Применение онлайн-кассы при безналичном расчете

Способы безналичного расчета

Сегодня расчеты по безналу — неотъемлемая часть любого бизнеса, простой и удобный способ оплатить услуги поставщика или контрагента. Расскажем о способах безналичного расчета подробнее.

Банковские переводы

Совершаются в отделениях банка, «Почты России» или через банковский терминал. Таким способом компания может оплатить, например, покупку торгового оборудования или получить деньги за строительные материалы.

Оплата интернет-покупок

Покупатель вводит данные своей карты на странице интернет-магазина, где совершается покупка. Для идентификации необходимо указать номер карты, срок ее действия, CVC-код, имя и фамилию владельца. После отправки информации приходит код подтверждения, который авторизует транзакцию. После покупки продавец высылает чек.

Переводы с помощью электронных денег

Денежные транзакции происходят посредством разных платежных систем. Электронный счет пополняется с помощью банкомата, банковской карты или с баланса телефона. При покупке перевод выполняется с электронного счета на расчетный счет продавца.

Переводы между расчетными счетами

Основной способ безналичного расчета с поставщиками. Покупатель заполняет платежное поручение, по которому переводит деньги со своего счета на счет компании. Для сделки не нужно использование ККТ (контрольно-кассовой техники).

Как использовать онлайн-кассу для безналичных расчетов

Для этого понадобится совместимый с POS-терминалом контрольно-кассовый аппарат, который можно взять в аренду или приобрести у банка, если с ним заключен договор на обслуживание. Требования к онлайн-кассам:

• ККТ должна быть интегрирована с процессинговым центром банка;
• обработка запросов на оплату происходит автономно, без участия кассиров;
• чеки должны формироваться на основании обмена данными с банком о новых поступлениях;
• все сведения о продажах должны отправляться оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, передает эти данные в налоговую.

Как нужно применять онлайн-кассы: неочевидные ситуации

Если ваши клиенты — физические лица, то онлайн-кассы применяются при любой форме оплаты: наличными, картой, электронными деньгами и с банковского счета. Главное — выдать чек.

Если ваши клиенты — юридические лица и ИП, можно применять онлайн-кассы при расчетах наличными и картой. При покупках на сумму больше 100 тыс. руб. в рамках одного договора деньги нужно переводить безналичным способом.

Например, ООО «Шитье» продала ИП Агуфьевой 100 фартуков на сумму 50 тыс. руб. Оплату провели через кассу, потому что индивидуальный предприниматель расплатился наличными. Товар быстро разошелся, поэтому ИП Агуфьева решила закупить 250 фартуков — эту партию пришлось покупать уже с помощью перевода на счет организации.

Если вы (организация) покупаете у физического лица, будь то ИП или самозанятый, возможны два варианта:

• при покупке у физлиц для перепродажи следует использовать онлайн-кассу;
• в других случаях чек для расчетов пробивать не требуется.

Например, компания ООО «Магнитик» купила клубнику на 10 тыс. руб., чтобы порадовать своих сотрудников, — обошлось без чека. Но потом компания решила закупить клубники на 100 тыс. руб. и выставить ее на прилавок в магазине. В этот раз для расчетов понадобилась онлайн-касса.

Регистрация онлайн-кассы: советы по правильному оформлению

Кассы нового типа обладают фискальным накопителем: они сохраняют сведения о выдаваемых чеках и направляют их в налоговую инспекцию.

Для регистрации онлайн-кассы нужно подать заявку на подключение эквайринга. Банк рассмотрит обращение и после одобрения заключит с вами договор. Вот небольшой список необходимых документов:

• ИНН,
• паспорт,
• свидетельство о госрегистрации.

Стандартный процесс регистрации кассы выглядит так:

После подтверждения регистрации ОФД может организовать пересылку фискальных данных в ФНС.

Чтобы открыть личный кабинет, нужна ЭЦП. Ее можно оформить самостоятельно или через оператора. ИП могут войти в личный кабинет без электронной подписи, используя ИНН и пароль или учетную запись на «Госуслугах». Но для заверения заявления о регистрации ККТ все равно понадобится ЭЦП.

Модель ККТ, фискальный накопитель и ОФД должны быть включены в реестры действующего оборудования для законной регистрации. За отдельную плату можно поручить компании-продавцу зарегистрировать все необходимое без участия клиента.

Благодаря электронной подписи онлайн-кассу можно зарегистрировать без визита в территориальный налоговый орган. В заявлении нужно указать модель и заводской номер аппарата и фискального накопителя, назначение кассы, адрес размещения оборудования, место установки (например, кафе или магазин), и оператора фискальных данных. Также устройство можно зарегистрировать через личный кабинет ОФД.

Возврат при безналичной оплате: как правильно оформить

Если покупатель пришел с чеком и хочет вернуть товар, предприниматель должен соблюсти определенную процедуру.

Банк переведет деньги на счет покупателя в течение 10 дней.

Важно помнить, что при безналичных расчетах через электронную кассу деньги не могут быть возвращены наличными — они должны быть переведены на банковский счет покупателя. Если вернуть «наличку», это будет расценено как обналичивание, что грозит административной ответственностью.

Желательно не допускать большого количества возвратов одновременно. Это может привести к кассовому разрыву.

Фискальный накопитель: нужна ли замена и как это сделать

Фискальный накопитель (ФН) — обязательная часть устройства, которая защищает от несанкционированного доступа к данным внутри кассы. Это сделано, чтобы уберечь предпринимателя от подтасовки данных с целью получения налоговой выгоды во время расчетов.

Важно, чтобы у фискального накопителя был доступ к интернету. Если интернет пропадет ненадолго, то ФН продолжит работать и собирать информацию, а касса будет выдавать чеки. Если интернета не будет более 30 календарных дней, то накопитель автоматически заблокируется, а значит, перестанет работать и касса.

Фискальные накопители различаются по сроку действия: на 13, 15 и 36 месяцев. Периодически устройства нужно менять: когда гарантийный срок подходит к концу, они технически могут работать для расчетов, но это считается нарушением. Старые ФН необходимо хранить пять лет.

Замены фискальных накопителей происходят и по другим причинам.

Как правильно заменить фискальный накопитель, чтобы не нарушить закон

Вот пошаговая инструкция по замене ФН:

Таков общий порядок действий, но он может отличаться в зависимости от ситуации. Например, если фискальный накопитель сломался, первым делом нужно передать его на экспертизу в сервисный центр изготовителя.