Электронная трудовая книжка: что это такое и как ее завести

Все данные хранятся в электронном формате в виртуальной информационной системе Социального фонда России (СФР). Если есть дополнительная информация, данные передаются в систему СФР сотрудниками отдела кадров организации, где работает владелец ЭТК.

Электронная книжка и бумажная: есть ли различия

Главное отличие ЭТК — ее электронный формат. От бумажной ЭТК отличается в первую очередь отсутствием данных о награждении сотрудника или каких-то специфических качествах его работы. При переходе на электронный формат меняется механизм работы отдела кадров: раньше кадровый специалист готовил приказ и переносил данные на бумажный носитель, теперь вся информация вносится в специальный отчет в электронном виде, который передается в СФР через личный кабинет.

Плюсы ЭТК

• Стало проще нанимать сотрудников дистанционно. 
• При записи в ЭТК снижается риск ошибок в данных: сотрудник может проверять сведения самостоятельно. 
• Сотруднику легче получить выписку. 
• ЭТК делает сбор и анализ данных сотрудника более удобным и доступным.
• Оформить дубликат трудовой книжки невозможно: система не позволит открыть вторую трудовую книжку одному человеку.
• Отдел кадров не отвечает за хранение трудовых книжек сотрудников компании.

Минусы ЭТК

• Риск сбоя работы информационной базы СФР.
• Нежелание сотрудника отказываться от бумажной версии документа. В этом случае стоит обсудить с сотрудниками преимущества ЭТК, ответить на все их вопросы и предложить перейти на электронную трудовую книжку.
• Персональные данные могут украсть хакеры. 

Как перевести сотрудников на ЭТК

Переход на электронные трудовые книжки начался 1 января 2020 года на добровольной основе. 

Работники, выбравшие электронную трудовую книжку, получали бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряла своей силы и продолжала использоваться наравне с электронной.

Исключением стали те, кто впервые устроился на работу с 2021 года. Для них все сведения о местах работы изначально ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. 

Для оформления ЭТК при трудоустройстве любого сотрудника отдел кадров формирует индивидуальный отчет по форме СЗВ-ТД.

1. Отдел кадров вносит в отчет реквизиты организации, данные сотрудника и информацию об изменениях, которые происходят в его работе, а также информацию об относящихся к его деятельности документах, например номера приказов.
2. Отчеты передают в СФР на следующий день после приема человека на работу или его увольнения. 
3. Если сотрудник меняет должность или переходит в другой отдел, информацию вносят в бланк СЗВ-ТД, с указанием приказа и его номера, а затем направляют в базу СФР через личный кабинет страхователя до 15-го числа календарного месяца.
4. Если новый сотрудник на предыдущем месте работы отказался от бумажной трудовой книжки, то он предоставляет форму СТД-Р, которую выдает предыдущий работодатель, или СТД-ПФР. Ее можно получить самостоятельно через портал госуслуг или сайт СФР.  
5. Новый работодатель обязан вовремя предоставить через личный кабинет страхователя на сайте СФР отчет о приеме сотрудника на работу по форме СЗВ-ТД.

Как оформить электронную трудовую книжку

При приеме на работу необходимо собрать документы. Их список определен в ст. 65 ТК РФ. В частности, для заполнения формы ЕФС-1 потребуется паспорт (необходимо указать Ф. И. О., дату рождения), СНИЛС и ИНН. Оформляет электронную книжку работодатель. 

Если на работу пришел сотрудник с электронной трудовой книжкой, открытой у предыдущего работодателя, процедура оформления та же: подаем сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.

Как принять на работу сотрудника с ЭТК

Если у сотрудника электронная книжка заведена ранее, достаточно подписать договор и направить в Социальный фонд России форму отчета ЕФС-1. Ее направляют не позднее дня, который следует за днем трудоустройства. Для кадрового учета потребуется выписка из ЭТК о прошлых местах работы. Данные необходимы для подсчета стажа в случае ухода сотрудника на больничный. Работодатель не вправе запросить сведения о стаже, сотруднику необходимо самостоятельно запросить данные на «Госуслугах» в форме выписки из ЭТК.

Если у нового сотрудника нет ЭТК при приеме на работу, в отделе кадров ее оформляют и объясняют, как ей пользоваться.

Как поступить с ЭТК при увольнении работника

Если сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде, то в последний день его работы, кроме прочих документов, работодатель должен выдать увольняющемуся форму СТД-Р вместо бумажной трудовой. В ней отражаются «трудовые сведения» работника за период работы именно у последнего работодателя, с которым прекращается трудовой договор. В остальном процедура увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой стандартна. Нужно оформить приказ об увольнении, а также внести сведения в личную карточку. 

Кроме того, в последний день работы сотруднику нужно выдать:

• справку о сумме заработка по форме 182н (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.); 
• сведения по формам СЗВ-М за текущий месяц и СЗВ-СТАЖ за текущий год (п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.);
• выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.

Нарушения при работе с ЭТК

С 2021 года у компаний появились новые обязанности по ведению электронных трудовых книжек. Это значит, что работодатель несет ответственность, если:

• задержит по своей вине выдачу трудовой книжки сотруднику;  
• не выдаст работнику при увольнении справку СТД-Р;  
• внесет в сведения о трудовой деятельности неправильную формулировку причины увольнения;  
• не предоставит в установленный срок сведения о трудовой деятельности в СФР или предоставит неполную (недостоверную) информацию.

По закону должностные лица несут ответственность за предоставление неполных или недостоверных сведений. Административный штраф составляет от 300 до 500 руб.

Резюме

Электронная трудовая книжка облегчает процесс получения выписок, необходимых, например, для банка. Если у сотрудника до этого не было трудового опыта, электронная трудовая книжка оформляется автоматически. Если он не отказался от бумажной трудовой, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную трудовые книжки. Если отказался — только ЭТК.

Все данные в электронную трудовую книжку вносятся через отчет по форме СЗВ-ТД, который загружается в личном кабинете страхователя на сайте СФР. При приеме на работу и увольнении данные нужно внести на следующий день после выхода приказа, при смене должности и других изменениях — до 15-го числа календарного месяца. В электронной трудовой есть почти те же самые данные, что и в бумажном документе, не отмечают в ней только награждения и особенности работы.