Электронная трудовая книжка: что это такое и как её завести

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог документа, известного каждому гражданину России. Информация хранится не в бумажном виде у работодателя, а в электронном формате в виртуальной информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).

В случае приёма на работу, увольнения, перевода, переименования организации, получении дополнительной профессии, квалификации или специальности, запрете занимать определённые должности, информация передаётся между работодателем и ПФР. В электронную трудовую книжку записывают во многом те же данные, что и в обычную трудовую, а именно:

• ФИО работника и место работы,
• должность, специальность, профессия, структурное подразделение,
• уровень квалификации, в том числе разряд, класс и категория,
• даты приёма, увольнения, перевода.

Чем отличается трудовая книжка в электронном виде от бумажной?

Главное отличие ЭТК от привычной всем бумажной — отсутствие данных о награждении сотрудника или каких-то специфических качествах его работы вроде вахтового графика, сезонности работы. Но самое главное — меняется механизм работы отдела кадров. Если раньше кадровый специалист готовил приказ и переносил все данные на бумажный носитель, то теперь вся информация вносится в специальный отчёт, который передаётся в ПФР через личный кабинет.

Как оформить электронную трудовую книжку и внести в неё новые данные?

Чтобы завести электронную трудовую книжку, при трудоустройстве любого сотрудника формируется индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД. Туда вносят реквизиты организации, данные сотрудника и информацию об изменениях, которые происходят в его работе, а также информацию об относящихся к его деятельности документах, например номера приказов. Затем отчёты передаются в ПФР: если у юрлица больше 25 сотрудников, только в электронном виде, если меньше — допустимы и бумажные документы.

Работодатель обязан передать данные в ПФР на следующий день после приёма человека на работу или его увольнения. Если сотрудник меняет должность или переходит в другой отдел, информацию об этом нужно внести в бланк СЗВ-ТД, указав приказ и его номер, а затем направить в базу ПФР через личный кабинет страхователя до 15-го числа календарного месяца.

Согласно ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса РФ, при трудоустройстве соискатель обязан предоставить работодателю трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности. Если новый работник на предыдущем месте работы отказался от бумажной трудовой книжки, то он предоставляет форму СТД-Р, которую выдаёт предыдущий работодатель, или СТД-ПФР — её можно получить самостоятельно через портал Госуслуг или сайт Пенсионного фонда. Эти формы также подтверждают факт перехода на ЭТК. В таком случае новый работодатель обязан только вовремя предоставить через личный кабинет страхователя на сайте ПФР отчёт о приеме сотрудника на работу по форме СЗВ-ТД.

Если человек не был оформлен на работу до 2020 года, ему оформляется только электронная трудовая книжка.

Если у работника осталась бумажная ТК, нужно получить её у соискателя и вести её параллельно с электронной трудовой книжкой, предоставив отчёт по форме СЗВ-ТД в ПФР России. Это повышает нагрузку на отдел кадров, особенно если работников много, поэтому предлагайте им отказываться от бумажного документа в пользу электронного. Тогда сотруднику нужно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в свободной форме. При этом трудовая на бумаге возвращается работнику, и работодателю больше не надо её хранить и вести.

Плюсы электронной трудовой книжки

• Упрощает работодателю процесс внесения изменений, а сотруднику — процедуру получения выписки. Справку работник может получить в любое время через портал Госуслуг или сайт Пенсионного фонда России, не обращаясь в отдел кадров.
• Снимает большую бюрократическую нагрузку на отдел кадров: ЭТК не нужно хранить, она не занимает места и не отнимает время.
• Снимает риски порчи и потери, от которых полностью не застрахован ни один бумажный документ.
• Упрощает процесс дистанционного трудоустройства и проведение других онлайн-операций, например оформление пенсии.
• Делает сбор и анализ данных более удобными и доступными.
• Сводит к минимуму вероятность ошибок и неточностей в информации о трудовой деятельности сотрудника.

Минусы электронной трудовой книжки

Единственный минус, с которым можно столкнуться, — неосведомлённость сотрудников о такой возможности и нежелание отказываться от бумажной версии документа. Однако это тоже решаемо: стоит обсудить с сотрудниками все преимущества ЭТК, ответить на все их вопросы и предложить организованно написать заявления на переход к электронной трудовой книжке, чтобы единовременно подать сразу несколько заявлений в ПФР.

Как получить электронную трудовую книжку, чтобы узнать, что в ней написано?

Получить выписку из электронной трудовой книжки сотрудник может онлайн или очно. Дистанционно в электронном виде посмотреть информацию и получить выписку можно:

• на портале Госуслуг. Для этого сотруднику нужно пройти авторизацию, выбрать в разделе «Справки, выписки» пункт «Выписка из трудовой электронной книжки». Запрос будет автоматически передан в Пенсионный фонд России — и через несколько минут результаты будут доступны в личном кабинете пользователя;
• на сайте Пенсионного фонда России. Для этого нужно зайти в личный кабинет на сайте ПФР с помощью Госуслуг, а потом среди сервисов найти опцию «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности». В появившемся окне можно ввести электронный адрес, чтобы выписка пришла на почту, и нажать кнопку запроса. Выписку можно будет увидеть сразу, не уходя со страницы, информация продублируется на e-mail.

Также получить выписку можно очно. Это можно сделать в центре Госуслуг, отделении ПФР или у работодателя. Но если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки, руководство праве отказать в выдаче выписки.

Что делать, если данные в электронной трудовой книжке некорректны?

Работникам следует регулярно проверять корректность данных в электронной трудовой книжке — внести изменения в информацию может только тот работодатель, у которого сотрудник работает в настоящий момент. Для этого сотрудник должен подать заявление на исправление данных, а руководство — собрать необходимые документы и обратиться с ними в ПФР для внесения исправлений. Если же ошибка обнаружилась на прошлом месте работы, придётся обратиться к бывшему работодателю.

Короткое резюме

1. Электронная трудовая книжка — это удобный и современный цифровой аналог бумажного документа. Она безопасна, в ней представлены достоверные и актуальные данные. Электронная трудовая книжка облегчает процесс получения выписок, необходимых, например, для банка.
2. Если у сотрудника до этого не было трудового опыта, электронная трудовая книжка оформляется автоматически. Если он не отказался от бумажной трудовой, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную трудовую книжку. Если отказался — только ЭТК.
3. Все данные в электронную трудовую книжку вносятся через отчёт по форме СЗВ-ТД, который загружается в личном кабинете страхователя на сайте ПФР. При приёме на работу и увольнении это нужно сделать на следующий день после выхода приказа, при смене должности и других изменениях — до 15-го числа календарного месяца.
4. В электронной трудовой есть почти те же самые данные, что и в бумажном документе. Не отмечаются только награждения и особенности работы. Однако внешний вид бумажной и электронной ТК различается.
5. Работодателю стоит обсудить с сотрудниками переход на электронную трудовую книжку и ответить на все интересующие вопросы. Для удобства лучше организовать единовременный переход работников на ЭТК.