Как ИП взять первого сотрудника на работу?

Шесть шагов для ИП: приём на работу первого сотрудника

В общем случае работодатели нанимают людей в штат после выпуска локальных нормативных актов: правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и других документов. ИП с выручкой до 120 млн рублей в год относится к микропредприятиям, поэтому может оформлять сотрудников по упрощённой схеме, включив положения локальных нормативных актов в трудовой договор. Так можно нанять первых 15 человек.

Проверить, относится ли ИП к микропредприятиям, можно на сайте реестра субъектов малого и среднего предпринимательства.

Шаг 1.

Утвердите расписание

Шаблон штатного расписания — форма Т-3, ОКУД 0301017. Это первый документ, который нужно оформить ИП с 1 сотрудником. Расписание отражает кадровую структуру: должности, сотрудники и их зарплаты.

Вот что нужно заполнить в документе:

Сверху — имя организации: полное ФИО предпринимателя и код ОКПО — его можно посмотреть на сайте Росстата.

В таблице:

• Названия структурных подразделений и коды. Например, бухгалтерия или отдел продаж. Коды подразделениям можно присвоить в свободном порядке, начиная с 01.
• Код должности сотрудника по Общероссийскому классификатору занятий.
• Количество штатных единиц, то есть число сотрудников в этой должности. Значение может быть дробным. Например, если нанимаете человека на полставки.
• Тарифная ставка и надбавки. Убедитесь, что оклад не меньше МРОТ.
• Итоговая зарплата в месяц.

Указывать в штатном расписании себя предпринимателю не нужно, так что первым в списке окажется первый сотрудник у ИП.

После этого расписание нужно утвердить. Издайте приказ в свободной форме: укажите номер документа, дату и адрес, а затем пропишите, с какого дня действует штатное расписание и кто отвечает за его исполнение.

Шаг 2.

Заключите договор

Это нужно сделать в течение трёх дней после того, как сотрудник вышел на работу.

Проверьте, что в документе есть все обязательные условия: ФИО и паспортные данные сотрудника, дата заключения документа, срок договора и причина, если договор ограничен по времени, условия оплаты труда, режим работы и отдыха. Полный список обязательных условий размещён в Трудовом кодексе.

Если в договоре указаны не все обязательные условия, он всё равно имеет юридическую силу. Но недостающие элементы всё же стоит внести, чтобы не получить штраф до 10 тысяч рублей за первое и до 40 тысяч — за повторное нарушение. Оформлять заново уже подписанный договор не нужно: достаточно подписать с сотрудником дополнительное соглашение.

Выберите правильный договор

Есть два варианта — трудовой договор и ГПХ:

• трудовой договор нужен, если сотрудник будет регулярно выполнять обязанности, например продавать товар, вести соцсети или убирать офис
• договор ГПХ, чтобы ИП мог взять сотрудника для выполнения разовой услуги: сборки мебели в новом офисе или продажи ограниченной партии товара. Этот вариант не подходит для найма работника на постоянной основе, иначе трудовая инспекция может заставить перевести человека на трудовой договор и выплатить штраф — до 10 тысяч рублей.

Шаг 3.

Выпустите приказ о приёме на работу

Шаблон приказа о приёме на работу — форма Т-1, ОКУД 0301001.

Как и в шаблоне штатного расписания, здесь нужно указать полное ФИО предпринимателя и код по ОКПО. Затем — дата и номер, а также срок начала трудовых обязанностей. В приказе прописывают ФИО сотрудника и его порядковый номер, название подразделения (если его нет — поставить прочерк), должность и условия работы: основная работа или по совместительству, полная или частичная занятость.

После этого указывают оклад и надбавку, если она есть, испытательный срок в месяцах (поставьте прочерк, если его нет), дату и номер трудового договора.

Документ подписывают и предприниматель, и сотрудник.

0 ₽ комиссии за зачисление зарплат до конца года

Заключите зарплатный договор со Сбером до 31 июля и не платите комиссию до конца 2022 года. Мы доставим карты в любой регион.

Шаг 4.

Начните отсчёт трудового стажа

Если это не первое рабочее место сотрудника, узнайте, перешёл ли он на электронную трудовую книжку или остался с бумажной.

На первом рабочем месте оформлять бумажную трудовую не нужно. Вместо этого нужно передать в Пенсионный фонд отчёт по форме СЗВ-ТД. Отправьте его не позднее следующего рабочего дня после утверждения приказа о приёме на работу.

Если сотрудник не перешёл на электронную трудовую, попросите у него бумажную — и внесите в документ запись о новой работе: укажите фамилию, имя и отчество ИП, должность сотрудника, дату и номер приказа о приёме на работу. После этого купите книгу учёта бумажных трудовых, прошейте, опломбируйте — и внесите данные о трудовой книжке.

Шаг 5.

Оформите личную карточку работника

В документе указывают данные о сотруднике: ФИО, ИНН, СНИЛС, дату и место рождения, информацию об образовании и трудовом стаже, данные о семейном положении и ближайших родственниках, дополнительном образовании. Также в документе отмечают отпуска и информацию о работе: приём, повышение и увольнение.

Шаблон личной карточки — форма Т-2, ОКУД 0301002. Всего в документе 4 страницы. При трудоустройстве работник должен поставить подпись на второй, чтобы подтвердить корректность данных. Основную часть информации можно взять из документов, которые предоставит сотрудник, остальные — уточнить у него.

Если не оформить карточку, можно получить штраф на сумму до 5 тысяч рублей. Документ нужно хранить 50 лет: во время работы и после увольнения сотрудника.

Шаг 6.

Сообщите в ФСС

В течение 30 дней после оформления первого сотрудника ИП должен зарегистрироваться в Фонде социального страхования. Если затянуть, могут оштрафовать на 5 000–10 000 рублей.

Сообщить о первом сотруднике можно через Госуслуги, по почте или подав документы лично в своё подразделение ФСС. Найти его адрес можно на сайте фонда — по ИНН предпринимателя.

Что нужно для регистрации в ФСС

• заявление о регистрации в качестве страхователя
• копии паспорта индивидуального предпринимателя, трудовой книжки первого сотрудника или его трудового договора. Если подаёте документы онлайн, заверьте их квалифицированной электронной подписью, если несёте лично, возьмите оригиналы, чтобы их могли заверить сотрудники ФСС.

Как ИП принять сотрудника на временную работу

Индивидуальные предприниматели могут заключать с сотрудниками срочные договоры. Такое право есть у ИП со штатом до 35 человек или до 20 сотрудников, если бизнес работает в ретейле или оказывает бытовые услуги. Для этого нужно получить согласие у сотрудника и прописать причину, по которой будете расторгать договор. Например, работник может устраиваться на сезонную работу или занять место на время декрета основного сотрудника.

Максимальная продолжительность срочного договора — 5 лет. Если не уволить сотрудника за это время, договор станет бессрочным.