Только цифрой: вещи, которые невозможно делать без электронной подписи

Впервые электронную цифровую подпись начали использовать в России более 20 лет назад. Однако определение электронной подписи в документе тогда оставляло возможности для неоднозначной трактовки.

Новый Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» был подписан в 2011 году. Он отменил ранее действующий закон. Сейчас электронная цифровая подпись бывает простой и усиленной, а последняя — квалифицированной и неквалифицированной.

Виды электронной подписи

Простая электронная подпись (ПЭП). Подтверждает авторство человека. Это может быть логин/пароль или код из СМС для авторизации в интернет-магазинах, на Госуслугах или во внутренней корпоративной сети.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Зашифрованная комбинация символов. Подходит для документооборота внутри компаний и работы на сайте налоговой.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Самый надёжный вид подписи, имеющий сопоставимую силу, что и проставленный от руки на бумаге автограф. Получить КЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Именно КЭП нужна для совершения основных операций, связанных с бизнесом.

Где уже не обойтись без цифровой подписи?

Регистрация онлайн-кассы

КЭП понадобится, чтобы заверить заявление на регистрацию кассы в личном кабинете налогоплательщика.

Работа с маркетплейсами и торговыми сетями

Ключевые маркетплейсы и федеральные ретейлеры используют только электронный документооборот. КЭП нужна, чтобы подписывать договоры, акты и другие документы. Без этого встать на виртуальные полки со своим товаром не получится, сложности возникнут и при переговорах с торговыми сетями.

Маркировка товаров

Производители, импортёры, дистрибьюторы и продавцы маркированных товаров обязаны предоставлять сведения о передаче права собственности в систему «Честный ЗНАК» через операторов электронного документооборота с помощью КЭП. Среди подлежащих маркировке товаров: табачные изделия, обувь, продукция лёгкой промышленности, автомобильные шины, парфюмерия и фототехника. А с 2024 года все потребительские товары в России будут подлежать маркировке.

Новые правила работы с электронной подписью

В этом году вступили в силу изменения в закон 63-ФЗ, которые повлияли на правила работы с ЭП. Так, с 1 января 2022 года квалифицированные сертификаты для руководителей организаций, ИП и нотариусов стал выдавать удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы (УЦ ФНС), а также его доверенные лица, в числе которых есть и СберБанк. С этого же момента все сертификаты, выданные неаккредитованными по новым требованиям УЦ ФНС, стали недействительными.

Сотрудники компаний могут получать КЭП по прежним правилам в аккредитованных УЦ до конца этого года; использовать их можно, как раньше, без электронной доверенности. Но с сентября 2023 года сотрудники обязаны перейти на работу по новым правилам и заменить свою подпись на подпись физлица и использовать её вместе с электронной доверенностью.

Участие в торгах и закупках

Без КЭП не удастся получить доступ ко многим электронным торговым площадкам, включая федеральные. Госзакупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, коммерческие торги и торги по банкротству проводятся только с применением электронной подписи. Регистрация в Единой информационной системе закупок, которую также называют порталом госзакупок, тоже возможна только с КЭП.

Торговля алкоголем

Сфера регулируется государством через ЕГАИС. Подключение оптовиков, розничных магазинов, предприятий общественного питания и индивидуальных предпринимателей к системе начинается с приобретения КЭП для ЕГАИС и специального носителя — JaCarta SE или Рутокен ЭЦП 2.0.

Грузоперевозки

Пока можно использовать бумажные документы наряду с электронными, но 1 января 2023 года состоится полный переход на электронные транспортные накладные.

Экспорт и импорт

Для работы на портале электронного представления сведений в Федеральную таможенную службу также нужна КЭП.

Наём сотрудников, работающих удалённо

Чтобы обмен цифровыми документами между удалённым работником и работодателем был законным, понадобится КЭП. Даже сам перевод на дистанционную работу можно оформить в электронном виде, как и трудовую книжку.