Как выдать сотрудникам деньги и не потерять их с концами

Устанавливать ограничения на траты

Менеджера по продажам отправили в командировку, чтобы заключить сделку с выгодным клиентом. В поездке сотрудник ни в чём себе не отказывал: завтракал, обедал и ужинал в лучших заведениях города, сводил потенциального клиента в ресторан и приобрёл для него ювелирные украшения. За несколько дней командировки сотрудник «прогулял» около 50 тысяч рублей. «Ну а что? За всё же платит фирма», — так он объяснил свои траты в бухгалтерии, когда принёс все чеки и попросил вернуть потраченное.

Контролировать и ограничивать расходы сотрудников на расстоянии помогает бизнес-карта. В интернет-банке для бизнеса руководитель может установить лимит средств, а также настроить почтовые и СМС-уведомления о каждой расходной операции. Можно быть спокойным: сотрудники не потратят больше той суммы, которая была определена для него изначально.

Ставя перед сотрудником задачи, связанные с тратой корпоративных денег, лучше отказаться от консервативных методов и не выдавать наличные деньги. Для корпоративных трат удобно использовать бизнес-карты Сбербанка. Это надёжно, удобно и выгодно!

Запрашивать подробную отчётность

Сотрудник пользовался услугами частных такси, покупал фрукты и овощи в качестве подарков клиентам в несанкционированных киосках, а также устроил прогулку на лошадях с клиентом. Всё это он назвал представительскими расходами. Чеков, счетов-фактур и других закрывающих документов у него, конечно же, не оказалось, а деньги потрачены. Бухгалтерия была в шоке.

Расплатиться на рынке или с частником бизнес-картой получится, только если у продавца есть эквайринговый терминал. Но обычно такие торговцы в принципе не могут предоставить какие-либо документы для бухгалтерского отчёта. А их придётся собирать, чтобы не иметь проблем при налоговой проверке.

Если ваша компания использует общую систему налогообложения с НДС или УСН 15 %, то при расчёте налогов вашему бухгалтеру понадобятся все накладные, чеки и счета-фактуры о совершенных покупках. Закрывающие документы должны быть выставлены на компанию, а не на физическое лицо, иначе их нельзя будет использовать для целей налогообложения.

С помощью бизнес-карты можно совершать покупки в обычных магазинах и через интернет. А самое главное — легко отчитаться об этих тратах перед бухгалтерией. Все расходы по картам можно отследить в Сбербанк Бизнес Онлайн.

Получать скидки, бонусы и кешбэк

Допустим, работник сам планировал командировку и забронировал самую дорогую гостиницу. Номер в сутки стоил компании около 9 тысяч рублей. Но даже здесь можно было немного сэкономить. Часть отелей участвует в партнёрских программах банков, и при оплате бизнес-картой номер обошёлся бы в 7200 рублей.

Бизнес-картой удобно оплачивать билеты и гостиницы, хозяйственные нужды и представительские расходы, обслуживать корпоративные автомобили. На многие категории трат банки предлагают выгодные условия по партнёрским программам. Ещё одно преимущество — это программа «Бизнес-кешбэк», в которой можно получать бонусные баллы за операции и переводить их в рубли. По кредитным картам на специальный бонусный счёт возвращается баллами 1 % суммы покупки, по другим видам карт — 0,5 %.

Кроме того в Сбербанке держатели бизнес-карт получают скидку до 20 % на услуги такси, доставку цветов, курьерские услуги и меню в ресторанах, а также десятки бонусов от партнёров. А клиентам, оформившим цифровые бизнес-карты до конца 2019 года, доступны бесплатные консультации в сервисе телемедицины docdoc.ru на один год: безлимитные обращения к терапевту и педиатру и семь консультаций узкоспециализированных специалистов.

Цифровые бизнес-карты Сбербанка для сотрудников можно выпустить буквально за пару кликов, для каждого держателя максимум две штуки (по одной разных платежных систем) Эти карты легко использовать для бесконтактной оплаты мобильным телефоном и рассчитываться не только в онлайн-магазинах, но и в офлайне.