Отвечаем на запрос документов

riski-dlya-biznesa

Как работает процесс запроса документов

Мы уже знаем, что банк выявляет подозрительные операции и пресекает их, чтобы не допустить незаконных действий, которые противоречат законам РФ. Для того чтобы развеять возникающие подозрения, банк запрашивает у клиента пояснения и документы по проводимым операциям. Предприниматель обязан ответить на запрос банка. Такая обязанность предусмотрена как 115-ФЗ, так и договором банковского счёта.

Запрос документов может осуществляться как по деятельности бизнеса в целом, так и по отдельным платежам. Пока подтверждающие документы не будут получены, дистанционное банковское обслуживание (ДБО) может быть ограничено. Если банк просит документы в отношении конкретного остановленного платежа, то важно ответить вовремя, чтобы банк принял решение о том, провести платеж или отклонить его. При непредоставлении документов платёж, вероятнее всего, будет отклонен.

❗️ Ограничение доступа к интернет-банку ≠ полная приостановка работы счёта

Пока интернет-банк не работает в прежнем режиме, платежи всё ещё можно проводить в офисах банка. Но все мы понимаем, что это долго и неудобно, а главное — не отменяет необходимости предоставлять пояснения и документы!

Инструкция, как отвечать на запросы банка

Если запрос на предоставление поясняющих документов всё-таки пришел, важно не паниковать и чётко понимать, что делать. Предлагаем следовать инструкции:

.

Прежде всего ознакомьтесь с перечнем документов в запросе и отметьте заданный срок. Важно подтвердить документами все операции по счёту, которые совершались за период, указанный в запросе.

.

По операциям с контрагентами, указанными в запросе, предоставьте договоры с приложениями и другими неотъемлемыми документами.

Примеры документов, которые могут подтвердить, что компания исполнила свои обязательства перед контрагентами:

.

акты приема-передачи,

.

акты оказанных услуг,

.

товарные накладные,

.

счета-фактуры,

.

спецификации и т.д.

.

Если компания предоставляет услуги по перевозкам или доставке, то подготовьте документы, подтверждающие факт оказания транспортных услуг:

.

договоры на оказание услуг,

.

договоры перевозки, аренды транспортных средств,

.

свидетельства собственности транспортных средств,

.

акты выполненных работ и пр.

.

Также банк может запросить отчетности: бухгалтерскую или налоговую; документы, подтверждающие численность сотрудников, наличие транспорта, офиса или складских помещений, а также прочие документы согласно специфике деятельности организации:

.

лицензии,

.

разрешения на выполнение определенных работ,

.

журналы продаж,

.

книги учета доходов и расходов и т.д.

.

Подробно опишите деятельность организации, если данную информацию запрашивает банк. Если какие-то из требуемых документов в вашем бизнесе не ведутся, эту информацию тоже нужно письменно пояснить и обязательно обосновать.

.

Если у вас остались вопросы, в письме запроса чаще всего находится контактная информация. Не стесняйтесь уточнять детали в своём банке.

История предпринимателя Олега:

«У меня ИП, мы занимаемся отделкой квартир. Веду бизнес честно, сотрудники оформлены официально, налоги плачу вовремя. Мне казалось, делаю всё правильно, проблем с банком быть не должно. Но к моему удивлению, однажды запросили документы из-за частых переводов физическим лицам и снятий наличных со счёта.

Такой запрос я получил впервые и не знал, как действовать. Честно говоря, растерялся. Решил обратиться в банк за помощью. Там мне пояснили, что экономический смысл некоторых операций не был понятен банку, потому и нужны документы, подтверждающие их цели и назначение.

Правда, полный пакет документов мне собрать не удалось. Строгой бухгалтерской отчётности у нас не было, весь учёт вёлся в тетрадях или таблицах Excel. Для закупки строительных материалов я скидывал деньги сотрудникам на их личные карты. Иногда вперемешку с заработной платой, никаких пометок при этом не оставлял — и мне, и ребятам и так всё было понятно. Сотрудники, в свою очередь, закупали материалы и отчитывались бумажными чеками, часть из которых была утеряна.

Получается, что документы, конечно, сохранялись, но далеко не все. Поэтому дополнительно к запрошенному пакету я решил подробнее объяснить характер своей деятельности.

К счастью, всё закончилось хорошо. Банк принял мои документы с пояснениями и даже посоветовал, как улучшить ведение бизнеса в будущем.

Предложили оформить бизнес-карту для закупок стройматериалов и такие же карты выдать сотрудникам. Так все расходы сразу можно будет просмотреть в интернет-банке — без тетрадок и переписывания чеков. К тому же данные будут отображаться и в выписке по счёту. Таким образом мои операции становятся прозрачнее и для банка, и для меня.

А чтобы следить за покупками сотрудников со счёта ИП, по бизнес-картам рекомендовали установить лимиты на затраты и снятие наличных».

Итоговые рекомендации:

Всегда обращайте внимание на письма от банка, чтобы не пропустить запрос и успеть собрать документы. Сроки предоставления документов у банков отличаются, но в среднем составляют от 3 до 7 дней. А список требований зачастую большой.

Сохраняйте все документы о ведении деятельности, чтобы ответ на запрос был полным. Если их будет недостаточно — доступ в интернет-банк может остаться ограниченным.

Проверьте себя

1 / 3
По каким причинам банк может запросить документы у организации?
Банк запрашивает документы в рамках ежегодного обновления идентификационных сведений, кредитного мониторинга, а также при выявлении операций, экономический смысл которых не очевиден
Банк считает, что организация неправильно и неэффективно ведёт дела
Банк запрашивает документы без причины, система выбирает клиента «случайным образом»