Представительские расходы: что это такое и можно ли их оплачивать бизнес-картой

Как понять, что расходы — представительские?

У представительских расходов есть несколько признаков, перечисленных в ст. 264 Налогового кодекса РФ. Достаточно, чтобы траты отвечали хотя бы одному из них:

Деньги потрачены на потенциальных и действующих партнёров или на участников заседания совета директоров (правления) компании.

Расходы на официальный приём: завтрак, обед или ужин, напитки или буфет во время переговоров. Закон не оговаривает место: поесть можно и в ресторане, и в офисе, и в загородном доме.

Затраты на доставку гостей к месту мероприятия и услуги переводчиков во время события.

Кто может уменьшить налог за счёт представительских расходов?

Компании и ИП на общей системе налогообложения. При этом снизить налог за счёт представительских расходов не могут ИП и ООО на упрощённой системе налогообложения и патенте.

Что не относится к представительским расходам?

Оплата любых других развлечений для бизнес-партнёров или клиентов. Например, поход в кино или оплата корпоративной вечеринки для ваших сотрудников, куда также приглашены партнёры, к представительским расходам не относятся.

Можно ли учесть подарки партнёрам как представительские расходы?

По общему правилу, подарки на праздники не относятся к представительским расходам. Согласно письму Минфина, они считаются безвозмездной передачей товаров, стоимость которых не уменьшает налоговую базу. Учесть подарки как представительские расходы можно, только если подарки дарят клиентам или партнёрам на мероприятии по проведению деловых переговоров (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ). Тогда, чтобы оформить их в бухгалтерии, понадобится приказ руководителя о проведении мероприятия, смета и итоговый отчёт — подробнее об этом смотрите ниже.

Затраты на подарки можно учесть как рекламные расходы, например, если вы дарите сувениры с логотипом вашей компании деловым партнёрам и клиентам, зашедшим к вам в офис перед Новым годом (пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ). Чтобы провести расходы через бухгалтерию, понадобится приказ руководителя о проведении рекламного мероприятия.

Можно ли оплачивать представительские расходы бизнес-картой?

Да. Например, картой удобно расплачиваться за ужин с деловыми партнёрами, услуги переводчика или заказ такси для партнёров, чтобы они добрались до места проведения переговоров. Представительские расходы по бизнес-карте обосновывают и учитывают так же, как любые другие траты компании. При оплате деньги списываются с расчётного счёта, и бухгалтер видит сумму в расходах.

Как правильно оформить представительские расходы?

Поскольку эти траты уменьшают налог, ФНС внимательно проверяет, насколько они обоснованы: надо доказать, что ужин преследовал деловые, а не личные цели. Одними чеками из ресторана не обойтись. 

Понадобятся:

приказ (распоряжение) руководителя организации о необходимости расходов на представительские цели;

смета представительских расходов;

первичные документы, подтверждающие покупку товаров или оплату услуг для представительских целей;

отчёт о представительских расходах по проведённым представительским мероприятиям.

В отчёте указывают цель представительских мероприятий, результаты их проведения, а также сумму расходов. Кроме того, необходимо указать программу и перечислить всех участников встречи, чтобы доказать, что деньги потрачены именно на партнёров или на членов совета директоров (правления) компании.

Пример: в приказе директор компании пишет, что «для подписания договора приказываю провести мероприятие в ресторане N…». В итоговом отчёте это можно отразить так: «После переговоров, проведённых в ресторане N, удалось подписать контракт с большой скидкой» — и добавить к отчёту список участников и программу мероприятия.

А если не хватает нужных документов?

Деньги, потраченные на мероприятие, не учтут как расходы, и ФНС доначислит налог. Так же могут поступить, если инспекторам не понравится обоснование расходов.

Что может не понравиться налоговой?

ФНС в принципе не нравится, когда платят меньше налогов. Поэтому компании и налоговая часто судятся из-за учёта представительских расходов. Чтобы выиграть дело, надо доказать суду, что ужин или фуршет привёл к конкретному результату — выгодному для компании контракту. Расскажем, на чём легче всего поскользнуться.

Налоговая любит оспаривать траты на спиртное, однако суды часто встают на сторону компаний. Главное — доказать, что алкоголь подразумевается «обычаями делового оборота при проведении переговоров». Тут важно сослаться на статью 5 Гражданского кодекса РФ, которая говорит, что «обычаем признаётся сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе». Проще говоря, спиртное во время делового ужина — часть традиции, а потому его употребление вписывается в нормы ГК. Но важно помнить, что речь идёт об алкоголе, купленном для переговоров, а не о бутылке коньяка, которая стоит в кабинете руководителя.

Многие бухгалтеры считают, что к представительским расходам относятся только те, которые потрачены на переговоры с представителями другой компании, а не с частным лицом. У Минфина нет однозначного ответа на вопрос, можно ли проводить представительские мероприятия для партнёра-физлица: в одних письмах он это допускает, в других — нет. Чтобы избежать претензий от налоговой, расходы на ужин с частным лицом лучше не учитывать как представительские.

Чтобы избежать проблем с налоговой, внимательно следите за представительскими расходами и не забывайте собирать отчётные документы.

Автор: Милена Бахвалова