Ваш сотрудник заболел: как всё оформить по закону и кто будет оплачивать больничный? Ставим точку в спорных вопросах
Сотрудники — тоже люди, и им свойственно болеть. А вам, как предпринимателю, необходимо знать, как обращаться с листками нетрудоспособности (это другое название больничного). Каким должен быть больничный, кто платит за дни болезни и что изменилось в этом году? Рассказываем.
Как выглядит больничный листок?
Он бывает бумажным и электронным.
Бумажный листок нетрудоспособности — заполненный врачом бланк. После выздоровления сотрудник относит его в бухгалтерию. Там данные проверяют, от руки вносят недостающую информацию и передают бумагу в Фонд соцстрахования (ФСС).
Электронный больничный — запись в базе данных ФСС. Врач вносит информацию сразу туда, а пациенту выдаёт талон с номером. Дальше сотрудник отдаёт талон бухгалтеру, а тот подключается к базе ФСС и заполняет свою часть данных.
Оба документа имеют одинаковую силу, но электронный удобнее: он не потеряется, а все операции проходят онлайн.
Получить ответы на вопросы по оформлению больничного для сотрудника и прояснить спорные моменты в законодательстве поможет сервис Юрист для бизнеса.
Оформив подписку, вы сможете получать устные и письменные консультации юристов 24/7. Специалист ответит на вопросы и поможет заполнить документы — по телефону или в личном кабинете.
Подробности здесь.
Какие именно данные надо вносить в листок нетрудоспособности?
Раздел «Заполняется работодателем» внизу документа:
.
Сведения о месте работы. Посмотрите, хватит ли места для указания полного наименования организации. Если нет, пишите краткое.
.
Статус места работы для сотрудника. Речь о том, основное ли это место работы или человек трудится по совместительству (в этом случае он оформляет больничные для каждого места работы).
.
Регистрационный номер работодателя в ФСС и код подчинённости — номер отделения ФСС, где вы зарегистрированы.
.
Идентификационные коды работника — ИНН и СНИЛС.
.
Специальные условия расчёта больничного — строка «Условия начисления». Здесь должны быть цифровые коды особых условий, которые определяют правила расчёта больничного. Например, если сотрудник имеет инвалидность, он подвергся воздействию радиации или заболевание наступило уже после того, как трудовой договор был расторгнут (в течение 30 дней). Или если у сотрудника срочный трудовой договор. Если таких причин нет, эти поля заполнять не нужно.
.
Сведения для начисления пособия, в том числе страховой стаж и сумма пособия.
Если пособие выплачивает напрямую ФСС, две последние строки заполнять не надо.
Больничный заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью, если она есть.
Как правильно всё заполнить?
Бумажный больничный лист заполняют при помощи специального принтера для печати больничных листков — скорее всего, у вас такого нет, поэтому заполняйте от руки. Подойдёт гелевая, капиллярная либо перьевая ручка чёрного цвета (только не шариковая). Всё пишут печатными заглавными буквами.
Записи начинают в первой ячейке, заходить за границы полей нельзя. Печать не должна перекрывать поля с информацией. Если допустите ошибку, зачеркните неправильную запись, а на оборотной стороне листа внесите верную информацию, заверив её подписью и печатью. А вот «корректор» для исправлений использовать нельзя — испортите бланк. Полный список правил — в приказе Минздрава.
Для заполнения электронного документа используйте систему ФСС. Чтобы к ней подключиться, получите усиленную квалифицированную подпись, зарегистрируйтесь на Госуслугах в качестве юридического лица или ИП — и следуйте инструкции.
Заполненный электронный бланк работодатель передаёт в ФСС через личный кабинет на сайте ведомства. Данные заверяют электронной подписью руководителя и главного бухгалтера либо ИП. В случае ошибки заполните документ и передайте в ФСС заново, указав причину исправления и снова поставив подписи.
А вдруг листок нетрудоспособности — подделка? Как установить подлинность?
В несколько этапов:
а
а
Проверьте номер больничного в базе ФСС (как к ней подключиться, кратко описано выше).
а
а
Изучите сам документ. Название медицинского учреждения, которое вписал врач, должно совпадать с тем, что значится на печати. Не должно быть ошибок в ФИО работника — сверьте их с данными паспорта. А вот в названии организации или ИП могут быть ошибки, и это не страшно. Исправлять в верхней части бланка ничего не нужно, достаточно заполнить раздел для работодателя.
а
а
Осмотрите бланк. На просвет должны быть видны водяные знаки — логотип ФСС. Цвет подлинного документа неравномерный: темнее по краям и светлее к центру. Бумага — плотная, номер бланка — выпуклый. Если приглядеться или взять лупу, под подписями врача, руководителя и главбуха есть надпись: «Листок нетрудоспособности».
Если всё же сомневаетесь в достоверности документа, направьте запрос в своё отделение ФСС, приложив оригинал спорного больничного.
С электронным больничным проще: нужно лишь проверить его номер. Если в базе ФСС есть такой документ и он оформлен на вашего сотрудника, значит, всё в порядке.
И главное. Кто оплачивает нерабочие дни сотруднику?
Зависит от причины нетрудоспособности. Если это заболевание (врач заполняет в строке «Причина нетрудоспособности» код 01) или травма, которая произошла не на рабочем месте (код 02), то первые три дня больничного оплачиваете вы как работодатель, а всё остальное идёт за счёт средств ФСС. Чтобы фонд выплатил пособие, нужно в течение 5 дней со дня получения больничного отправить в ФСС необходимые сведения.
С начала 2021 года в России все выплаты ФСС проводит напрямую. Это касается и больничных листков, и других пособий по временной нетрудоспособности: по беременности и родам, при рождении ребёнка и по уходу за ним.
Имейте в виду: зачётный механизм уплаты страховых взносов, который существовал раньше, отменён. Если вы полностью оплатите работнику больничный (а не первые три дня, как положено по закону), эти расходы государство вам не возместит. Уменьшить на эту сумму страховые взносы тоже не получится.
Кстати, если работник вернулся из-за границы и должен две недели пробыть на карантине, он может получить больничный дистанционно. А работодателю в течение двух рабочих дней после того, как о больничном стало известно, нужно подать сведения о документе в реестр фонда (передать нужно номер листка нетрудоспособности). Пособие в случае карантина ФСС оплачивает полностью.