отчёта — Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) и Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М).
Оформление сотрудника на неполный рабочий день не отличается от оформления в штат. Важно отразить частичную занятость в договоре. Например, указать график работы и отметить, что оклад начисляется за отработанное время.
Индивидуальные предприниматели могут заключать с сотрудниками срочные договоры. Такое право есть у ИП со штатом до 35 человек или до 20 сотрудников, если бизнес работает в ретейле или оказывает бытовые услуги. Для этого нужно получить согласие у сотрудника и прописать причину, по которой будете расторгать договор. Например, работник может устраиваться на сезонную работу или занять место на время декрета основного сотрудника.
Максимальная продолжительность срочного договора — 5 лет. Если не уволить сотрудника за это время, договор станет бессрочным.